לקראת אירוע | שולחן עבודה למנהל – הפתרון לשילוב ולזמינות תובנות עסקיות לטובת המנהל העסוק
המידע הרלוונטי למנהל נמצא על עשרות מערכות מידע ארגוניות ואין לו את הזמן או המשאבים לחפש את המידע שהוא זקוק לו לצורך הניהול השוטף וקבלת החלטות. ריבוי המערכות הטכנולוגיות מוביל לכך שכל מערכת ואפליקציה עובדת אחרת וצורת קבלת המידע ממנה שונה. נוצר מצב שהמנהלים צריכים ללמוד להפעיל עשרות מערכות וכאשר לתוך המשוואה משתלבים גם נתוני BI, נוצר מצב של גודש במידע ובהמון עולמות תוכן.
עודף האינפורמציה המבוזרת מקשה למקד את המנהל היכן חשוב שיהיה וישפיע. בעל תפקיד בכיר עלול ללכת לאיבוד ואף לטבוע בתוך עולמות התוכן וקשה לו מאוד להתמקד במידע רלוונטי. גם אם מצליחים לפתור את עומס המידע על המנהלים, תהליך קבלת ההחלטות לא ממוחשב וקשה מאוד להפוך את המשימות לפעולות בשטח.
בפער שנוצר מעומס המידע והצורך לנהל בצורה ממוחשבת את תהליכי קבלת ההחלטות בארגון נכנסו שולחנות העבודה למנהלים, אחד התחומים בהם מתמחה אופיסופט במסגרת פעילותה בהקשר ה-BI כמיזם אסטרטגי. שולחנות העבודה משלבים מידע בתחום ה-BI לצד מידע מכלל מערכות הארגון. השולחנות מותאמים לבעלי תפקידים קונקרטיים: המנהל חשוף בשולחן העבודה למידע רלוונטי אליו – המידע כולו מוצג לו בתפריטים ובגלילה אשר מאפשרים לו לקבל מידע מיידי מכלל המערכות הארגוניות בצורה זמינה ולינקים למערכות חשובות שלא מציגות מידע בעמוד הראשי. בארגון כמות מערכות אדירה – שולחן עבודה אקטיבי נכנס למערכות קיימות וחדשות בצורה מלאה ואוטומטית.
בשולחן העבודה של המנהל יש אחידות בין כלל מערכות המידע וכל המידע מוצג בשפה משותפת אחת. למנהל לא משנה אם המידע מגיע ממערכות ה-SAP, ממערכות ה-BI או ממערכות השיווק של הארגון: כל המידע מוצג בתפריטים וכותרות ומידע גיאוגרפי מוצג על גבי מפות שמאפשרות למנהל לקבל את המידע הרלוונטי במהירות ובפשטות. המידע כולל גם מערכות מדדים ויעדים והמנהל יכול לקבל בכל רגע נתון בזמן אמת את מצב היעדים הארגוניים.
היתרון המרכזי במערכות שולחן העבודה היא היכולת לניהול תהליכים וניתן ליזום פעולות ותהליכי עבודה מתוך המידע המוצג במערכת. בלחיצת כפתור אפשר לבצע פעולות ומיד לעדכן מדד בדיקה שיאפשר לבדוק כיצד הפעולות השפיעו על התוצאות. יש מנגנון גנרי שיושב מעל מערכות קיימות ומסדר מידע קיים בצורה שנוחה למשתמש.
המסר העיקרי בשולחנות העבודה: המידע הנכון לאיש הנכון בפורמט הנכון. כך שולחן עבודה בחברת סלולר יהיה שונה משולחן עבודה בחברת מזון וגם בתוך הארגון עצמו שולחנות העבודה יהיו מותאמים לצרכי המנהלים השונים.
שולחן העבודה מכיל תיוג לדוחות ברמת תיוג שמאפשרת העברה מהירה ומדויקת של מידע – המטרה היא להנגיש מידע ארגוני ממערכות שונות על פי מידע עסקי. המערכת כוללת אלמנט מנוע חיפוש – כאשר המנהל מחפש ביטוי מסוים המערכת תמצא את המידע מכל מערכות הארגון, תזהה דוחות ותדע להבין משמעויות. המערכת כוללת גם מאגר מושגים ארגוניים, מציגה מידע מובנה לצד מידע לא מובנה ומציגה מידע על גבי מפות.
דוגמא לשולחן עבודה למנהלים שביצעה אופיסופט לאחרונה וכולל מידע בזמן אמת:
עולם קמעונאות – שולחן מנכ"ל יאגד כל מידע על פי תחומים עסקיים. בכל קטגוריה יש מידע רלוונטי ממערכות שונות בארגון – מכירות, מניה, עמידה ביעדים, לינקים, און ליין בסניפים מול יעד. ניתן לבצע תהליכים בה
מבחינתו של המנהל, שולחן העבודה הוא כלי לניהול תובנות עסקיות – כיוון שמנהלים לא נכנסים למערכות תפעוליות, הם חייבים לקבל מסקנות ותובנות בצורה ברורה ומהירה ולהניע בלחיצת כפתור ניהול תהליכים בארגון.
יישום נכון ומקצועי של שולחן עבודה למנהלים בארגון, מראה כיצד מיזמי BI משתלבים במהלך העבודה העסקי תפעולי השוטף בארגון באופן טבעי, ומאפשרים למנהלים ולארגון ליהנות באופן מעמיק ורחב מתובנות עסקיות רחבות הזמינות להם בזמן אמת, בפשטות ובידידותיות. השילוב בין התובנות למידע התפעולי השוטף המשולב בשולחן העבודה, אשר מקורו במערכות התפעוליות, מספק למנהלים כלי שליטה וניהול שמאפשר לשפר את התוצאות העסקיות.
