לקראת אירוע | "משרד ללא נייר" – הרווח כולו של הארגון

הפרויקט "עץ לכול תושב" של קק"ל, התורם את תרומתו החשובה להגדלת מס' העצים על כדור הארץ שלנו, עומד בסתירה להתייחסות של מרבית הארגונים לכריתת עצים במקום אחר על הכדור. עצים נכרתים מידי יום לטובת ייצור הנייר בו משתמש הארגון בכמות נדיבה ובזבזנית וזאת למרות השינויים בחקיקה וההתפתחות הטכנולוגית.

הידעת ש?
ביד אחת הארגון נוטע עצים במאבק על ההתחממות הגלובלית וביד השנייה כורת עצים ופוגע בסביבה. הנזקים לסביבה עקב השימוש הרב בנייר אינם מסתכמים רק בכריתת העצים. הידעתם (לדוגמא) כי מחסניות הדיו משאירות עקבות כימיות בקרקע לאחר הטמנתן? בהיבט הכלכלי שימוש בנייר גוזל מקופת הארגונים מיליוני שקלים ואם ניקח בחשבון את עלויות הנלוות כמו רכישת קלסרים, ארוניות, קרטונים זמן חיפוש מסמכים – נגיע לעלויות אדירות המטפסות מידי שנה.

אז למה זה לא קרה?
מחשבים, לא זו בלבד שלא תרמו לצמצום השימוש בנייר, דווקא תרמו להגברת השימוש בו, וזאת כתוצאה משימוש לא מושכל באמצעי המחשב המתקדמים שברשותנו. עם המצאת האינטרנט והשימוש בדוא"ל, נכון היה לצפות שהשימוש בנייר יצטמצם בצורה משמעותית שכן משלוח מסמכים וקבלתם נעשים לרוב באמצעות הדוא"ל. שינוי זה לא התרחש משלוש סיבות עיקריות: הראשונה, מסמכים נושאי חתימת השולח דורשים את הדפסתם לצורך החתימה בכתב יד. פתרון הנותן מענה מלא לבעיה זו, הוא חוק "החתימה האלקטרונית" שמאפשרת לחתום על מסמכים (בדרגות אבטחה שונות) ללא צורך בהדפסתם.

הסיבה השנייה היא שעל מנת שנוכל לשלוח כל מסמך בדוא"ל יש לדאוג לכך שכל המסמכים ישמרו במחשב וניתן יהיה לאחזרם/לאתר אותם בצורה פשוטה ומהירה. כיום ישנן מערכות לניהול ואחזור מסמכים המאפשרות לכל משתמש בארגון לסרוק באמצעות סורק שולחני איכותי ולתייק את המסמך באופן פשוט וידידותי למשתמש.

הסיבה השלישית נובעת מכך שהחוק בישראל דרש לשמור כל מסמך בהעתק נייר שניתן יהיה להציגו כעדות בבתי משפט כמסמך מקור. תקנת העדות (העתקים צילומיים) משנת 2005 מהווה פתרון לעניין זה: בה נקבע כי "… מסמך סרוק של מסמך שבוער מקורו, ישמש ראיה לכאורה בהליכים משפטיים אם נתקיימו בו הליכים הבאים" (כאן מפורטים התנאים הנדרשים לביצוע סריקה על פי התקנות). מכאן ואילך אין צורך לשמור מסמך העומד בתקנות הסריקה בנייר בארכיב ידני.

ארגונים אשר אימצו את החזון של "משרד ללא נייר" מעידים כי "המרשם להצלחה": מחויבות הנהלה לתהליך, הקצאת משאבים להטמעה והדרכה ובחירת מערכת ניהול מסמכים וחתימה דיגיטאלית התואמות את צרכי הארגון. ההשקעה בתהליך הוחזרה בתוך שנה עד שנתיים. מכאן ואילך הרווח כולו של הארגון!

לסיכום, מה מרוויח ארגון הפועל בעולם של "משרד ללא נייר"?
1. הפחתה בשימוש בנייר תביא לצמצום כריתת עצים- בכך נתרום להאטת ההתחממות הגלובלית והפחתת נזקים סביבתיים.
2. הקטנת השימוש בטונרים תתרום להקטנת הזיהום בקרקע.
3. חיסכון בעלויות הטיפול בנייר (אחסון,הובלה, הוצאות על מחזור)
4. זמינות ואחזור מהיר של מסמכים.
5. ריכוז, שימור ושיתוף המידע לצד אבטחת המידע.
6. חיסכון כספי עקב הפחתת רכישות נייר ,מדפסות, טונרים, תיקיות ושימוש בשטחי איחסון.
7. יעילות בעבודה השוטפת.
8. יציקת תוכן משמעותי לחזון "ארגון ירוק ".