ליקויים בראייה המערכתית

בהרצאה שנתתי השבוע באחד המוסדות האקדמיים השתדלתי להסביר למהנדסי תעשייה וניהול לעתיד מה הניע ארגונים לעבור ממערכות בדידות למערכות ארגוניות מסוג ERP. הקושי בהזרמת מידע בין המחלקות בארגון, כפילויות הנתונים וההתעסקות המעיקה עם ספקי תוכנה רבים הם רק ראשית הרשימה, והוא הביא לתהליך הזה, שנמשך כבר יותר מ-25 שנים. מערכת אחודה, של יצרן יחיד, וסביבה טכנולוגית אחת מסייעות להיפטר ממרבית הקשיים והכשלים הבלתי נסבלים שיוצר ערב רב של מערכות בדידות.

כדוגמה לטיעוניי נתתי את צה"ל – ארגון שהינו מגדל בבל, אולם לא של מערכות בדידות, אלא של מערכות ERP נפרדות. בשכונה מכנים זאת "הפוך על הפוך". בצה"ל יש כיום קרוב ל-10 מערכות ERP נפרדות, של שתי יצרניות שונות, ולא כולן מאותה גרסה. חלקן מושתתות על מערכת סאפ (SAP), כמו אלה המצויות בחיל הים ובפיקוד העורף, ואחרות, כגון אלה שנמצאות ביחידת מודיעין ובחיל האוויר, מושתתות על מערכת אורקל (ORACLE). הסטודנט הצעיר והתמים ניצב מופתע, מתקשה להבין כיצד מתחת ידיהם של מפקדים מתוחכמים בצבא מתקדם של מדינה טכנולוגית לכאורה יוצאת תוצאה שכזאת.

כמו בהרבה ארגונים, ריבוי המערכות בצה"ל הוא תוצאה של נסיבות מתפתחות. ההשלכות הלכו והעיקו על הפיקוד הבכיר, עד שב-2005 מינה הרמטכ"ל דאז, משה יעלון, ועדה בראשות אלוף שהמליצה על מהלך להאחדת מערכות ה-ERP. הייתה זו נקודת ההתחלה בתהליך עקלקל שסופו מי יישורנו. מחליפו, דן חלוץ, בעל האוריינטציה הטכנולוגית, נתן את האישור, דאג לתקציב ואף הקים מנהלת שמנתה כ-150 קצינים וחיילים. אגב, מוזר שבראשות הפרויקט הועמד סא"ל בלבד, משום שמדובר בפרויקט בעל משמעויות אדירות ותקציבים שמנים. ההערכות אז היו ששלב ההקמה של הפרויקט יצריך לבדו תקציב של כ-750 מיליון שקלים.

אולם, כשהגיע רמטכ"ל חדש – גבי אשכנזי – הוא ביטל את הפרויקט, ונימוקיו עמו. עובדה זו יצרה תנופה מחודשת להתפתחות מערכות ERP נפרדות. לפני כשנתיים הוקמה מערכת ארגונית נפרדת לזרוע היבשה, בהשקעה של מאות מיליוני שקלים. צה"ל הודיע על תחילת הפעלתה המבצעית של מערכת ERP מושתתת סאפ, לניהול הגיוס. מחיר ההקמה במקרה זה הוא, כנראה, כ-200 מיליון שקלים.

מצביאים באים והולכים, והרמטכ"ל החדש, בני גנץ, הודיע השבוע על החלטתו להפוך את קביעת קודמו ולהוביל מחדש פרויקט להאחדת כל המערכות הארגוניות.

החלטה זו היא הבסיס והסיבה לטור השבוע. הפרויקט המתחדש נועד לכאורה להימשך כארבע שנים, עם אופציה להארכה לעוד שנתיים-שלוש. מבלי לדעת שום פרט רלוונטי בעניין אני מוכן להמר חד וחלק שגם בעוד 10 שנים לא נתחיל לראות את סופו של הפרויקט, אפילו מרחוק. מנהלי המיחשוב מסרבים תמיד בעקשנות ללמוד מניסיון העבר בעולם, בארץ ובארגוניהם שלהם. מערכות ארגוניות אינן עניין של מה בכך. הן בוודאי יכולות להביא תועלת מרובה לארגון גדול כמו צבא, אולם לשם כך מתחייבת פעולה מתוכננת ומנוהלת כהלכה. אחרת, המעבר עלול להוות טראומה לדורות. ההתרחשויות עד כה אינן מעידות על היערכות נאותה.

לבקר במשיכת קולמוס קל מאשר להקים מערכת ארגונית מורכבת. ברור שמלבד הרציו הכלכלי-טכנולוגי, בארגונים גדולים ישנם עוד גורמי השפעה חשובים ולגיטימיים. אין ספק שטעויות עושים גם טובי המנהלים. אולם, למרות כל אלה, נדמה שבסאגה המתמשכת הזו נחצו כמה קווים אדומים. בכל מקרה, הוצאו כאן הוצאות מיותרות בהיקף גדול ביותר, סכום מצטבר של הוצאות לא נחוצות וכפולות, כמו גם עלויות המצב הלא הולם ומחיר תיקון המצב. על בסיס הניסיון המצטבר הרב, סביר להניח שיהיו חריגות כספיות משמעותיות וגלישה בלוחות הזמנים. נותר רק לקוות שמכאן והלאה, ההחלטות הניהוליות תהיינה מוצלחות יותר, לתועלתו של הצבא ולטובתו של העם, שמזה כמה שבועות כבר עולים ממנו קולות מחאה על הוצאות עתק מיותרות.