לקראת אירוע ECM & DM 2011 | ניהול מסמכים ותוכן באמצעות Documentum – הדור הבא
הנציבות האירופית, בעידודו של הפרלמנט האירופי, מיישמת מדיניות לאירכוב אלקטרוני מקיף בעזרת Documentum
בוועידה השנתית לניהול מסמכים וידע, ECM & DM 2011, שתתקיים ביום חמישי, 14.4.11, באווניו שבקריית שדה התעופה, ירצה רונן ברונר, מנהל הפיתוח העסקי למגזר הציבורי ב-EMC Documentum, על הדור הבא של פתרונות ניהול תוכן שמיושמים כיום בארגונים בעולם. מוצרי Documentum, משווקים בישראל על ידי NessPRO, קבוצת מוצרי התוכנה של נס טכנולוגיות.
ניהול התוכן והמסמכים בארגונים עסקיים ובמגזר הציבורי בפרט הוא בעל חשיבות מכרעת. בארגונים אלו קיימים מסמכים משפטיים, מסמכים אינפורמטיביים, גרפיים, תמונות, שרטוטים, אימיילים, פקסים, קבצי וידיאו וסוגים נוספים של תוכן. כל מסמך עשוי להשפיע על ציבור שלם ולכן חשוב ביותר לוודא שהמסמכים מנוהלים, קרי – מאובטחים, שמורים ומגובים באופן שמאפשר יכולת איחזור גבוהה ומיידית. חוסר יכולת כזו עלול להביא לשיבושים בפעילותן של מערכות שכן מידע הנצבר אך שאינו מנוהל הנו שווה ערך למידע שאינו קיים. היכולת לספק שירות אמין לציבור או ללקוחות תלוי באיכות המידע המנוהל על מנת לאפשר את הנפקת המידע הנחוץ בזמן המתאים.
במגזר הציבורי האחריות היא כפולה, מחד לספק את השירות הטוב ביותר לציבור אך באותה עת תוך כדי אבטחת המידע והגנה על הציבור.
ארגונים רבים בעולם מיישמים כיום פתרונות של Documentum לניהול תוכן ומסמכים. דוקומנטום יצאה לאחרונה עם פלטפורמה מתקדמת לבניית פתרונות אשר מציגה תפיסה חדשה שבה מחד אין צורך לקודד לרוב ומצד שני אין המדובר בחבילת תוכנה סגורה, מעבר לכך הפלטפורמה מביאה פתרונות מן המוכן שפותחו על ידי שותפים לצרכים ומגזרים שונים כבסיס ליישום של אותם פתרונות אצל הלקוח.
דוגמא טובה לכך היא הנציבות האירופית, המעסיקה 25,000 איש, אחראית להגשת הצעות לחוקים אירופיים חדשים וליישום המדיניות הכלל-אירופית, וכן להוצאה הכספית של קרנות אירופיות. הנציבות האירופית, בעידודו של הפרלמנט האירופי, בחרה לאמץ מדיניות לאירכוב אלקטרוני מקיף. מדיניות זו מכסה את כל מחזור החיים של מסמך, החל מהפקתו, דרך רישומו, קבלתו ע"י הגורמים הנוגעים בדבר, שמירתו, ועד לגריסתו או להעברתו לארכיון היסטורי.
כדי לממש את מדיניותה בחרה הנציבות האירופית בטכנולוגיה של Documentum באמצעותה הם מנהלים כיום מיליוני מסמכים בנציבות האירופית.
קיימות דוגמאות רבות נוספות כיצד מסייעת הטכנולוגיה של Documentum למוסדות ממשל. כך, לדוגמא, באיטליה, תומכת פלטפורמת Documentum בדיגיטציה, איחסון ואיחזור של מסמכים של גופי ממשלה מה שמביא לשיפור ניכר בדיאלוג שבין האזרחים, בתי עסק ורשויות שלטון.
בישראל מיושמים פתרונות Documentum אצל עשרות לקוחות בכל המגזרים. לדוגמא במגזר הציבורי מספר לקוחות וביניהם משרד המשפטים,מבקר המדינה,משרד הביטחון,משרד ראש הממשלה ועוד. בחצי השנה האחרונה הצטרפו למשפחת לקוחות דוקומנטום 5 לקוחות חדשים!
