חברת ויארטק פרסה מערכת ניהול מסמכים בעיריית בת -ים

מאת יאנה ריאחי, מנכ"ל משותף ומייסדת ויארטק.ביז

בת-ים, המשתרעת על שטח של כ-8200 דונם ומשרתת מעל ל-160 אלף תושבים, נמצאת בתהליך צמיחה מתמיד המחייב את המערך האדמיניסטרטיבי של העיריה להתאים את עצמו לדרישות החדשות העולות מעת לעת. במהלך השנים עלה הצורך להוסיף למערכות המידע הקיימות יכולות לסרוק ולאחזר מסמכים. דרישה זו נבעה מכמות המסמכים הגדולה והאסמכתאות המתקבלות מתושבי העיר. מסמכים אלו מתויקים להמשך טיפול במחלקות העירייה השונות.

מערכות המידע של העיריה מבוססות על מחשב IBM i (או: AS/400) מרכזי המספק את שרותי מערכת המידע בבניין העיריה ובמחלקות הפרוסות ברחבי העיר וזאת לצד סביבת שרתי Wintel נוספים המשלימים בישומים רבים אחרים את צרכי המחשוב העירוניים.

האתגרים שעמדו בפני הארגון:
*    יכולת סריקה ואחזור מסמכים בתחנות הקצה כחלק אינטגרלי
מתהליך העבודה במסך היישום
*    אינטגרציה מלאה עם המערכת התפעולית של העיריה ע"ג IBM i
*    פעולת הסריקה חייבות להעשות בפשטות ובמהירות כדי שלא להעמיס על הפקידים בשעות קבלת הקהל
*    נדרשת השקעה מינימלית באינטגרציה מצד צוות יחידת המחשב של העירייה הנתון בעומס עבודה שוטף וזמן מועט לאינטגרציה
*    המערכת נדרשת לתפקד בסביבת מחשבי PC מגוונת כגון Thin client

המוצר שנבחר על ידי יחידת המחשב של עירית בת-ים היה LinkIt מבית היוצר של חברת ויארטק המתמחה בשוק ה-IBM i, זאת בגין תכונותיו העיקריות:

*    LinkIt הוא מוצר ייחודי המתממשק לאפליקציה העובדת בסביבת האמוליצה בצורה טבעית ומיידית.
*    המוצר מאפשר אינטגרציה מיידית בין מסך המשתמש והאפליקציות הפועלות בסביבת ה PC.
*    LinkIt  כולל בתוכו יכולות רבות וביניהן מודול ניהול מסמכים אינטגרלי עבור AS/400.

LinkIt הותקן בכ-50 תחנות שונות בעיריית בת- ים ביניהן; באגף הגביה, בקבלת קהל, תחנות הפקידים אדמיניסטרטיביים ומנהלי מחלקות.

יישום הפיתרון מאפשר לכל המסמכים המגיעים לפקיד להיסרק תוך כדי טיפול, בהשקעת זמן מינימלית ובקטלוג אוטומטי בהתאם לנתונים המופיעים במסך המשתמש. המערכת התפעולית מתעדכנת אוטומטית אודות המסמכים שנסרקו ומחווה למשתמש הקצה על זמינותם.
מיד עם סיום התהליך הסריקה המסמכים זמינים לכל הגורמים המתאימים בארגון. כפועל יוצא משילוב הטכנולוגיה, הצטמצם באופן ניכר הצורך לבצע תיוק ידני ומסמכים מאוחסנים מיידית לאחר סריקתם בארכוב מרוחק. הקלסרים הרבים שנערמו על גבי המדפים פינו את מקומם לרווחת המחלקות, וזמן הטיפול בבקשות התושבים התקצר. בתהליך דומה – הפקידים גם מקטלגים הודעות דוא"ל חשובות ומסמכים שונים.

כיוון ש-LinkIt הוא מוצר המתממשק ישירות ואוטומטית למסך האמולציה לא היה צורך לבצע שינויים בקוד המקור באפליקצית ה-IBM i כדי להתממשק לסביבת הארכיון. בכך נחסכו שעות פיתוח ואינטגרציה רבות במהלך פרויקט. בימים אילו עירית בת ים עומדת להרחיב את מערך הסריקה והאחזור לאגפים נוספים.

LinkIt לא רק לסריקה ואחזור מסמכים… הרבה יותר מזה
המוצר LinkIt משמש למגוון רחב של שימושים נוספים כגון: יצוא מידע לגליונות excel, הפקת מסמכי word, קישור למערכות CRM ומידע עיסקי של דן אנד ברדסטריט.

מידע נוסף על המוצר תוכלו למצוא בקישור הבא.

אודות הכותבת
יאנה ריאחי היא מנכ"ל משותף ומייסדת בחברת ויארטק.ביז. לחברה מעל 100 לקוחות בארץ ובעולם ו-14 מוצרי אינטגרציה שונים. חברת ויארטק היא יצרנית של מוצרי אינטגרציה מסביבות PC ו-legacy כגון AS/400 IBM Mainframe ו-Unix.