לקראת אירוע | נוסחת הזהב להטמעת מערכות ניהול ידע

מאת עידו נמיר, ראש תחום ניהול ידע ושותף בחברת הייעוץ ERGO Consulting

ארגון יכול להקים מערכת ניהול ידע נפלאה ומתקדמת טכנולוגית. עדיין, כאשר הארגון בא לבחון את מידת ההטמעה, הוא עשוי לגלות כי המשתמשים אינם משתמשים או אינם שמחים להשתמש במערכת.

מדוע?

כי הסיפור פה הוא לא רק טכנולוגי. ההטמעה כוללת עבודה תרבותית רבה ובנייה מקיפה של תהליכים תומכים.

בדרך כלל, אין שום בעיה להסביר למנהלים את החשיבות של ניהול ידע ושיתוף בידע. אין גם בעיה למצוא כלים טכנולוגיים כאלה או אחרים שיסייעו לשיתוף הידע. הקושי הגדול הוא לרתום את האנשים לנושא וליצור תרבות ארגונית של שיתוף ושל שיתוף פעולה.

לאחר שהטמעתי למעלה מ-80 מערכות ניהול ידע, אני יכול לקבוע כיום כי בכדי לרתום עובדים לשיתוף בידע יש להנהיג מדיניות של הכרה, הוקרה ותגמול. בארגון אשר לא יטמיע את ערכי הערכת עובדים המשתפים בידע, יהיה קשה מאוד להנהיג נורמות התנהגות של ארגון לומד ומנהל ידע. תרבות של ארגון לומד ומנהל ידע מביאה לכך שהעובד בארגון רואה בשיתוף, שימור, תיעוד והפצת הידע ערך ארגוני ראשון במעלה – ערך המביא לצמיחה של הארגון כולו ושלו עצמו.

התפקיד המרכזי בהקשר זה מוטל על המנהלים. הם העומדים בראש הפירמידה ובדרגי המשנה, הם אלה החייבים להוות דוגמא ומופת ולשנן באוזני עובדיהם את חשיבות הדבר. מחויבות הנהלה אינה רק סיסמה. קחו לדוגמא ארגון פיננסי גדול שאני מלווה אשר ההנהלה בו החליטה כי בעת הערכת עובד לקראת קבלתו למכרז פנימי כלשהו תיבחן רמת שיתוף הידע שלו על פי פרמטרים כגון כמות פריטי הידע שהעובד תרם.

הטמעת ערכי ניהול ידע צריכה להתחיל כבר ביומו הראשון של העובד בארגון. יש לשים דגש על הבניית קורס פנימי אשר גם מגלם את ערכי ניהול הידע וגם כולל תכני ניהול ידע. קורס כזה יקנה ערכים של שיתוף בידע, למידה מטעויות, הפקת לקחים, תחקור הצלחות וכישלונות וכיוצא בזה.

במבט כולל – נוסחת הזהב להטמעת מערכות ניהול ידע אינה טכנית. כללי הזהב להצלחה חייבים להתייחס להיבטי חוויית המשתמש, לערכים שיש להנחיל, לתהליכי בקרה ולנושאים רבים ומורכבים אחרים.

עידו נמיר יציג את תפיסתו המלאה ב-27.2.13 באירוע שתערוך KMS lighthouse מקבוצת אמן בסטוקו בתל אביב בהפקת קבוצת אנשים ומחשבים.