ניהול מערכות מידע כעסק

כשארגון מערכות המידע מתחיל לחשוב יותר עסקי, הנהלתו תגלה כי הארגון כבר לא מנהל מרכז עלות מבודד משאר החברה והעולם החיצון. כפי שמודגם בתרשים:

יכולת ה-IT היא במרכז הפעילויות ושותפה באחריות לערך העסקי של עסקי החברה יחד עם שאר חברי הנהלתה: האסטרטגיים והתפעוליים.

יש חברות הממצבות את ה-IT שלהן כמפתח ליתרון תחרותי בתחום המוצרים והשירותים שלהן. הן מתבססות על רשימה קצרה של יכולות בהן החברה חייבת להצטיין כדי להצליח.

מערכות מידע מוסיפות ערך באמצעות שני מנגנונים עיקריים:

• הבטחת המשכיות עסקית – בעיקר על ידי הפתרונות הקיימים
• מתן אפשרות לעסק להשתנות – על ידי שינוי עסקי היוצר שיפור ומגדיל את היעילות

כמו בכל עסק, לגוף מערכות המידע בארגון יש לקוחות, מוצרים ושירותים וקיים הצורך להשגת החזר להשקעות בפיתוח ותחזוקת מערכות.

המטרה של ארגון מערכות מידע הינה להפוך לארגון שירות אמיתי, הפועל כמו עסק. וזאת בזכות היכרותו הטובה את צרכי הלקוחות הפנימיים שלו ומתאים עבורם פתרונות תוך הפחתת עלויות.

כדי לקשר אותו בצורה הדוקה יותר לעסק, מתודולוגית ה-ITCMF ממליצה על היכולות הקריטיות (Critical Capabilities) של ארגון מערכות מידע המאפשרות לו לנהל את הארגון כעסק הן כדלקמן:

• משילות מערכות המידע – מגדיר את מסגרת התפקיד והאחריות של מקבלי ההחלטות ואופן המעקב והבקרה המתלווה להם בכדי להשיג ערך לארגון כתוצאה מפעילות ארגון מערכות המידע.
• ניהול תהליכים עסקיים – תיעוד וניהול של ארגון מערכות המידע על בסיס תהליכים עסקיים ותרחישים (workflow) מוגדרים.
• תכנון עסקי – היכולת להגדיר ולצפות את הצרכים הארגוניים ולשירותים שידרשו מיחידת מערכות המידע.
• תכנון אסטרטגי – הגדרת החזון, הייעוד ומטרות גוף מערכות המידע בהתאם לאסטרטגיה הכוללת של הארגון.
• ניהול ההיצע והביקוש לשירותי IT – השגת נקודת איזון בין הביקוש להיצע לשירותי IT באופן יעיל המספק את הצרכים.
• תכנון וחיזוי יכולות IT נדרשות – הערכה וחיזוי השינויים הצפויים ביכולות IT הנדרשות ותכנון העמידה בדרישות אלה על פי לוחות הזמנים הנדרשים.
• ניהול סיכונים – ניתוח איומים, השפעתם הפוטנציאלית והגדרת אסטרטגיות להתמודדות עמם.
• חשבונאות וייחוס הוצאות – המדיניות, התהליכים והכלים המשמשים לחישוב והקצאת עלויות ה-IT.
• תכנון ועיצוב המבנה הארגוני – בחינה והתאמת המבנה הארגוני של גוף ה-IT לצרכי היחידות העסקיות במידת הנדרש.
• ניהול מקורות האספקה – זיהוי וגיבוש הסכמי אספקה עם ספקים חיצוניים ונותני שירותים פנימיים.
• ניהול החדשנות – יצירת, זיהוי, מימון ומדידה של חדשנות מבוססת IT לצורך יצירת ערך עסקי.
• ניתוח, אנליטי ובקרת השרות – בקרה וניתוח אנליטי של ביצועי IT לצורך יצירת הבנה ברורה של הקשרים בין התהליכים העסקיים ותשתיות ה-IT התומכות בהם
• ניהול שוטף של טכנולוגית המידע והתקשורת – תהליכים ופעולות הקשורים ב-IT מבוססים על עקרונות של ניהול שוטף יציב ויעיל כלומר צמצום בזבוז, שימוש חוזר וכיו"ב.
•  ניהול המידע הארגוני – מגדיר ומנהל את ההיבטים האסטרטגיים, התפעוליים והביטחוניים של ניהול המידע כדי לנתח ולהשתמש בו לקבלת החלטות עסקיות.

הבגרות של ארגון מערכות המידע המתנהל כעסק נמדדת בחמש רמות כדלקמן:

ברמה ההתחלתית, אין אסטרטגיה ואין תהליכי עבודה מסודרים במערכות המידע.
ברמה הבסיסית מנוהל ארגון ה-IT כמרכז עלות – Cost Center.
ברמת הביניים מנוהל הארגון כמרכז שירות – Service Center באוריינטציה של שירות ללקוח הכוללת בין היתר ניהול לפי מדדי שירות מוסכמים ומערכות לחיוב לקוחות עבור השימוש בשירותים.
ברמה המתקדמת מנוהל ה-IT כמרכז השקעות – Investment Center המבוסס על מצוינות תפעולית, יחסי ספק/לקוח, מקורות מימון השקעות פנימיים וחיצוניים והקצאת משאבים דינמית.
ברמה האופטימלית ה-IT הופך למרכז ערך – Value Center המתואם היטב עם האסטרטגיה העסקית של החברה, נמדד לפי המדדים עסקיים המשותפים עם הביזנס ופועל בגישה יזמית.

המאמרים הבאים יוקדשו לסקירה תמציתית של היכולות הקריטיות הנ"ל.