הארגון שלכם דולף – ואתם לא יודעים
מאת: מאיה קומרוב, מנכ"לית בלאט לפידות, נציגת Salesforce.com ו-Chatter בישראל
דליפות מידע ארגוני לגורמים חיצוניים תמיד היוו מקור משמעותי לחשש בקרב מנהלי חברות ובעיקר חברות אנטרפרייז, ובצדק. הנזק הפוטנציאלי הגלום בדליפת מידע חסוי הכולל דוחות כספיים, שמות קוד, סיסמאות ואפילו לוחות זמנים הוא עצום ועלול להיות קריטי. זו הסיבה שכספים רבים מושקעים במערכות ההגנה הממוחשבות של הארגון, שאמורות לחסום פריצה יזומה לבסיס הנתונים שלו מבחוץ. עם זאת, מנהלים רבים, כך נראה, לא לוקחים בחשבון את המידע שזולג מתוך הארגון שלהם החוצה, לרוב על ידי העובדים שלהם עצמם, לרוב בחוסר מודעות מוחלט ומתוך רצון לקדם את הביזנס.
חברות אבטחת המידע מזהירות
ה"אשמים" העיקריים בתופעה הזו הן הרשתות החברתיות והתוכנות להפצת מסרים מיידיים. הנוחות הממכרת שלהן משמשת לעתים קרובות מאוד כפתרון המיידי, הנגיש והפשוט ביותר להעברת מסרים לבודדים או לקבוצה שלמה של אנשים. מי מאיתנו לא מקבל שטף בלתי פוסק של הודעות טקסט קבוצתיות מהמשפחה, מהחברים, וכן, גם ממקום העבודה. אותה תחושת ה"טבעיות" של האפליקציות הללו, אותה הנוכחות ברשתות החברתיות שהפכה כמעט רציפה ובלתי פוסקת בעזרת הסמארטפונים, מביאה את המשתמשים – גם בעלי תפקידים בכירים בארגון – לשתף מידע פנימי וחסוי, בערוצים שלכאורה לא מותאמים לכך.
חברות אבטחת המידע הגדולות מקפידות להזהיר מקלות הפריצה לאותן תוכנות מסרים מיידים –ובצדק: דיווחים על חדירה למאגרי הנתונים שלהן מתקבלים חדשות לבקרים. ובכל זאת, קבוצות עובדים בארגונים גדולים ממשיכים לנהל תקשורת תוססת באותן הפלטפורמות. ברשתות החברתיות המצב אף גרוע יותר – שם אין כל צורך בפריצה יזומה. פעמים רבות מידע ארגוני חסוי פשוט מונח בעמודים פתוחים ונגישים לכל. לא מאמינים? מזמינה אתכם לבצע תרגיל קצר: קפצו לפייסבוק, וכתבו בשורת החיפוש שם של חברה או ארגון גדול. דלגו על העמוד הרשמי וחפשו קבוצות הנושאות את שם החברה. תתפלאו למצוא מספר כאלה, שהוקמו לרוב על ידי עובדים בארגון. לחלק גדול מאותן הקבוצות תהיה לכם גישה מלאה לחלוטין. שיהיה איסוף מודיעין מוצלח.
תקשורת בין עובדים ככלי להתייעלות
אין ספק שהגבלת התקשורת בין העובדים היא לא הפתרון: העובדה כי תקשורת פנים ארגונית יעילה היא מפתח לתהליכי התייעלות וצמיחה, כבר מוכרת למנהלים שנים ארוכות ובכלכלה של היום היא הכרחית. מדובר בערך חשוב מאין כמותו, ורשת חברתית יכולה להיות כלי אידיאלי לטיפוחו לכדי תועלות פרקטיות של ממש: התייעצויות מקצועיות, דיונים, העלאת רעיונות ואפילו סיעור מוחות המוני, שיכול להקל באופן משמעותי על תהליכי קבלת ההחלטות בארגון ועל היכולת להגיב במהירות לשוק ולייצר יתרון תחרותי אל מול המתחרים. פוטנציאל הידע הנטוע בתקשורת בין העובדים הוא עצום.
אז מה עושים? בעבר הפעילו הארגונים והחברות הגדולות פורטלים ארגוניים פנימיים, מעין "לוח מודעות" שנועד לקבלת מידע, עדכונים, ובמידה מסוימת אף שיתוף מידע. עם זאת, צורת התקשורת בפורטלים אלו הייתה בעיקר חד כיוונית – מן הארגון אל העובד, ומאפייניו פשוט לא התאימו לתרבות "הפיד השוטף", לזרימת המידע החיה ולמיידיות אליה הורגלנו בשנים האחרונות ברשתות החברתיות.
הפתרון, אם כן, הוא רשת חברתית ארגונית, ייעודית ומאובטחת בהתאם, שמצד אחד נראית ומתנהגת כמו פייסבוק ומצד שני שומרת על בסיס הנתונים והשיחות מאובטחים בתוך הארגון, בדומה לאפליקציות תפעוליות אחרות בארגון. באותה הרשת מוטמעים מאפייני הרשתות החברתיות: פרופיל אישי, פרסומי סטטוס, זרם עדכונים, קבוצות נושאים, מעקב אחר מסמכים, אנשים ובמיוחד מעקב אחר תהליכים עסקיים ודיונים הנוגעים ללקוחות החברה. התוצאה היא רמה חדשה של תפוקה החוצה מחלקות וגבולות ארגוניים. כלים כאלה קיימים כיום בשוק, ומאפשרים לשמור על בטחון המידע הארגוני החשוב, לצד התאמה לעולם החברתי-שיתופי המודרני. העובדים שלכם מבצעים סיעור מוחות באופן קבוע. לא חבל שהתוצאות ידלפו החוצה?
