MDM מה?

מאת אודי שמעוני, מנכ"ל BTS – פתרונות עסקיים טכנולוגיים

בסביבה עסקית כה תחרותית יש צורך לתת מענה לצרכיו של הלקוח כמעט ברמה האישית. מה שמחייב כל ארגון להיות יותר ממוקד לקוח הן מבחינה תהליכית עסקית והן מבחינה טכנולוגית. MDM (ר"ת Master Data Management) מהווה תשתית המכילה תהליכים וכלים לאיסוף מידע על יישויות הליבה של הארגון (כגון: לקוח, מוצר, עובד, ספק), ויצירת פרופיל אחד ויחיד של כל  אובייקט בארגון, הנחשב מלא, אחיד ועדכני ביותר.

למה MDM?
לקוח הזמין שדרוג  לרכיב תוכנה ורכש גם מספר תוכנות נלוות. חצי שנה לאחר מכן, מתקשר נציג מכירות ללקוח ומציע לו לשדרג את המערכת שברשותו (לאותה גרסה). מחלקת השיווק יצאה בקמפיין דיוור רחב היקף. מבדיקה שנעשתה לאחר מכן הסתבר שמספר לקוחות קבלו את אותו דיוור פעמיים, כתוצאה מכפיליויות במערכות. חלק מהחומרים השיווקיים לא הגיע ליעדם כתוצאה מכתובות שגויות ושינויים שקרו אצל הלקוח שלא היו מעודכנים בכל המערכות באותה מידה

המערכות בארגון משרתות פונקציות עסקיות (שיווק, מכירות, כספים), לרוב פועלות באופן עצמאי ע"פ תהליכים עסקיים חלקם משותפים, חלקם ייחודיים. כתוצאה מכך נוצר מצב  שהמידע על יישיות הליבה אינו אחיד ומפוזר. לא פעם, גם מתגלת סתירה בין מקורות המידע השונים.  בעיות מסוג זה אופייניות  גם בזמן מיזוגים ורכישות. כאשר לכל אחד מהארגונים מערכת ליבה משלו.

MDM הפתרון
יישום MDM בארגון אינו פרויקט טכנולוגי בלבד וחייב להעשות בשיתוף פעולה עם הגורמים העסקיים הרלוונטיים. הסיבה ליישום כזה ומטרותיו צריכים להיות ברורים הן מבחינה עסקית והן מבחינה טכנולוגית. היישום יכול להתבצע לגבי יישות ליבה אחת (למשל לקוח) או מספר ישויות (לקוח, מוצר, עובד) בהתאם למוכנות הארגון. שלבים מרכזיים ביישום:

שלב 1: הגדרת מקורות המידע
הגדרת מקורות המידע בהם נמצאים הנתונים הרלוונטיים של יישויות הליבה. מקורות המידע יכולים להיות פנימיים ו/או חיצוניים לארגון.

שלב 2: בנית מנגנון לבקרת נתונים Data Governance
חלק חשוב בתהליך הינו יצירת מנגנון בקרת הנתונים. מנגנון זה מתיחס למחזור החיים של המידע וכולל נוהלים ותהליכים לניהול כל האספקטים הקשורים במידע: הגדרה, יצירה, בעלות, אופן בקרה, חשיפה, ומחיקה.

שלב 3: בנית מודל נתונים לוגי ופיזי
בשלב זה יש להחליט אילו נתונים ירכיבו את פרופיל היישות שתאוחסן ב- MDM. נתונים אלו בדרך כלל כוללים נתונים מרכזיים וחשובים לגבי אותה יישות ו/או הנצרכים ע"י יותר מ"צרכן" אחד.

שלב 4: טיוב נתונים Data Quality

תהליך זה כולל בדיקת שלמות, אמיתות ואחידות הנתונים בכל אחד ממקורות המידע. כחלק מהתהליך נדרש למקסם את איכות הנתונים. מיזוג נתונים באיכות ירודה והפצתם לכל "צרכני" MDM עלולה לפגוע בארגון ובביצועיו. כללית אין להסתפק בטיוב הנתונים הקיימים אלא לבצע שינוים נדרשים בתהליכים העסקיים על-מנת למנוע השנות של הבעיות שהתגלו לשמור על איכות הנתונים באופן שוטף.

שלב 5: אחידות בין מקורות המידע  Standardization & Harmonization
על מנת לבצע אינטגרציה של נתונים ממקורות שונים יש לוודא שאנו משווים בין אותם סוגי ערכים. למשל: הפורמט של כתובת חייב להיות  אחיד בין מקורות המידע, כנ"ל רשימות ערכים (LOV) של אותם שדות (כגון: מומחיות, סוגי מוצר).