מערכת ה-IT יכולה לייצר עבורכם ערך עסקי משמעותי והחזר גבוה על ההשקעה

מחקרים רבים נערכו ונערכים בניסיון להבין את הסיבות לכך שהתועלות המתקבלות מההשקעות המסיביות ב-IT אינן עומדות בציפיות. אני מניח שרבים מן הגורמים האלו אכן נכונים ושהתייחסות נכונה הנגזרת מהבנתם יכולה לשפר את התוצאות המושגות. אך לאורך השנים נשמרת העקביות של הקושי לקשור בין ההשקעות וההוצאות על IT, לבין התועלות העסקיות הנובעות מהן.

בכדי להציע היפותזה אחרת, אני מציע לשקול את התועלות האיכותיות אשר מערכות ה-IT מציגות לראווה:

–    זמינות נתונים
–    שיפור האניטראקציה בין יחידות בארגון
–    איכות ואמינות הנתונים

כנראה שמותר להניח שלפני יישומן של מערכות ה-IT, הארגונים סבלו מתופעות בהן הנתונים לא היו תמיד זמינים, האינטראקציה בין יחידות הארגון לא תמיד התקיימה והנתונים לא תמיד היו אמינים. אבל, למרות אמיתות אלו, היו חייבים הארגונים לפעול, לקבל החלטות ולנקוט בפעולות. לאור זאת, מותר גם להניח שהארגונים מצאו דרכים ואמצעים וקבעו כללים שיאפשרו לקבל את ההחלטות ולנקוט בפעולות אל מול המציאות בה הנתונים אינם תמיד זמינים ואינם תמיד אמינים.

אחד המרכיבים המרכזיים ביישומן של מערכות ה-IT בארגונים הינו התאמת המערכת לארגון. בכדי להתאים את המערכת לארגון, לומדות החברות המיישמות את הארגון, את שיטות העבודה והכללים הנהוגים בו ומבצעות התאמות נדרשות – הן בכללים ובשיטות העבודה בכדי להתאימן למבנה המקודד בתוכנה, והן במבנה המקודד בתוכנה בכדי להתאים את התוכנה לשיטות העבודה והכללים. אך מה אם חלק מהכללים המקודדים אל תוך התוכנה בכדי להתאימה לשיטות העבודה והכללים הנהוגים בארגון, הם אותם הכללים שהארגון הגה בכדי להתמודד עם תופעות אי זמינות וא דיוק הנתונים?

מצער לגלות שאכן במקרים רבים זהו המצב ולא מפתיע הדבר שכתוצאה מכך התועלות העסקיות הצפויות אינן מתקבלות. החדשות הטובות הן, שלא מורכב מדי לזהות מהם כללי ההחלטה ומהן שיטות העבודה אשר יש לשנותם, בכדי למצות את הפוטנציאל העסקי של מערכות ה-IT. כך, ניתן לבצע התאמות נדרשות גם למערכות שכבר מיושמות וגם לכאלו שעומדות להיות מיושמות. הדבר דורש עבודת ניתוח לזיהוי תהליכים וכללי החלטה שהארגון משתשמש בהם ואשר מסרסים את התועלות של מערכת ה-IT, ארגונם של התוצרים על פי הההשפעה הצפויה של שינוים על הביצועים העסקיים של הארגון ואז ביצוע השינויים, כאשר מבצעים את השינוי במקביל הן במערכת ה-IT והן בארגון עצמו. בלא מעט מקרים השינויים הם אינם מורכבים מדי וניתן לבצעם במהירות וגם להנות מהתועלות במהירות.

אחת הדוגמאות היא מחברה קמעונאית גדולה בתחום האופנה, הפועלת בהודו. החברה מתכננת, מייצרת ומוכרת בגדי גברים, מפעילה יותר מ-1,500 חנויות ומייצרת עשרות אלפי פריטים בכל עונה (שתי עונות בשנה) תחת ארבעה מותגים שונים. לחברה שתי מערוכת ERP; סאפ (SAP) – המשמשת כמערכת המרכזת את כל המידע בארגון, ומערכת של אורקל (Oracle) המשמשת את החנויות. החברה היא חברה ותיקה מאוד ופועלת בהודו מזה כשלושים שנה. לפני השינוי שיתואר להלן, מכרה החברה כ-250 מליון דולרים בשנה עם רווח של כ-10 מליון דולר (4%).

לפני היישום של מערכות ה-IT, הפעילה החברה חנויות רבות בפריסה לכל אורכה ורוחבה של תת היבשת הגדולה. כמקובל, בחברות מסוג זה, כל חנות מהווה מעין יחידת רווח עצמאית עם יעדי מכירות ורווח וצוות ניהול ותפעול מקומי. בכדי לשמור על האינטרסים של החברה, כל יחידה כזו חשופה רק לנתונים השייכים לה, במסגרת מדינויות שליטה. הטבע העונתי של השוק בו היא פועלת מכתיב שרוב הפריטים יכולים להיות מוצגים לתקופה מוגבלת (היא העונה הרלבנטית), לכן נמנעת החברה מלייצר כמויות גבוהות מדי מכל פריט. כתוצאה מכך, כאשר פריט מגיע למחסן המרכזי של החברה, הוא (על פי תכנית מוכנה מראש) מופץ לכל החנויות ולרוב לא נותר מלאי מאחור.

בחנויות עצמן קצב המכירה של כל פריט, באופן טבעי, הוא שונה – ולכן פריט מסוים עשוי להימכר מהר מאוד בחנות אחת בעוד הוא לא נמכר כלל באחרת. מדינויות יחידת הרווח יחד עם מדיניות השליטה המוכתבת מן המרכז, הביאו לכך שמערכת המידע מביאה לפתחו של מנהל החנות נתונים השייכים לחנותו בלבד. כללי החלטה אלו הוכנסו וקודדו אל תוך פתרונות ה-IT. היות ומלאי של פריט מסוים עשוי להיות ברמה אפס בחנות מסוימת ובכל זאת ברמה גבוהה יותר במקום אחר, הרי שבכל מקרה בו לקוח נכנס לחנות ורואה פריט שמוצא חן בעיניו אך הפריט (בגודל/בצבע המתאים) אינו זמין באותה החנות, מאבדת החנות (ולכן גם החברה) מכירה.

שינוי פשוט במערכת המידע, אשר מאפשר לכל מנהל חנות לראות האם הפריט המבוקש זמין במקום כלשהו במערכת, יחד עם שינוי תפעולי בו חברת שילוח לקחה על עצמה להעביר פריטים מהמקום בו הם נמצאים לביתו של הלקוח, הביא לעלייה של 5% במכירות והחדשות הטובות יותר הן, שכאשר התרומה הממוצעת ממכירות היא 80%, שינוי זה תרם לעלייה ברווח החברה מ-4% ל-8% וזאת תוך 6 חודשים מביצוע השינוי. וזה היה רק השינוי הראשון.

לסיכום, מערכת ה-IT שלכם יכולה לייצר עבורכם ערך עסקי משמעותי והחזר גבוה על ההשקעה, לשם כך נדרש לאפשר לה לעשות את מה שתוכננה לעשות – לספק נתונים אמינים, בזמן ומכל מקום רלבנטי במערכת, לצורך קבלת ההחלטה המיטבית במקום סירוסה על ידי קידודם של הכללים והחוקים שהארגון קבע בעת שהנתונים הנדרשים לא היו יכולים להיות זמינים ואמינים.