האם אתה יודע מהן הוצאות ה-IT שלך?
עם הבנה טובה יותר של תזרים ההוצאות שלהם, ארגוני IT יכולים להתחיל לחסוך באמת ● מנכ"לים בארגונים עסקיים רוצים לדעת יותר על הרכב ההוצאה, ממה היא נובעת, ובעיקר - כיצד ניתן לחסוך ● יש כיום בשוק כלי IT, שנועדו לסייע למנהלים בארגונים למדוד את הוצאות ה-IT שלהם, ולהפוך בכך את תקציב המיחשוב לדינאמי
שליטה וניהול הוצאות של תקציב ה-IT היו מאז ומתמיד החלום הרטוב של מנהלי ארגונים ובעלי עסקים. אלא שבמשך שנים רבות, השאיפה הזו לא ניתנה למימוש. כאשר היו נשאלים אודות תקציבי ה-IT שלהם, המנמ"רים סיפקו נתונים, ציירו גרפים והכינו מצגות יפות, אבל האמת היא שהם בעצמם לא ידעו מהן ההוצאות שלהם.
בעבר, כשהמנמ"ר לא סיפק ניראות טובה לגבי הוצאות ה-IT, הדבר לא הזיז לבעלי המניות", אמרה ברברה גומולסקי, אנליסטית בכירה בגרטנר (Gartner), "לפיכך, כמעט ולא היה קיים בנושא לחץ על מחלקות ה-IT. לבעלי המניות לא הייתה כל דרך לבדוק את הנושא. אבל כעת", אמרה גומולסקי בראיון ל-InformationWeek, "אם המנמ"ר לא בא עם הסברים טובים ומספקים להנהלה לגבי הוצאות ה-IT שלו, בעלי המניות יכולים לברר בקלות ולהגיע למסקנה שניתן לקבל שירותים ומוצרים מסויימים באופן זול יותר".
עם הבנה טובה יותר של תזרים ההוצאות שלהם, ארגוני IT יכולים להתחיל לחסוך באמת. מנכ"לים בארגונים עסקיים רוצים לדעת יותר על הרכב ההוצאה, ממה היא נובעת, ובעיקר – כיצד ניתן לחסוך את חלקה או כולה.
הצורך הזה גובר בעיקר לאור המגמות של המעבר לעולם המיחשוב הנייד וחדירתם הגדלה של הטלפונים החכמים לארגונים. המנכ"ל מבין שמדובר בתופעה חשובה, אבל מנגד הוא רוצה לשלוט על הוצאות התקשורת הארגונית, יודע שאם לא שולטים בהוצאות התקשורת, הדבר עלול לגרום לחור שחור תקציבי. המנכ"לים רוצים לראות את התמונה הגדולה. הם שואלים שאלות קשות על הוצאות, קבועות ומשתנות, ומחפשים דרך לצמצם אותן.
האנליסטית גומולסקי מספרת, כי המנהלים בבנקים מתקשים לקבל הסברים על הוצאות ה-IT שלהם. "לא ברור לנו למה הוצאות ה-IT גדלות כל הזמן", אמרה אחת מהדירקטורים בבנק גדול בצפון אמריקה, "טכנולוגיה יכולה להיות לפעמים תחום עלום עבור אנשים שלא ממש מבינים בתחום". כל מי שנמצא בענף ה-IT לא יכול שלא להסכים איתה.
מציאות זו הצמיחה שוק של כלי IT, שנועדו לסייע למנהלים בארגונים למדוד את הוצאות ה-IT שלהם. "עם כלים נכונים", אמרה גומולסקי, "תקציבי המיחשוב בארגונים יכולים להיות דינמיים והמנמ"רים יכולים להפנות משאבים למשימות שקודם לכן הם חשבו שלא יוכלו להקצות לכך תקציב".
החידוש הגדול, לדברי האנליסטית, הוא שהכלים הללו מוצאים את ביטויים בענן, במודל תוכנה כשירות, SaaS. "ארגונים יכולים להטמיע יישומים שונים, מבלי שאלה יישבו פיסית בארגון שלהם, ולשלם עליהם תמורת השימוש בלבד", אמרה גומולסקי. אחד היישומים שהוטמעו בארגון פיננסי גדול בארצות הברית, היה כזה שיודע לתת ללקוחות חיווי מלא עבור צריכת הדלק שלהם. כך, היה יכול הארגון לנהל טוב יותר את תקציב האנרגיה שלו.
