מערכת ה-IT יכולה לייצר עבורכם ערך עסקי משמעותי והחזר גבוה על ההשקעה

העובדה שברוב הארגונים מערכות ה-IT אינן מהוות את המשאב היצרני ו/או זה שמקושר ישירות לייצור ההכנסות של הארגון, ביססה לאורך השנים הנחה רווחת והיא שלא ניתן, או מאוד קשה, לחשב באופן מדויק את ההחזר על ההשקעה ב-IT ושהצורך במערכות אלו הוא כל כך ברור, שאולי אף אין צורך בחישוב ההחזר על ההשקעה, כי "מספיקה האמונה שההשקעה מוצדקת".

מחקרים, גם עדכניים, ממשיכים להראות שהנהלות הארגונים מייחסות ל-IT בעיקר ערכים איכותיים ופחות מכך ערכים כמותיים, כאשר בראש הרשימה עומדות זמינות ואיכות הנתונים. אחד מהמהלכים הנפוצים שארגונים עושים כאשר הם מיישמים מערכות IT, הוא התאמתם לארגון על ידי ביצוע שינויים במערכת ה-IT בכדי שתתמוך בתהליכי קבלת ההחלטות שהיו מקובלים בחברה קודם. האם יכול להיות שכך לא רק שנפגמת תכונת היסוד של ה-IT (איכות וזמינות הנתונים), אלא גם מסורסת היכולת של פתרונות ה-IT לספק ערך עסקי וליצור החזר על השקעה משמעותי וברור?

ההוצאה על IT היא ללא ספק אחת ההוצאות המשמעותיות של הארגון: בהשקעה הראשונית הנדרשת הן לחומרה והן לתוכנה, בעלויות הנלוות כגון עלויות ההטמעה ובעלויות התפעול והתחזוקה השוטפות. למרות המשקל הכבד של ה-IT בעלויות הארגון, היחס לו "זוכה" ה-IT שונה משמעותית מהשקעות והוצאות אחרות של החברה – גם כאשר ההוצאות האחרות קטנות משמעותית. בפשטות, כאשר רוב המנהלים בארגון מבקשים מהנהלת החברה לאשר הוצאה, הם נדרשים לספק את הצידוק העסקי והכלכלי של ההוצאה ולהציג מודל פיננסי התומך בבקשתם. כך, רצוי גם שיציגו החזר על ההשקעה העומד בקריטריונים שהחברה קבעה לעצמה.

כשהדבר מגיע ל-IT, יסופר רבות על התועלות העסקיות שהמערכת מספקת, ידובר על חיסכון בעלויות (בעיקר עלויות הקשורות ב-IT עצמו) ועל התועלות של המידע הזמין, שקיפות הנתונים, שיתוף הנתונים, אמינות הנתונים ועוד – אשר תרומתם לביצועים העסקיים אינה מוטלת בספק (או לכל הפחות, כך ייטען). בכדי להוסיף כובד משקל לצורך, ידובר כמובן גם על הנזקים העצומים הנלווים לאי-רכישת הטכנולוגיה המדוברת, עד כדי סיכון קיומי. תחת כובד משקלן של טענות אלו, כל מה שנותר להנהלה לעשות הוא לבחור ספק, כי לגבי הצורך כבר אין ספק.

במחקר שנערך בשנת 2006 ב-University of Technology בסידני שבאוסטרליה, הגיעו החוקרים למסקנה הבאה:

"Probably the most striking result is that we did not find any significant performance differences between ERPS adopters and the control group-neither at the supply chain level, nor at the overall firm level. However, we found that the longer ago an ERPS was initially implemented, the higher the overall firm performance, but-again surprisingly-not the supply chain performance"

מחקר נוסף, שנערך בסוף שנת 2011 על ידי חברת הייעוץ פנורמה (Panorama), כלל 246 חברות מ-64 מדינות, אשר השלימו יישום פתרונות ERP במהלך אותה השנה. המחקר העלה את התוצאות הבאות:

–    50% מהחברות השיגו פחות תועלות עסקיות ממה שציפו
–    6% מהחברות ציינו שלא קיבלו שום ערך מהיישום
–    הערך המרכזי שהתקבל מן היישום – ואשר 75% מהנשאלים ציינו – הינו זמינות הנתונים
–    60% מהנשאלים ציינו שהערך השני שקיבלו הינו עלייה באינטראקציה בין יחידות בארגון
–    38% ציינו שזמני האספקה שלהם התקצרו
–    35% ציינו שהשתפרה התקשורת עם הלקוחות וירידה בעלויות התפעול
–    33% מהמשתתפים ציינו שלא קיבלו עדיין שום ערך מדיד
–    29% ציינו שעדיין לא החזירו את ההשקעה
–    משך ההחזר על ההשקעה לחברות שמדדו זאת עמד על שלוש שנים

אין בכך הפתעה רבה: מסקנתם חוזרת על עצמה במחקרים רבים לאורך השנים, כמו גם ההסבר הנפוץ, לפיו מערכת המידע של הארגון אינה משאב יצרני ולא ניתן "לכמת" את ערכה כמו השקעות אחרות. כמובן שלאורך התקופות בוצעו ניסיונות ופותחו מודלים שמטרתם לחשב את ההחזר על ההשקעה, אך לרוב הם מסובכים במיוחד. כך, אפילו אם מצליחים להיעזר בהם כדי לכמת את ההחזר על ההשקעה, אין בכימות זה יותר מאשר ניחוש מושכל – מה שמוריד באופן מיידי את הרלבנטיות של הנתונים.

בביקורת לעיל על זכותה המיוחדת של פונקציית ה-IT בארגון לקבל תקציבים עצומים מבלי להעמידם במבחן העסקי הנדרש עבור תקציבים אחרים, אין בכדי לערער על הצורך בהשקעה. היא באה בכדי לחדד את הצורך לדרוש – וגם לקבל – ממערכת ה-IT החזר מדיד וברור על ההשקעה, אשר עומד באותם הקריטריונים בהם נדרשת לעמוד כל השקעה אחרת. החדשות הטובות הן, שמערכות ה-IT יכולות להביא להחזר אפילו משמעותי יותר ושבסבירות גבוהה ניתן להביא להחזר על ההשקעה גם להשקעות שכבר בוצעו ולא רק לחדשות.

על כך – בחלק השני של הסקירה