איך לנהל את תקציב ה-IT בעידן של צמצומים

"יש לבחון כי 'עגלת הקניות' של ה-IT לא תתמלא יתר על המידה בתקופה זו", כך אמרה טינה בוסתנאי, מנהלת תיקשוב ומידע בקבוצת בז"ן.

בוסתנאי דיברה בפורום C3, פורום המנמ"רים של אנשים ומחשבים. הפורום התכנס היום (ב') במלון שרתון שבתל אביב, והנחה אותו העורך הראשי של הקבוצה יהודה קונפורטס.

החברה, אמרה בוסתנאי, הוקמה ב-1938, ומחזור הקבוצה עומד על 10 מיליארד דולר. היא מזקקת 197 אלף חביות נפט ביום. היא תיארה את פעילות ה-IT שבראשותה: מיזוג מערך ERP מבוסס סאפ (SAP); בניית פלטפורמה לניהול ותכנון תחזיות ייצור; מערך תזמור ייצור; מערכות לניהול רצפת הייצור; פתרונות B2B; כלי ניתוח ו-BI; ניהול ותכנון תקציב; כלי אומדן ותחזיות; טלפוניה ותקשורת; מערכות פנים ארגוניות; ומובייל.

אתגרי ה-IT, אמרה בוסנאי, הם שירות ותמיכה סביב השעון, קונסולידציה של מערכות, בניית תהליכים עסקיים חוצי ארגון, בניית מערך תשתיות יעיל וגמיש לשינויים, מענה לאיומי אבטחת מידע וסייבר, ביסוס גישה פרויקטלית ומתן פתרון לצרכים עסקיים – זאת תוך הימנעות מגידול בעלויות תחזוקה.

לדבריה, עקרונות הפעולה של ה-IT בבז"ן הם: ביסוס מערך תשתיות לשמירה על זמינות; מיקסום הערך מההשקעות שבוצעו; פישוט תהליכים ושיפור חוויית משתמש; מיכון תהליכים עסקיים; הרחבת מערך המידע הניהולי והנגשתו למקבלי ההחלטות; מיקוד במספר קטן של פרויקטים בעלי ערך עסקי רב; אימוץ תפיסת אג'ייל ופיצול פרויקטים; הסטת משאבים מפעילות שוטפת לפרויקטים; מבנה ארגוני ותהליכי עבודה ב-IT מבוססי ספק-לקוח; ניהול ידע ובניית גוף תפעולי לתמיכה בתשתיות וביישומים; ותכנון מדידה והתייעלות – כדרך חיים.

החיסכון ב-IT, אמרה, נעשה בשני עולמות – ההוצאות וההשקעות. ההתייעלות בהוצאות, פירטה בוסתנאי, באה במגוון פעולות: ביטול "הטייס האוטומטי" והפעלת תהליכי בקרה ואישור לדרישות שוטפות; רענון התקשרויות ושינוי מודלים לתחזוקה; מבנה ארגוני נכון וקישור סמכות ואחריות; שמירה על סטנדרטיזציה; קונסולידציה ו-וירטואליזציה; ניהול נכסים, הסכמים, רישיונות, ציוד וידע; הגדלה סלקטיבית של מיקור חוץ; מיכון בפיתוח, תפעול ובקרה; ובדיקה שוטפת של חיובים.

לטענתה, ההתייעלות בהשקעות באה בשל ביצוע מבוסס תכנית רב-שנתית, ניהול מושכל של שדרוגי מערכות, שמירה על סטנדרטיזציה, שימוש בכלים מובנים, בחבילות מוצר והימנעות מ-Best of bread, ביצוע פרויקטי תשתית כחלק מפרויקטים עסקיים ותמחור תוך בחינת עלות כוללת.

היא סיימה באומרה כי היא מדמה את עצמה לשומר סף לאישור פרויקטי IT, "עם עדיפות לפרויקטים מוטי רגולציה של איכות סביבה או בטיחות, עדיפות לפרויקטים מניבי רווח או שיפור תפעולי. אין נוסחה לניהול תקציב והשקעות IT. בתקופה בה אני נמצאת, הכסף הוא מצרך נדיר. יש להתרכז בפרויקטים גרעיניים, הניתנים להרחבה ולצמיחה".

יואב צור, יועץ לפיתוח עסקי ובעבר סמנכ"ל נס טכנולוגיות וסמנכ"ל יבמ (IBM) ישראל, הביא דוגמה דמיונית: יש מנמ"ר לחברה המגלגלת מיליארדים ולו מאה עובדי IT, והנהלת הארגון מאשרת ביצוע פרויקט CRM בעלות 20 מיליון שקלים. המנכ"ל מבטל הפרויקט לאחר שבאפיון המערכת מתברר שהוא יעלה 32 מיליון שקלים.

צור הציע כמה חלופות, פנימיות וחיצוניות, לביצוע הפרויקט למרות הכל. אלו כוללות כריתת בריתות עם בעלי עניין בחברה, כגון סמנכ"ל הכספים, היועץ המשפטי ומנהל השיווק. לחילופין, הציע צור לכרות בריתות עם גורמים חיצוניים, דוגמת חברות דומות או שונות, שותפים עסקיים וספקים. עוד חלופה, לדבריו, היא לנסות לארגן מחדש את תקציבי ה-IT, כדי למצוא תקציב לפרויקט.

"לבצע את הנחיות המנכ"ל, לבטל את פרויקט ה-CRM ולעמוד בתקציב – זו הדרך הקלה להגיע הביתה בשלום ברבעון הקרוב", סיכם צור. "אולם מנמ"ר הרוצה להיות חלק מההנהלה העסקית ובעל ערך מוסף לטווח ארוך – נדרש למשהו נוסף".

אריה עמית, סמנכ"ל בכיר לייעוץ אסטרטגי בנס ישראל, אמר כי יש לנהל את ה-IT לא רק דרך עין התקציב, אלא בראייה של ערך עסקי. "האתגר הוא פילוח של תקציבי ה-IT", אמר, "רוב התקציב, 67%, הולך לשוטף ומאפשר לארגון לעבוד – והיתר הולך לחדשנות, ולהכנסת כלים חדשים".

הוא הציג את מודל מדידת הערך העסקי של ארגון חברות הייעוץ הבינלאומי IVI (ר"ת Innovation Value Institute), שעוסק בחקר ובפיתוח מסגרות מתודולוגיות להעלאת הערך העסקי של ה-IT ותמיכתו בחדשנות העסקית של הארגון. נס חתמה על שותפות עם הארגון לפני כמה חודשים. ארגון IVI הוקם ב-2006 על ידי האוניברסיטה הלאומית של אירלנד, Maynooth, ואינטל (Intel) אירופה, במטרה ליצור מתאם אמיתי בין האסטרטגיה העסקית ל-IT הארגוני. זאת, על ידי שיפור ממוקד ומתמיד ביכולות הניהול של ה-IT.

עמית סיכם באומרו כי "בעידן זה, בו המנמ"ר הוא שותף עסקי להשגת יעדי הארגון, באחריותו להוכיח את תרומת מערכות המידע לארגון וכן לקיים מדידה אפקטיבית של עולם זה. מתודולוגיית IT-CMF של ארגון IVI תסייע לנו לתמוך טוב יותר בלקוחות שלנו ולסייע להם בפיתוח תכניות והערכות עסקיות מחודשות של גופי ה-IT שלהם, הכוללות הגדרת אסטרטגיית מערכות המידע בתיאום עם האסטרטגיה העסקית של הארגון".