לא רק המנהלים בארגונים רוצים לדעת יותר אודות תקציבי המיחשוב בארגונים, אלא גם המנמ"רים. הם מבינים היום שבניית תקציב באופן שקוף יותר, תביא לכך שהם יוכלו לנצל אותו בצורה טובה יותר. בדרך זו, הם יוכלו לערוך תחזיות מדוייקות יותר, ולמטב את כלל משימות האגף שבראשותם.
בעזרת יישומים היושבים בענן, סיכמה גומולסקי, "המנמ"ר יכול לספק להנהלה נתונים בשפה שהם מבינים, ובדרך זו לצמצם את היקף חוסר ההבנות. זאת ועוד, מיקוד ההוצאות יכול לאפשר למנמ"ר לגלות תחומים חדשים שבהם הוא לא היה בעבר, ולהשקיע בהם".
השורה התחתונה: ניהול פיננסי של הוצאות ה-IT הוא צורך השעה. היום, יותר מתמיד, יכולים המנמ"רים ליישם כלים שיסייעו להם בקיצוץ בהוצאות ובניצול תקציבי ה-IT שלהם בצורה יעילה יותר. כלים אלה מצויים במיחשוב ענן ובמודל תוכנה כישירות.
זו בדיוק הבעיה מנהלי מחפשים לראות איך אפשר לחסוך בהוצאות ה- IT במקום לראות ולבדוק מה תועלת העסקית של ה- IT. הוצאות ה- IT נועדו לשרת את היעדים האסטרטגיים והיעדים התפעוליים של הארגון. כמה ארגונים באמת מנהלים, אם בכלל, איזה שהם מדדים תפעוליים ( KPIs) באופן שניתן למדוד את השיפור בביצועים כתוצאה מהחדרת / שימוש במערכת מחשוב. מנסיון שלי ,חלק אם לא רוב הארגונים שהחדירו מערכות מידע : 1. לא ניהלו סט מדדים שבדקו את המצב לפני ואת המצב אחרי. החדרת / הקמת מערכת מחשוב 2. הם לא מסוגלים לבצע בידול בין ההשפעות השונות של מרכיבי השינוי כפי שמתבטאים ב- KPIs לא מנהלים את התהליך. לא מנהלים מדדים למשך תקופות 3. יש סטיגמה שה- IT זו הוצאה ולכן צריך לקצץ. לתפיסתי חלק נכבד ממה שנחשב הוצאות מחשוב הוא השקעה, שצריך למדוד בצורה מושכלת את ההחזר על ההשקעה. 4. חלק מהארגונים / מנהלים חוו חוויות "קשות" של ישום מערכת מחשוב, ובמקום לנצל את ההשקעה שכבר בוצעה, הולכים ל"נוח". פרויקט ERP לא מסתיים עם העלייה לאוויר. הוא רק מתחיל. חלק גדול מהארגונים לא מבין זאת, ולא מנהל את פרויקט ה- ERP כמנוף לשיפור לאורך זמן. 5. לא מנרמלים את ההוצאות. כלומר לא בודקים את ההוצאות באופן יחסי, למשל: 6. TCO. כלומר עלויות המחשוב לעובד. הוצאות המחשוב יכולות גדול אבל גם מספר המשתמשים, כך שהעלות לעובד / משתמש יורדת. 7. % הוצאות המחשב ממחזור הפיננסי של הארגון 8. לא מבצעים bench mark מול ארגונים דומים בארץ, באירופה, בעולם. דומים: סוג עסק, מחזור מכירות, מספר עובדים, מספר משתמשים ועוד. 9. לא בודקים את שביעות רצון הלקוחות / משתמשים. את התפיסה של קיצוץ הוצאות ה- IT מובילים CFO שאינם רואים / מבינים את התועלת העסקית של ה- IT, אלא רק את השורה התחתונה בספרים של סעיף ההוצאה. אין בכל מה שאמרתי ניסיון להגיד שלא צריך לנהל את הוצאות המחשוב באופן יעיל וטוב. לגבש KPIs אופייניים לארגוני IT, חלק מהם צוינו לעיל. ולבדוק אותם לאורך זמן. הארגון וה- IT שלו צריכים לאמץ את גישת ה- Balanced Score Cards בכך שיחידות עסקיות וה- IT חגבשו מדדי הצלחה משותפים. באופן שההצלחה תהייה משותפת. יכולה להיות עליה בהוצאות המחשוב ומצד שני שיפור משמעותי בתפעול העסקי. שווה ! לא ?