כיצד מתמודדים עם שרת פקסים ארגוני בענן?

מאת: משה בראון

מנהלי מערכות המידע עומדים בתקופה האחרונה בפני הדילמה של החלפת שרת הפקס הישן שלהם כאשר מערכות הטלפוניה מוחלפת ב-VoIP, ושרתי הארגון הופכים לוירטואליים. למרבה הפלא, התפיסה שהפקסים נכחדים מהעולם עדיין לא התממשה. לדברי פיטר דוידזון, המומחה העולמי בתחום הפקסים, פועלות בעולם 200 מיליון מכונות פקס השולחות מידי שנה 100 ביליון פקסים. לדבריו, ארגונים ימשיכו להתייחס אל הפקס כערוץ תקשורת חשוב בעיקר בתחום ה-B2B.

הישרדותו של הפקס מובטחת מאחר ועדיין קיימים בארגונים תהליכי עבודה מבוססי ניירת, והפקס נחשב לבטוח יותר לעומת האימייל. בנוסף, הרגולציות העולמיות כגון Sarbanes-Oxley , HIPAA ואחרות, מכריחות ארגונים בעלי שירותי IT מוגבלים להשתמש בפקסים כפלטפורמת שליחת מסמכים בעלי רגישות גבוהה.

האתגר בפניו עומדים המנמ"רים הוא יישום ארכיטקטורת פקס מיושנת בסביבת עבודה מודרנית בה אחוז גבוה מהעובדים נמצא מחוץ למשרד מטעמי חסכון וייעול, וסביבת הענן והתקשורת ע"ג האינטרנט הן חלק אינטגרלי בתהליכים אלו. התשובה לכך היא שרת פקסים ארגוני בסביבת ענן.

כאשר בוחנים שרת פקס ארגוני בסביבת ענן כדאי להתייחס למספר אספקטים חשובים, ביניהם התאמה של שרת הפקס אל מרכזיית ה-IP של הארגון, התאמה אל Media Gateway הממיר פרוטוקול IP אל רשת הטלפוניה, או יכולת תקשורת בערוצי SIP ישירות אל ה- ISP המשרת את הארגון.

אחד היתרונות הבולטים של שרת הפקסים בענן הוא תקשורת היברידית המאפשרת שילוב ומעבר אוטומטי בין רשתות הטלפוניה והאינטרנט, ניהול עומסים וגלישת פקסים, גיבוי והמשכיות עסקית.

מאחר ושרת הפקס פועל בסביבה וירטואלית, הוא חייב לעבוד תחת מערכות ההפעלה הוירטואליות הנפוצות, לתמוך בכל תצורות הענן כולל אפשרויות ניהול, אחסון וגיבוי, לאפשר גישה למשתמשים מרוחקים, ולהבטיח זמינות ונגישות.

השרת מהווה פלטפורמה חשובה לשינוע מסמכים בארגון וכדי לנצל את יכולותיו הרבים חייבים לדאוג ליישום קל שאינו מצריך שינוי בהרגלי העבודה של המשתמשים, יישום המאפשר התממשקות מלאה ופשוטה למייל, ושליחה של כל סוגי המסמכים.

כמו כן, מומלץ לוודא ששרת הפקס מכיל מנגנונים חשובים כמו הפצת מסמכים אוטומטית מיישומי ליבה ארגוניים כמו מערכות ERP ,CRM ו-ECM, שידור פקסים מרוכז, מערכת מיזוג דואר חכמה, יכולות פקס בהזמנה (FOD), מענה קולי אינטראקטיבי (IVR), אישור מסירה בפקס חוזר (על פקס שהגיע), וכמובן איכות שליחת פקסים ברמה גבוהה כדי למנוע שידורי פקסים חוזרים. יצרני שרתי הפקס המובילים בעולם משקיעים רבות בשיפור מנגנוני שליחת פקסים על ידי בניית אלגוריתמים חכמים בשילוב עם נתונים היסטוריים של שליחת פקסים, ועל ידי כך מנתבים את הפקס היוצא ליעדו בדרך היעילה ביותר.

גם בשרתי פקסים קיימת חדשנות, לאחרונה גיליתי יצרן אשר מאפשר לשלוח פקס יוצא עם הדפסה של בר-קוד אשר מכיל מידע על מקבל הפקס. לדוגמה לקוח מבקש מחברת האשראי שרות מסוים והמוקדן שולח אליו את הטופס המתאים למילוי ומבקש ממנו להחזיר את הטופס הממולא בפקס.

כאשר הטופס חוזר אל שרת הפקסים בחברת האשראי, השרת קורא את הבר-קוד ויודע את פרטי השולח. כעת ניתן להעביר את הטופס הממולא לאדם המתאים בארגון ולתייק אותו. מנגנון זה מייעל באופן אמיתי את פעילות מרכז השירות, חוסך לארגון כסף, ומשפר את יעילות.

הכותב הוא מנכ"ל חברת יוניפורט, המתמחה בתחום שרתי הפקס בסביבת ענן