לקראת אירוע | דילמות בהכנת תכנית עבודה שנתית לבק"פ

מאת רו"ח שמואל רוזנבלום, CIA, LL.M, שותף ברוזנבלום-הולצמן, רואי חשבון

רקע
על פי חוק הביקורת הפנימית וכמקובל בפרקטיקה – מוגשת לוועדת הביקורת תוכנית עבודה שנתית. בתחילת כל שנת כספים. על פי רוב מבוססת התכונית על סקר סיכונים ייעודי. מתוך סקר הסיכונים נגזרת הצעה מפורטת של תוכנית הביקורת הפנימית. לפרקטיקה זאת של תוכנית מפורטת יש יתרונות של סדר וארגון (ואולי אף של שלמות הטיפול) אך בצד יתרונות אלה אנו מזהים מספר בעיות, עליהן יש ליתן את הדעת בהכנת התוכנית.

א.    גמישות התפעול
יתרון הביקורת הפנימית הוא בגמישות התפעול. להבדיל מראיית חשבון כחוק הביקורת הפנימית אינה יכולה לפעול תחת תכנון מדוקדק. מי שהתנסה בעבודה זאת יודע בדרך כלל איך מתחילה הביקורת אך איך היא מסתיימת…

חובה, איפוא, לנסח את תוכנית העבודה בסקפטיזם מסוים שיותיר מקום נרחב לגמישות.

חובה לוודא כי בידי המבקר האפשרות להרחיב ביקורת – הכל תוך כדי תנועה.

ב.    דילמות הקשורות לפרסום תוכנית הביקורת
קיימות בפרקטיקה 2 גישות עיקריות:
מחלקת ניהול המלאי אינה עתידה לדעת מראש כי היא תיבדק במהלך השנה.

מאידך, גישה הפוכה לחלוטין. אסכולה האומרת שתפקיד הביקורת הפנימית אינו לתפוס "חוטאים" אלא למגר "חטאים" או להיות כלי הנועד לנטרל אי סדרים, להגביר ציות לפעול לחסכון. לפי שיטה זאת ראוי דווקא לדווח מראש: "הביקורת הפנימית תגיע בחודש x" …. "שיכינו את עצמם הארגון ירוויח"!!

הנסיון שלנו הוכיח שיתרון דווח מראש למבוקרים – גובר על "חסרון" אובדן ההפתעה.

המבקר אינו "צייד גולגלות". כל רצונו הוא בשיפור הארגון.

(בתאגיד מבוקר בעל סניפים רבים וחברות בת בחו"ל הנהגנו פרקטיקה: בכל שנה מבוצעות ביקורות בכ- 3 סניפים ברחבי העולם. מודיעים לסניפים מראש על הביקורת ואף משגרים אליהם את תוצאות דוחות הביקורת בסניפים אחרים. הגישה היא להציג מראש, בטרם הביקורת – מה הן דרישות המבדק הפנימי התקינות והיעילות – שיתכוננו!).

ג.    ביקורות פתע – חובה
האקסיומה שלנו: תאגיד שאינו "מפיל" על הביקורת משימות בלתי צפויות מראש, במהלך שנת עבודה – אינו משתמש כראוי בכלי הביקורת הפנימית.

חובה להכין מרווח מסודר בתוכנית למשימות בלתי צפויות מראש.

"נייר הלקמוס" לבחינת מעורבות הביקורת הפנימית בארגון היא כמות המשימות הבלתי צפויות מראש! העדר פניות כאלה – יתכן ומעיד על ניצול בלתי נכון של הבק"פ.

ד.    זהירות ראויה בהכנת תוכנית העבודה
"טיפים" למבקרים:
לאור כל האמור, חשוב לציין בשולי התוכנית כי מימושה אינו וודאי. יש להדגיש בפני ועדת הביקורת כי התארכות טיפול בתחום מסוים או הסטת תוכניות בעקבות אירועים, עלולים לגרום לנושאים מסוימים להדחות.

נער הייתי וגם נוכחתי במקרים רבים בהם הושמעו טענות למבקר, להעדר טיפול בנושא שבתוכנית (שהתגלה אח"כ כבעייתי).

חשוב להדגיש כי אי עמידה במלוא התוכנית הינו לעיתים טבעי.

ה.    "סגולה" לעמידה בתוכניות העבודה השנתיות
בתאגיד מבוקר נהג יו"ר ועדת ביקורת להכתיב מראש 4 או 5 מועדים לישיבת ועדת ביקורת – לדיון בדוח המבקר.

האיש אינו מוכן להזיז תאריכים שנקבעו בתחילת השנה!!
במבט לאחור (8 שנות ביקורת) קשיחות שגרמה לכולם לעבוד במדורג כל השנה וליישם את מלוא תכנית הביקורת.

כולם "רצים" סביב לשעון. המבדק והביקורת הפנימית – נמצאים מורווחים.

ו.    "לאוורר" את סקר הסיכונים

בהכינך הצעה לתוכנית ביקורת שנתית אל תשכח לעיין בסקר הסיכונים. יתכן שכבר אינו רלבנטי!! לעיתים מזומנות רועשת העיתונות מליקוי שנחשף בתאגיד. על ליקוי זה לא חשבו בעת סקר הסיכונים. יהיה זה מגוחך לא להתחשב בשינויים. יש לרענן את סקר הסיכונים שהוא הבסיס לתוכנית הביקורת.

ז.    לסיכום: כמו בצ.ה.ל – כל תוכנית הנה הבסיס לשינויים.