בן פסטרנק, מנכ"ל קבוצת אמן: "אנחנו מאמינים שיש להכשיר מנהלי פרויקטים באופן שיטתי, יסודי ומוסדר"

מאת זיצ'מן נדלר

לקראת הפתיחה של המחזור הראשון של קורס ניהול פרויקטי תוכנה (Software Project Management) של ג'ון ברייס מכללת היי-טק, המרכז האקדמי דן וקבוצת אנשים ומחשבים, שייפתח ב-27/1/2013, נפגשנו עם בן פסטרנק – מבכירי תעשית ה-IT ומנכ"ל קבוצת אמן, ושוחחנו על נושא ניהול הפרויקטים, חשיבות ההכשרה וחשיבותו של מנהל הפרויקט בהצלחת הפרויקט.

מה הפרמטרים להצלחת פרויקט בעולם התוכנה? מה הדגשים שצריכים לשים מנהלי הפרויקט על מנת שהפרויקט יצליח?

ניסיוננו בקבוצת אמן אפשר לנו לזהות מספר לא מועט של פרמטרים התורם להצלחה בפרויקטי תוכנה. ראשית, יש להקפיד לפרק פרויקטים ארוכים לכמה תתי פרויקטים קצרים, שכל אחד מהם קל יותר לניהול. שנית, אין להפתיע את הלקוח וישנה חשיבות מרובה לתאום ציפיות מיכולות המערכת כאשר תימסר. לעולם לא יחל פרויקט באמן ללא קביעת איפיון מיד עם תחילתו. לעיתים כאשר נידרש אנו מתקדמים באופן זריז ומקבילי תוך שימוש בגישת agile, כך שמתבצע אפיון דינמי המסתגל לצורכי הלקוח לאורך ציר הזמן של הפרויקט. התוצאה היא מוצר תוכנה העונה על הצרכים האמיתיים של הלקוח בעת מסירתו. אחד הכלים לכך, המהווה למעשה פרמטר הצלחה בזכות עצמו, הוא מעורבות של מנהלים בכירים בצמתי החלטה חשובים, היבט שאמן מצטיינת בו. הפרמטר השלישי הוא גיבוש ומימוש מנגנון הדוק ברמה יומית של בחינת ההתקדמות ההנדסית. אנו באמן עוקבים באופן הדוק ביותר אחרי תמונת המצב מבחינת משימות, לוחות זמנים, איכות ושביעות רצון של הלקוח. כך לדוגמא, נוכל לדעת ברמה יומית האם המשימות שבוצעו עומדות בלוח הזמנים או מתעכבות, וכך נמנעות הפתעות. פרמטר זה מוביל אותנו לפרמטר הרביעי והקריטי.

אנו בקבוצת אמן מקפידים על מדיניות מתמדת של שותפות ושקיפות מול הלקוח באשר לפרויקט ולהתקדמותו, זאת מבלי לגרוע מהאחריות הכוללת לפרויקט בה אנו מחויבים. במרבית הפרויקטים נתקלים בקשיים ארגוניים וטכנולוגיים מסוגים שונים. החוכמה היא לשתף בכך את הלקוח באופן מיידי ושקוף ומאידך לשמור את האחריות לתוצאות אצלנו.חמישית, לא מספיק למסור את המוצר הנכון, יש גם לוודא שהטמעת המוצר או המערכת מתבצעים באופן מיטבי ומהיר בצד הלקוח.

כדי לממש את כל אלה יש להקפיד על כמה פרמטרים מוכרים שמפאת החשיבות של הגורם המרכזי לא אזכיר אותם כדי לציין את חשיבותו של זה: מינוי מנהל פרויקט עם הכישורים הניהוליים הדרושים הוא כבר יאפר את קליטת הצוות בעל היכולות הטכנולוגיות הנחוצות, הוא יבצע תאום ציפיות עם מקבל הפרויקט ויעמוד על קיומם של ועדות היגוי רציפות ומעשיות לקידום תהליכי חוצי אירגון במהלכו.

