פורטל ארגוני? תתקדמו לדור הבא!

מאת צביקה דיין, סמנכ"ל חטיבת הפורטלים ב-Netwise

בעידן הפייסבוק, הרשתות החברתיות והזמינות הסלולרית, הפורטל הארגוני מקבל משמעויות נוספות ומגוונות. הדור הקודם של הפורטל הארגוני, שכלל עמוד אינטרנט פנימי עם עדכונים וחידושים הנוגעים לעובדים, כבר נחשב לפאסה. גם בארגונים גדולים ומתקדמים, בהם יש אפשרות לתאם Car Pool או אפילו לקבוע מועד טיפול למכונית הליסינג יש צורך במערכות מתקדמות יותר. אז מהו הפורטל הארגוני של 2011?

לא רק מקור למידע וניהול מסמכים
הפורטל הארגוני החדש הוא לא רק מקור מידע לעובדי הארגון, אלא מערכת רב-ערוצית  העוסקת בנושאי הליבה של הארגון. כך הופך הפורטל ממערכת Nice to have למערכת נצרכת, נדרשת ומחייבת בכל ארגון. הפורטל מאפשר ניהול יעיל ומקצועי של המשאבים החשובים ביותר בארגון – העובדים! עם הפורטל החדש מתאפשר טיפול יעיל ומהיר בעובדים ובמנהלים:

•    העובדים

o    יצירת שולחן עבודה ארגוני, המרכז את הגישה של העובד למערכות המידע הארגוניות להן הוא זקוק במסגרת עבודתו. בשולחן זה מוצף מידע רלוונטי וחשוב מהמערכות הארגוניות, החוסך לעובד כניסה לאפליקציות השונות. לדוגמא, למנהל המכירות יוצפו ממערכת ה- CRM עשרת ארועי המכירה "החמים" ביותר להם צריך לתת תשומת לב.
o    ניהול הידע הארגוני – לשיפור ביצועי העובד.

•    היחידות הארגוניות – באמצעות הפורטל ניתן להקים אוסף של אפליקציות ארגוניות המאפשרות ניהול יעיל וחכם המשתף מידע עם הגורמים הרלוונטיים בארגון, כדוגמת:
o    מערכת ניהול חוזים
o    מערכת לאיסוף וניהול מידע עסקי ותחרותי
o    אפליקציה סלולרית מבוססת יכולות הפורטל לטובת קבלת החלטות מהשטח
o    אפליקציה לאיסוף וניהול ביצועי העובדים

•    מערך ההדרכה – העלאת תוכן בפורמט של טקסט או וידאו ולשייכו לחתכים ארגוניים שונים, דבר המשפר את יכולות ההדרכה האישיות של העובד ומשמר עבורו את הידע המודרך בפורטל .

•    מנהלי הביניים – תמונה ארגונית מלאה למנהלים על סטטוס התהליכים הרצים במקביל בארגון, כולל ניתוח ואחזור המידע בצורה גרפית, טבלאית וקבלת נתונים ברמה המסכמת וברמה הפרטנית.

•    ההנהלה –  קבלת נתונים מעובדים ממערכות שונות בפורמט של גרפים ושעונים, המצביעים על עמידה ביעדי החברה השונים, כולל אפשרות ל- drill down לכל מערך הנתונים על מנת לאבחן ולטפל בבעיה.

רשת חברתית פנים ארגונית
באזז הרשתות החברתיות לא פוסח גם על הפורטל הארגוני – כל עובד יכול להקים אתר אישי המכיל את המידע הרלוונטי עבורו. מאחר והרשת החברתית בפורטל מכילה מידע פרסונלי רב אנו זוכים ליכולות רחבות של איתור ואחזור מידע לפי פרופילים ומאפיינים. ניהול נכון של הרשת החברתית בפורטל מאפשר ניהול מידע פורמלי וא-פורמלי המחזק את הארגון, את הקשר בין המנהלים לעובדים ובין העובדים עצמם. מעבר לחשיבות בשיתוף הידע המקצועי של העובד ברשת החברתית, קיימת חשיבות לא פחותה בשיתוף המידע הקשור לעיסוקים, התחביבים והעוצמות של העובד מעבר לפעילותו במקום עבודתו. הרשת החברתית הפנים ארגונית מאופיינת בכלים ויכולות המוכרות:

•    WIKI
•    פורומים
•    בלוגים

לסיכום, הפורטל הארגוני החדש, אחסון המידע, איתורו וניהול המסמכים עברו שינוי משמעותי – לא עוד דפדוף אינסופי בתיקיות בכדי לשמור מסמכים, אלא תיוק מוכוון metadata ותגיות, תיוק בשיטת drag & Drop, ותיוק מידע לא פורמלי (Wiki, בלוגים), שמירת גרסאות וכד' – כל אלה ואחרים מייעלים את זמן אחסון המידע ואיתורו, ובכך חוסכים זמן יקר. הפורטל החדש הוא מערכת רב-ערוצית, שהופך למחויב המציאות עבור ארגונים שרוצים בידול וערך תחרותי.

לפרטים נוספים וייעוץ – צביקה דיין