ניהול פרויקטים ב IT

הפרויקט הראשון בהיסטוריה שמתועד הוא בריאת העולם. מנוהל Top Down – תחילה אור וחושך , שמים וארץ, ים ויבשה ואח"כ הצמחייה, הכוכבים והירח, בעלי החיים והאדם.

השלבים ברורים – "וירא אלוקים כי טוב…ויהי ערב ויהי בוקר…" – עוברים לשלב הבא כאשר השלב הקודם הסתיים בהצלחה. אין אפיון פונקציונאלי ומסתמכים על אבולוציה. השאלה – האם הפרויקט הצליח?!

הפרויקט שהצליח
הפרויקט הראשון המתועד שהצליח – הקמת תיבת נח. בזכות האפיון הפונקציונאלי המדויק חסר שינויים – "עשה לך תיבת עצי גופר… וזה אשר תעשה אותה שלוש מאות אמה אורך התיבה, חמישים אמה רוחבה ושלושים אמה קומתה…". ביצוע מדויק של האפיון – "ויעש נח ככל אשר צווה אותו אלוקים כן עשה..". צוות מצומצם עם אנשים מוכשרים – פרויקט של אדם אחד.

הפרויקט הראשון שהצליח לי – הקמת מערכת מחוללת שכר לצה"ל– פתרון חדשני לחישוב שכר נכון ובזמן עם יכולת חישוב רטרואקטיבי מלא המתבסס על נתוני כוח האדם השלישותי. הפרויקט כלל: הקמת המנגנונים, טיוב והסבת הנתונים, כתיבת החוקה והפעלת שכר הקבע. לו"ז של 18 חודשים והשקעה של 60 שנות אדם. המערכת הופעלה מבצעית באיחור של חודשיים (!!!)- ביוני 1979, זכתה לשבחים רבים ובפרס איל"א היוקרתי לאותה שנה ופועלת בהצלחה עד היום!!!

תמצית התובנות להצלחה:
•    דע עם מי אתה "יוצא לקרב" – מנהל פיתוח וצוות פיתוח מוכר, מנוסה ומוכשר למשימה
•    ניהול פרויקט לפי מתודולוגיה מודרניות הכוללת: תכנון ומעקב לוחות הזמנים, אבני הדרך לביצוע, ניהול שינויים, ניהול סיכונים.
•    ומחויבות ההנהלה מראש האגף ודרומה להעמדת כל המשאבים לטובת המשימה.

הפרויקט שנכשל
הפרויקט הראשון המתועד שנכשל – מגדל בבל  "הבה נבנה לנו עיר ומגדל וראשו בשמים". הדרישה בסיסית ופשוטה: "…פן נפוץ…" אך הפתרון לא ניתן למימוש: "נבנה לנו עיר ומגדל וראשו בשמים". הפתרון נבחר כי הטכנולוגיה כבר הייתה שם – לבנים, והסיבה לכישלון לפי התורה הינה: "…אשר לא ישמעו איש שפת רעהו".

הפרויקט שנכשל אותו בחנתי בזמנו, היה חידוש מערכת Legacy בחברה, נמשך שבע שנים והופסק לאחר השקעה המוערכת בכ-30 מיליון ש"ח (100 ש"א).

מהניתוח ניתן ללמוד ששלבי פיתוח המערכת התבצעו לפי מחזור חיים מקובל: עיצוב, פיתוח, הסבה ובדיקות, שלבים טכנולוגיים מקצועיים  המבטאים מקצועיות וניסיון. בשלבים אלה ניתן למצוא: תיקי עיצוב ותכנות, החלטות על סביבת העבודה, החלטות על פיתוח מערכת Workflow , פיתוח ממשקים עם מערכות תשתיתיות שפותחו במקביל והתמודדות עם אלמנטים טכנולוגיים חדשים לחלוטין. פותחה מערכת עובדת המבצעת פונקציונאליות מוגדרת כתוצר הפרויקט.

למרות זאת לא היה ברור מי מנהל הפרויקט? מנהל הפיתוח או ראש האגף. לא הייתה התייחסות מספקת לנושאים כמו: ההסבה וטיוב הנתונים, ההרצה במקביל, העלייה לאוויר, ולא לתחומים נוספים בניהול הפרויקט: ניהול האיכות, ניהול הסיכונים והמוכנות הארגונית – ארגון ושיטות וניהול השינוי.

ניהול פרויקטים במערכות מידע עם ערך עסקי

המטרה הקלסית של ניהול פרויקטים במערכות מידע היא העמידה ב "שילוש הקדוש" של עמידה בלוח הזמנים, בתקציב ובפונקציונאליות, בקדקוד הפירמידה שהמשולש הקדוש הוא בסיסו אנו מוסיפים את הערך של הפרויקט לעסקי החברה.

במודל ה-ITCMF היכולת הקריטית Programme and Project Management) PPM), מוגדרת רמת ניהול פרויקטים והתוכניות ב-IT  ע"י המודל ב-5 רמות בגרות כדלקמן:

אבני יסוד במודל המבטיחים ניהול פרויקט מוצלח:
•    סטנדרטיזציה של תהליכי ניהול פרויקטים
•    תהליכים לשיפור מתמיד
•    כלים לניהול פרויקטים בשימוש הארגון
•    ניהול איכות
•    תהליכי למידה ותחקור
•    ניהול סיכונים ושינויים
•    מבנה ארגוני ונהלים ארגוניים
•    ניהול ומערבות בעלי העניין בפרויקט
•    תהליכים להגדרת הדרישות והצרכים של תחום ניהול הפרויקטים

מרבית ארגוני ה-IT אותם פגשתי במהלך השנים ממוצבים בסביבת רמה 2 הבסיסית והמלצתי לכל היא להתקדם בתהליך שיפור מתמיד לרמה 3 רמת הביניים ובהמשך לרמה 4 המתקדמת.