ניהול מערכות מידע כעסק – ההערכות הארגונית

במטרה לבנות ארגון גמיש, יעיל ואפקטיבי, נדרשת הערכות ארגונית לניהול IT :
• בממשקים בין ה-IT ללקוחותיו הפנימיים, הספקים והשותפים.
• במבנה הארגוני הספציפי ל-IT.
• בתהליכי התכנון והתקשור של המבנה, התפקידים, האחריות והמדדים.

ארגוני IT בנויים על הפונקציונאליות, הטכנולוגיות וסוגי הנכסים (יישומיים, תוכנה וחומרה). הנכסים מנוהלים באופן דומה ללא קשר לרמת הבגרות הטכנולוגית שלהם (לגסי או חדשנית). מדידת הביצועים מכוונת לעלות כוללת ורמת שירות.

להעלאת הערך של מערכות המידע לעסקי החברה, ארגון IT חייב להשתנות באופן בו הוא מאורגן, מנוהל ומבוקר. אחת האלטרנטיבות מבוססת על ארגון IT לפי מחזור החיים הטכנולוגי (חדשנות, יישומי ליבה ולגאסי) והצרכים העסקיים. הטכנולוגיה מאורגנת כפורטפוליו של נכסים המנוהלים במחזורי בגרות הקשורים לתרומה לערך העסקי לפיו נמדד IT. שתי התפיסות מוצגות בתרשים:

המבנה של ארגון IT מאופיין בשלושה נושאים:

1. תפקיד ה-CIO
• במודל האסטרטגי – CIO חבר הנהלת הארגון, אחראי על כל פעילות IT בארגון; אסטרטגיית המידע, תכנון, ובקרה, ניהול משאבים ותקצוב, פתוח יישומים, תפעול שוטף של מחשוב ותקשורת. CTO אחראי על הנושאים הטכנולוגיים; הארכיטקטורות, המתודולוגיות והחדשנות.
• במודל שירות פנימי/חיצוני – CIO מדווח למנהל בכיר בארגון, האחראי למילוי דרישות הארגון למערכות מידע ותחזוקתן ומכתיב את תוכנית העבודה. בארגון כזה, CIO אחראי ליישומים ומידע ו-CTO אחראי לטכנולוגיה והתשתיות.
• המודל המשולב – CIO חבר הנהלה בהתאם לאופי הארגון, בדרך כלל משמש כיחידת שרות למערכות מידע, מתאים לארגונים שמערכות המידע אינם אסטרטגיים, אלא תומכים בתהליכים ארגוניים. במקרים מיוחדים יחידת המידע קטנה מאד ורוב השירותים מסופקים על ידי גורמים חיצוניים.

2. סוג המבנה הארגוני:
• ארגון לפי שירותים – פונקציות ארגוניות ממוקדות פעילות, הפילוח לפי מטלות IT ספציפיות, עובדים מתמחים בנושא ספציפי, בקרה לפי תפקידים ומטלות, מיקוד על סטנדרטיזציה של הפעילויות. מתאים לארגונים בגודל בינוני, בעל מגוון פעילויות מוגבל.
• ארגון לפי עסקים – פונקציות ארגוניות ממוקדות לקוח, הפילוח בהתאם למבנה העסקי של הארגון, הבקרה באמצעות תכנית עבודה מוסכמת עם הלקוח, תיאום עם הלקוח בקבלת החלטות, תאום מרכזי מוגבל לפונקציות ארגוניות. מתאים לארגונים בעלי רמת עצמאות גבוהה בין החטיבות העסקיות השונות.
• ארגון מטריציוני – יש פונקציות ארגוניות ממוקדות לקוח ופונקציות ארגוניות ממוקדות פעילות, הקצאת משאבים למשימות מבוצעת על ידי השאלת משאבים זמנית לצורך המשימה, לעובדים שני מנהלים, פיצול בין אחריות ישירה למשאבים ואחריות לביצוע פעילויות, והתיאום מתבצע בגוף מטה המקצה אחריות ומשאבים לפעילות. מתאים לארגונים שהתהליכים העסקיים בהם חוצים את היחידות העסקיות ושמגוון סוגי הפעילויות שלהם גדול.

3. רמת הריכוזיות:
• מודל ריכוזי – מאפשר מערכות ברמת שילוב גבוהה לתהליכים חוצי ארגון, ללא תשובה ייחודית הטובה ביותר לכל נושא.
• מודל מבוזר – נותן תשובות מיטביות ברמת הנושא הייחודי ולא בהכרח תומך ברמת אינטגרציה טובה בין תהליכים ובין יישומים.
• מודל משולב – מאפשר שימוש במערכות ריכוזיות לחלק מהתהליכים ותומך ברמת ביזור בתהליכים אחרים.

ה-"מנועים" לשיפור יכולת ההערכות הארגונית מתמקדים בקטגוריות:

1. התכנון הארגוני באבני היסוד:
• הממשק לביזנס – מגדיר את האחריות והתפקידים לבניית מערכת היחסים של ה-IT עם הלקוחות העסקיים, הכוללים תוצרים, זכויות ההחלטה, אחריות, יעדים ומדדים משותפים.
• המבנה הפנימי – מגדיר את המבנה הפנימי הדרוש ליישום היעדים האסטרטגיים של הארגון, התהליכים והתרבות.
• הממשק עם הספקים – מגדיר את תפקיד השותפים והספקים, אחריותם, היעדים המשותפים ומדדי רמת השירות המוסכמת.

2. הניהול הארגוני באבני היסוד:
• תהליך התכנון – מגדיר את תהליך השינוי הארגוני, מחויבות ההנהלה לאישור ויישום השינויים ומנהל השינוי.
• התיעוד והתקשורת – מגדיר את המבנה הארגוני של ה-IT ומתקשר השינויים ואת השלכותיהם על הקשר עם הלקוחות והספקים לכל הנוגעים בדבר.
• הבקרה – בוחן את היעילות והאפקטיביות של הארגון לפי מדדים מוסכמים עם הלקוחות, הספקים והשותפים.