ה-BI החכם שרואה ויודע הכול

העידן הדיגיטלי, שהשתלט כמעט על כל תהליכי העבודה, בסביבות מגוונות, מעמיד אתגרים לא פשוטים בפני מעסיקים, שבאופן טבעי רוצים לפקח אחר הפעולות של העובדים שלהם.

עובד או עובדת ליד מחשב שמפעילים מערכות מיחשוב כבר מזמן אינם ערובה ליעילות ואינם תעודת ביטוח לתפוקה והחזר השקעה. מעבר לכך, במגזרים רבים, במיוחד במגזר העסקים הקטנים והבינוניים, בסיס ההכנסות של החברות מושתת על חיוב של שעות עבודה, שהן תוצאה של הפעלת מערכות ייעודיות – הנהלת חשבונות, גיליונות אקסל (Excel) וכל מערכת אחרת. הלקוח מחויב על מספר שעות כפי שהעובד דיווח שעבד על אותו פרויקט. עם זאת, למעסיק אין כל יכולת לדעת האם במשך שבע השעות שהעובד ציין הוא אמנם עבד או שהיו לו הפסקות ארוכות. ואולי הוא כלל לא עשה את מה שאמור היה לעשות ובמקום זה, נאמר, גלש באינטרנט? דוגמאות לא חסרות ודי אם נזכיר בהקשר זה תחומים כמו יועצי מס, רואי חשבון, עורכי דין ונותני שירותים בתחום התוכן.

כיום, טכנולוגיות כמו BI מבוסס ענן מאפשרות גם לעסקי SMB לרכוש תוכנה In house, שמותאמת לצרכיהם ולתחום בו הם פועלים. אלא שהמערכות האלה, עם כל היתרונות המעולים שלהן, חסרות את היכולת לדעת מה עושה כל עובד בכל רגע שהוא מקליד על המקלדת וכמה זמן לקח לו לבצע כל פעולה. החשיבה היא כמותית, מאחר שהיא משפיעה, בסופו של דבר, ישירות על שורת הרווח או, חלילה, ההפסד של הארגון.

מערכת פיקוח על עובדים
הלקונה הזו במערכות הקיימות הטרידה את אחד מבעלי המשרדים הגדולים לייעוץ מס בישראל, שמסיבות השמורות עימו מעדיף בשלב זה להישאר בעילום שם. האיש, שמעסיק כמה עשרות עובדים, מבסס חלק מההכנסות שלו על דיווחי שעות עבודה על תיקים שמבצעים העובדים. על סמך נתונים אלה הוא מחייב את הלקוחות, מגייס עובדים ומשלם בהתאם. בכך הוא מבקש למנוע את הסיטואציה שבה הלקוח מקבל חשבונית, רואה את מספר השעות שחויב ומראש מטיל בכך ספק מוכרת לרבים והיא לא ממש נעימה. עורכי דין, למשל, מכירים את זה מצוין.

בתום חיפוש ממושך, בדיקה והתייעצות עם חבר טוב, עורך דין במקצועו, החליט אותו בעל משרד לייעוץ מס לפתח כלי בשם Supervisor, שמיועד קודם כל לצרכים שלו הוא. המערכת עושה בדיוק את מה שרבים רוצים לדעת: מבצעת מעקב שקוף ומהימן אחר הפעולות שהעובדים מבצעים במחשבים שלהם בזמן עבודתם.

בעל הרעיון טוען שמדובר בתוכנת BI משוכללת שכוללת טכנולוגיות חדשות שמותקנת על כל מחשב בחברה ומאפשרת איסוף מידע עסקי מגוון שמבוסס על נתונים אמינים ומדויקים, ניתוחם ומתן תוצאות בזמן אמת. עם זאת, הוא ביקש להבהיר ש-"זאת לא גרסה חדשה של האח הגדול אלא כלי שמאפשר לבעל עסקים מבוססי שירותים לתמחר טוב יותר את הפרויקטים שלו, על סמך דיווחים אוטומטיים, ללא מגע יד אדם".

המטרות העיקריות של התוכנה החדשה הן להפחית את עומס העבודה וקבלת החלטות בתנאי אי ודאות, ולהבטיח שהחברה תוכל להגיב בזריזות ולשפר את הביצועים העסקיים. התוכנה מעבירה – ביעילות, באופן אוטומטי ובזמנים מוגדרים מראש – את הנתונים למרחב אחסון וירטואלי נפרד. אופציה זו מאפשרת את האיסוף והניתוח שלהם מבלי להשפיע על הנתונים הקיימים במאגרי המידע המקוריים. לדברי מפתח התוכנה, "היא משקפת את כל הפעילות הנעשית במחשב של העובד ובאמצעות עיבוד ושקלול אלפי נתונים מציפה התראות ומשמעויות להתייחסות מיידית. המערכת מאפשרת למנהל, בכל רגע נתון, להפיק בלחיצת כפתור דו"חות וניתוחי עומק בחתכים שונים. לצד אלה היא מאפשרת לחקור דפוסים משמעותיים של איכות השירות, ניהול יעדים, הגדרת תקציבים, ניתוח תהליכים ומגמות וביצוע השוואות ופילוחים שונים".

כאמור, המערכת פועלת כבר כמה חודשים בחברת ייעוץ המס של המפתח שלה. עמיתים שלו למקצוע מביעים בה התעניינות וכך גם בעלי מקצוע אחרים, למשל עורכי דין ונותני שירותים נוספים. יש לציין שההשקעה כולה בפיתוח התוכנה והטמעתה היא מימון של המפתח עצמו ושל כמה חברים טובים שהאמינו במוצר, ללא שום גיוסים חיצוניים או מימון מקרנות הון-סיכון וכדומה. העובדה שבשלב זה, פיתוח התוכנה אינו מהווה את מקור ההכנסה העיקרי מסייעת מאוד לבעל הרעיון.

מה המערכת עשתה לעובדים? "התהליך הוא שקוף, העובדים מודעים לזה ותתפלא לשמוע עד כמה התפוקה שלהם עלתה רק מעצם העובדה שהם יודעים שיש מי שרואה כל פעולה שהם עושים", אמר בעל הרעיון. "אף עובד לא חושב שאנחנו עוקבים אחרי כל פעולה שלו – מותר לעובד לנוח, לצאת להפסקות, אולם הכול שקוף ולכן הכול נמדד בגדר הסבירות. מהצד השני, אני יודע כיום בדיוק איך לתמחר פרויקטים טוב יותר, מבין היטב מדוע פרויקט מסוים עלה לי יותר ואחר פחות, ובהתאם לזה מנהל את מדיניות גיוס העובדים. במקרה מסוים אף גיליתי עובדת שקטה בדרך כלל שעושה עבודה יעילה והחלטתי לתגמל אותה, כך שהמעקב הדיגיטלי עובד לשני הכיוונים".

לפרטים נוספים: מערכת Supervisor