מהן לדעתך הטעויות השכיחות ביותר שעושים הארגון ומנהל הפרויקט בתחום ניהול פרויקטי תוכנה?
אחת הטעויות הבולטות ביותר היא כניסה לפרויקט ללא kickoff מסודר, הן kickoff פנימי של הספק והן kickoff חיצוני עם הלקוח. ב-kickoff הזה מתאמים ציפיות עם הלקוח במישורים של תכולת העבודה (SOW), לוחות זמנים, תנאים מיוחדים ומטרות ראשוניות ומשניות. טעות שנייה היא כישלון בביצוע בקרה אמיתית על התקדמות הפרויקט. יש לזכור שבמרבית פרויקטי התוכנה כ-90% מהבעיות מתגלות ב-10% האחרונים של הפרויקט. הביטוי העיקרי של טעות זו הוא חוסר הקפדה על דיווח ובקרה ברמה היומית. טעות שלישית היא מינוי מנהל פרויקט ללא כישורים, יכולות וניסיון רלבנטיים. טעות רביעית היא אי שיתוף של הלקוח לכל אורך הפרויקט. במילים אחרות, הנטייה בקרב ספקים לפגוש את הלקוח הסופי רק באבני הדרך של הפרויקט משבשת את העמידה במטרות הפרויקט.

מה החשיבות שאתה רואה בהכשרה מסודרת ומוסדרת של מנהל הפרויקטים בארגון שלך ומה אתם עושים בנושא?
בעניין זה יש לאמן תפיסה ברורה מאוד. בראייתנו, היכולת להעמיד כמנהל פרויקט אדם בעל הכשרה, ידע, ניסיון, יכולות ותכונות רלבנטיות היא מתכון בטוח להצלחת הפרויקט. לפיכך אנו מאמינים שיש להכשיר מנהלי פרויקטים באופן שיטתי, יסודי ומוסדר; יש לאפשר למנהל הפרויקט וליתר חברי הצוות כלים ניהוליים לצד הכשרה בשימוש נכון בכלים; יש להכשיר את המנהלים וכלל הצוותים במתודולוגיה סדורה ותקנית של ניהול פרויקט ויש לנהל נכון את סיכוני הפרויקט. בכל אחד מממדים אלה הכשרה איכותית היא מרכיב קריטי.

מה הערכים המוספים שאתם מציעים ללקוחות שלכם בניהול פרויקטים בעולם התוכנה?
לקבוצת אמן יש כלים ניהוליים קנייניים למגוון צרכים כגון דיווחים על התקדמות, כלים אשר פותחו בתוך החברה ומהווים נכסים ייחודיים של אמן. 40 שנות פיתוח מתודולוגיה למערכות IT מעניקות מורשת בעלת משמעות והוכחת ביצוע בכול יום מחדש. אנו נוקטים בשיטה של ניהול שטוח, המבטיח מעורבות של מנהלים בכירים בפרויקטים אסטרטגיים, רחבי היקף או מורכבים. באופן זה מובטח טיפול מהיר בכל אלמנט של אי ודאות. אנו מביאים איתנו ידע, ניסיון ויכולות ניהול פרויקטי תוכנה שנצברו לאורך שנים רבות. אחרי הכול, אחד הגורמים המייחדים את אמן הוא מקבץ גדול של לקוחות ותיקים ההולכים עם החברה לאורך שנים רבות.

היבט חשוב אחר הוא יכולת עבודה משותפת עם הלקוח, לרבות שיתוף של אנשי הלקוח בפרויקט עצמו. היתרון הגדול בהקשר זה הוא יכולת תחזוקה עצמית של הפרויקט בידי הלקוח עם סיומו. מה שמתקבל הוא תוצר בעל שימושיות מיידית שקל ליישם אותה. כל אלה מתאפשרים בזכות השילוב אליו התייחסנו: שקיפות ושותפות עם הלקוח מחד וקבלת אחריות שלנו מאידך.