לקראת אירוע | 10 טיפים כיצד לעמוד באתגר ניהול נכסי ה-IT

מאת דוד ביסמוט – מנהל פתרונות ניטור וניהול ב-NessPRO ואבנר מימון – יועץ בכיר ומנהל מוצרים ב-NessPRO

אחד האתגרים העומדים בפני יחידת ה-IT הינו ניהול נכסי התשתית. חברות יכולות להרוויח רבות מבקרה טובה על נכסי ה-IT שלהן. הן יכולות להמנע מהוצאות לא מתוכננות, להגדיל את התפוקה ולספק גישה קלה למידע לקבלת החלטות.

ב-3 ביוני 2013 תערוך NessPRO (קבוצת מוצרי התוכנה של נס טכנולוגיות) יום עיון בנושא מיכון וניהול תהליכי מיחשוב של יחידות מחשב ארגוניות. הכנס, "ניהול ותפעול IT בקלות ובפשטות" יתקיים באולם האירועים EAST ברח' קרמיניצקי בתל אביב.

כחלק מהפתרון למיכון תוצג מערכת מתוצרת ServiceNow המיוצגת בישראל ע"י NessPRO. יתרונה של מערכת ServiceNow בהיותה מערכת אחודה, שבה כל פריט נכלל פעם אחת וניתן להשתמש בו בכל המודולים וגם בפיתוחים והרחבות עתידיות.

בעת תכנון מערכת ITAM (ר"ת IT Asset Management) יש לקחת בחשבון את עשרת ה"טיפים" הבאים:

1.    מישהו צריך להיות אחראי
כל פרויקט מוצלח מתחיל עם אנשים, ממשיך בתהליך, ולאחר מכן בטכנולוגיה. מאחר ו-ITAM נוגע בכל חלק מחלקי הארגון, יש צורך במנהיג שיקח אחריות, יתן חסות ביצועית בתמיכה של כל בעלי העניין היודעים כיצד להביא יחדיו אנשים, תהליכים, וטכנולוגיה לפתרון עובד.

2.    מחזור החיים
גם לנכסים יש מחזור חיים: תכנון, רכישה, פריסה, ניהול וסיום. יש לתכנן את סוגי הנכסים הנדרשים לתמיכה בארגון, לנהל משא ומתן על חוזים עם ספקים, להפוך את הנכסים לשמישים, לעקוב אחריהם ואחר פעילותם, ולבסוף להשבית אותם כאשר אין בהם עוד צורך.

3.    אמת אחת
גיליונות אלקטרוניים ו-SharePoint אינם דרך יעילה לניהול נכסים ברחבי החברה. כדי להצליח, חשוב להסכים על מאגר נכסים משותף של הארגון שיהווה "אמת אחת". באופן אידיאלי, הטוב ביותר הוא לקשר את המאגר למערכת ניהול שירותים המסוגלת לעקוב אחר נכסים לאורך כל מחזור החיים שלהם כדי לשמור על רשומות עדכניות ויכולת שליטה.

4.    נראות (visibility) באמצעות מדדים ודיווח
לא ניתן לנהל את מה שלא ניתן למדוד, ולא ניתן למדוד את מה שלא ניתן לראות. בעת בחירת כלי ל-ITAM, יש לוודא שהוא יכול לאסוף את המדדים הנדרשים למדידת ביצועי התהליכים. כמו כן, יש לוודא שניתן להעביר בקלות את המידע מהמערכת ללוחות מקוונים.

5.    האוטומציה כידיד
כדי למכן תהליכים ידניים המועדים לטעויות יש ליישם טכנולוגיה מודרנית. בנוסף לבדיקות מלאי ידניות, יש להשתמש בכלים אוטומטיים לאיתור על מנת לסרוק את הרשת, למצוא נכסים ולעקוב אחריהם.

6.    אופציות של שירות עצמי
ה-IT יכול וצריך לספק לארגון חוויה דומה לזו שלחנויות מקוונות כגון אמזון. יש לספק לאנשים פורטל ברור לשימוש, על מנת למצוא ולבקש פריטים. האנשים צריכים להיות מודעים לעלות של הפריטים. כמו כן יש למכן בצורה מירבית את הביצוע על מנת לזרז את האספקה.

7.    כסף הוא השפה העסקית
לכל נכס יש מחיר, וכסף הוא השפה של העסק. יש לשלב ITAM עם הניהול הפיננסי של ה-IT, כדי לזכות בהערכה רבה יותר משאר חלקי הארגון. כך ניתן לתקשר עלויות על בסיס קבוע באמצעות חשבוניות או chargeback ולהשתמש בניהול פיננסי לניהול הביקוש ופיתוח תרבות שיש בה מודעות לעלויות.

8.    הפחתת הכאב של ביקורות תוכנה מציקות
ניהול לקוי של תוכנה עולה כסף רב. המעקב אחר מודלים שונים של רשיונות תוכנה ואחר צריכת הרשיונות עלול להיות קשה. יש למכן את ניהול רישיונות התוכנה כדי להימנע מתשלום עבור תוכנה שאינה בשימוש, או גרוע מכך – שימוש בתוכנה שלא משלמים עבורה והסתכנות בהליכים משפטיים.

9.    לא לשכוח פריטים מתכלים
פריטים מתכלים יכולים לכרסם במהירות בתקציב. יש לשקול הקמת מחסן עבור פריטים אלה, כך שניתן לחדשם באופן אוטומטי כאשר רמות המלאי יורדות מתחת לסף מסוים. כך ניתן לספק שירות מהיר בעלויות נמוכות יותר.

10.    אף רשימה אינה שלמה ללא ענן
משאבים הם לא רק רכיבים פיזיים אלא גם משאבים וירטואליים. גם רכיבים בענן שווים כסף ומחייבים ניהול ויש לעקוב אחריהם כמו אחר כל משאב אחר.