בעקבות אירוע | אדוונטק יישמה פתרון חדשני לפורטל עובדים ומנהלים בסביבת SAP
היישום בוצע אצל לקוח בטחוני בעל פריסה בינ"ל ● ביישום נעשה שימוש בטכנולוגיית NWBC SAP ● השימוש בטכנולוגיה אפשר עלייה לאוויר תוך 5 חודשים
מאת דרור זעירא, סמנכ"ל יישומי HR בחטיבת SAP, אדוונטק
אדוונטק העלתה לאוויר יישום פורטל עובדים אצל לקוח בטחוני בעל פריסה בינ"ל. המערכת מאפשרת לכל עובד ומנהל באמצעות שימוש במודולים ESS (ר"ת Employee Self Service) ו-MSS (ר"ת Manager Self Service), לצפות ולעדכן מידע אישי כגון בקשות להיעדרות, דיווח נוכחות, ניהול נתונים בתיק האישי תוך יישום תהליך אישורים מבוקר.
המערכת שפותחה נועדה להשיג מספר יעדים: א) הקטנת עלויות אדמיניסטרטיביות גבוהות מהן סבל הארגון, עקב שימוש בתהליכים ידניים ומבוססי נייר. ב) הגדלת רמת השירות ורמת שביעות הרצון בארגון תוך הענקת שליטה מלאה למנהל ולעובד על התהליכים. ג) הטמעה ממוכנת של מדיניות ונוהלי הארגון.
היישום מאפשר מעבר לתהליך ממוכן מלא המספק מענה מידי ליעדים הנ"ל. הפתרון שיושם אצל הלקוח כלל בין השאר את הפונקציונליות הבאה: א) ניהול סוגי המידע המרכזיים בתיק האישי. ב) ניהול נתוני הנוכחות וההיעדרות בממשק ידידותי ואינטואיטיבי. ג) צפייה בזמן אמת בכל נתוני הנוכחות, תוך שימת דגש על המכסות והיתרות לרבות תחזית עתידית. ד) תהליך אישורים מבוקר באמצעות Workflow (תזרים עבודה אוטומטי) הכולל שתי רמות אישור ואסקלציה המבוססת על המבנה הארגוני. ה) Team Calendar – תצוגה גרפית לעובד ולמנהל של תכנון החופשות ביחידה.
הפרויקט ייושם בטכנולוגיה של NetWeaver Business Client, כאשר בין יתרונותיה הבולטים ניתן למנות שימוש בדפדפן סטנדרטי בממשק המשתמש, ממשק ידידותי ובעל יכולת התאמה אישית, אין צורך בהתקנת client, ניתן לחשוף את המערכת החוצה לאינטרנט תוך מתן מענה לאבטחת מידע (web dispatcher).
הפרויקט שבצעה אדוונטק אצל הלקוח עלה לאוויר תוך חמישה חודשים לשביעות רצון הלקוח. מספר מחקרים שנערכו בשנים האחרונות בדקו את ההשפעה של יישומי ESS / MSS על ארגונים. מחקרים שנערכו על ידי SAP קובעים שיישום ESS בתחומי התיק האישי, הנוכחות וההיעדרות מאפשר שיפור של התהליכים הארגוניים בסדרי גודל של 60-70%, כאשר יישום של MSS בתחומים אלו מאפשר שיפור בסדרי גודל של 50-70%. מחקר נוסף שנערך ע"י חברה ייעוץ בינלאומית מראה שהחברות המובילות בעולם מיישמות תהליכים בשירות עצמי בהיקף כולל של 70-72% מהתהליכים העסקיים לעומת חברות רגילות באותם הקטגוריות המיישמות רק 20-32%. מחקר שנערך ע"י ASUG (ארגון משתמשי SAP באמריקה) בקרב כלל הארגונים המיישמים SAP בארה"ב, מצא שעלות הטרנזקציות לעובד בארגונים שיישמו SAP ESS MSS נמוך בכ- 20% לעומת ארגונים שבחרו לא ליישם רכיב זה.
