ניהול סיכונים – מהתאוריה לפרקטיקה, על קצה המזלג

מינו אותך להטמיע תהליך חדש בארגון: ניהול סיכונים בפרויקטים, אין לך ניסיון בכך, מה הצעד הבא? אנחנו כאן כדי לעזור ולהוביל אותך בתהליך, צעד אחר צעד, בהתאם לקווים המנחים של ה®PMBOK, בשילוב ניסיוננו המעשי.

מחויבות הנהלה
תחילה, חשוב ביותר להשיג את תמיכת ההנהלה, בלי תמיכה זו יהיה קשה יותר.

ההנהלה תדאג לכך כי הנושא יזכה לתשומת לב וכי הגורמים הרלוונטיים ישתפו פעולה.

טיפ: בקש מהנהלת הארגון להוציא מכתב וליידע את כלל הגורמים לגבי תפקידך החדש.

הגדרת צוות ניהול סיכונים
הגדרת צוות ניהול סיכונים על מנת להבטיח כיסוי מיטבי של 'אזורי הסכנה' ולעזור לך להתמודד עם הסיכונים בתחומים השונים.

טיפ: מכיוון שסיכונים עשויים להתייחס לתחומים רבים, כדאי לבנות צוות מולטידיספלינארי של נציגים מתחומים שונים, למשל בפרויקט תכנה אלו יכולים להיות, ראש צוות אפיון, ראש צוות פיתוח, איש תשתיות, עו"ד, נציג מהכספים וכיו"ב.

איתור סיכונים
כעת נאתר, נגדיר ונתעד אילו סיכונים עלולים להשפיע על הפרויקט. איתור סיכונים יתבצע על בסיס דיון משותף של צוות ניהול הסיכונים אותו הגדרת מקודם. התוצר של תהליך זה הוא רשימת סיכונים: Risk Register.

טיפ: ניתן להיעזר בכלים כגון ניתוח SWOT, טכניקות של דיאגרמות קשרים, ניתוח הנחות עבודה, ניתוח תכנית העבודה, WBS , לו"ז וניתוח נתיב קריטי, מערכות ותהליכים עסקיים ועוד.

ניתוח סיכונים
בואו נעשה קצת סדר. בשלב זה יש לבצע ניתוח איכותי שמהותו תעדוף סיכונים לצורך קבלת החלטות ולצורך מענה לסיכונים בהמשך הדרך. הניתוח מתרחש באמצעות מכפלה של אומדן הסתברות הסיכון (P for Probability) באומדן השפעות (I for Impact). מומלץ שהאומדנים עצמם יהיו ציונים בסקלה של 1-3 או 1-5 (על הסקלה להסתיים במספר אי זוגי, על מנת שיהיה לה ציון אמצע).

ניתן ומומלץ לשייך כל סיכון לקטגוריה מקצועית: סיכון פיננסי, סיכון טכנולוגי, סיכון משפטי וכדומה. הרעיון בשלב זה הינו, שמעבר לסיווג לקטגוריות ולתעדוף הנ"ל באמצעות הציון המשוקלל, מקצים לכל סיכון איש מקצוע אחראי, שהינו מקצוען בקטגוריית הסיכון (למשל עו"ד שיטפל בסיכונים המשפטיים), אותו איש המקצוע יוביל בהמשך את המענה לסיכון, כמו גם את הבקרה השוטפת על הסיכון. ניתן גם לבצע ניתוח נוסף וכמותי של הסיכון, מבחינת השפעתו על מטרות הפרויקט (למשל, אומדן חריגה כספית מתקציב במידה וסיכון מתממש), על מנת לתמוך בקבלת החלטות.

טיפ: יש לשאוף להגדיר סיכונים מוחשיים העומדים בפני הפרויקט ולא לנהל סיכונים תיאורטיים.

הכנת תכנית מענה לסיכונים.
זה עתה הגעת לתהליך הכי חשוב, בלעדיו אין טעם בכל תהליך ניהול הסיכונים. הכנת דרכי פעולה שיפחיתו את האיומים על מטרות הפרויקט (למשל מטרה של מסירת מוצר טכנולוגי מוצלח העומד בקריטריוני ביצוע או מטרה של עמידה בלו"ז). אילו תכניות פעולה תציע על מנת להתמודד עם הסיכון?

טיפ: חשוב להקצות אחראי למענה לסיכון (Risk Response Owner), שכאמור, כדאי שיהיה איש המקצוע האחראי לתחום מהתהליך הקודם וכן תאריך יעד(Due Date) ליישום המענה.

P.M. Team Ltd הינה ספקית שירותים מקצועיים שמתמחה בתהליכי ניהול סיכונים, ניהול פרויקטים ושירותי PMO למגוון רחב של תעשיות ותחומים, המציעה גם מגוון קורסים והדרכות הכוללים קורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה למבחן ה®PMP, קורס לניהול פרויקטי תוכנה ומערכות מידע, סדנת ניהול סיכונים וסדנאות מנהלים ועובדים בתחומים שונים.

מידע על חברת P.M. Team Ltd – ניתן למצוא באתר האינטרנט http://www.pmteam.co.il
מידע על מגוון הקורסים וההדרכות שלנו: http://www.pmteam.co.il/training

בהצלחה, צוות הכותבים:
דן ברזילי, PMP, מנכ"ל חברת P.M. TEAM LTD, מייל: [email protected]
יניב לוי צדק, PMP, מנהל פרויקטים וPMO בחברת P.M. TEAM LTD, מייל: [email protected]

*המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד אך מיועד לנשים וגברים כאחד. *