לקראת אירוע | ניהול משימות והחלטות יסייע לרשויות מקומיות לפשט תהליכים בירוקראטיים ולשפר את השירות לתושבים

איתן טומשין, סמנכ"ל מכירות ופיתוח עסקי, Top Solutions: "כאשר כל המידע הארגוני מרוכז, זמין ונגיש וכל התהליכים האדמיניסטרטיביים והארגוניים מנוהלים אוטומטית אפשר לחסוך זמן ועלויות ולשפר משמעותית את השירות לאזרח".

אחד האתגרים עימם מתמודדות הרשויות המקומיות הוא שיפור השירות לאזרח. טכנולוגיות המידע החדשות מאפשרות לארגונים ציבוריים למנף את מערכות הליבה ואת משאבי ה-IT לטובת שיפור מערך השירותים מבוססי הטכנולוגיה, ייעול תהליכים, הנגשת המידע לתושבים, ואספקת שירות טוב יותר לתושבים. הפתרונות של טופ סולושנס מסייעים לרשויות מקומיות בדרך למימוש יעדים חיוניים אלה.

הערך המוסף של טופ סולושנס לרשויות המקומיות
בסביבות עבודה בהן תהליכים רבים מתבצעים באופן ידני, ללא תיאום בין הגורמים השונים, נוצר אתגר לא פשוט לנהל ולעקוב אחר הדברים. מערכת ActionBase מאפשרת להגדיר, לבצע ולעקוב אחר תהליכים ארגוניים, שבדרך כלל מנוהלים ידנית במיילים, דו"חות אקסל ומסמכי אופיס רבים, וגורמים לעומס מידע, חוסר יעילות ואי עמידה ברגולציות.

עם ActionBase כל המידע הארגוני מרוכז, זמין ונגיש והתהליכים האדמיניסטרטיביים והארגוניים מנוהלים אוטומטית. העובדים  מקבלים רק את המידע הרלוונטי לגביהם והמנהלים עובדים בשקיפות מלאה בכל שלב עם תמונת מצב עדכנית, מתערבים רק במידת הצורך, ומקבלים החלטות בזמן אמת.

ההבחנה שמאפשרת המערכת בין מידע אינפורמטיבי למידע הדורש מעקב משימתי, מפנה מנהלים להתמקד בליבת עיסוקם ולא לבזבז זמן על חיפוש מידע, מעקב ובקרה. יכולות אלו מאפשרות לקבוע סדרי עדיפויות, למנוע התמסמסות נושאים חשובים וכמובן, לחסוך זמן יקר, לצמצם עלויות ולשפר משמעותית את השירות לאזרח.

נשארים בסביבת העבודה הטבעית
המערכת פועלת באינטגרטיביות מלאה לאופיס ומחברת בין עולם המסמכים, המשימות והחלטות ובין סביבת העבודה הטבעית של העובד. כך מנהלים יוצרים משימות לתהליכים אנושיים שונים בארגון, שולחים אותן ישירות מהמערכת למייל של העובד ועוקבים אחר ביצוען באופן שוטף.

למעשה, כל הנושא הפרויקטאלי מטופל ע"י המערכת שמעניקה תמונת מצב מלאה ומתועדת, משלב ההיערכות והתנעת הפרויקט, דרך משימות שוטפות ועדכון נהלים תוך כדי, וכלה במעקב אחר עלויות, אישורים, לו"ז, וכדומה. גם בארגונים שעבדו עד כה בשיטות ידניות ניתן להטמיע את ActionBase תודות לגמישותה בהתממשקות עם מערכות קיימות.

אקשן בשלטון המקומי
מאז שהטמענו את ActionBase בעיריית ראשון לציון – כל מה שנעשה לפני ההטמעה באופן ידני, כולל תיעוד הישיבות ותהליכים, מתבצע באופן ממחושב ומקל על מנהלי ועובדי העירייה לנהל משימות, לעקוב אחר ביצוען ביעילות ולשלוט ולפקח על תהליכים חוצי ארגון. המערכת נותנת מענה אופטימאלי לכל תהליך ארגוני והיום כל מידע שדורש מעקב, נפתח באימייל כמסמך ActionBase עם משימה ולו"ז לביצועה.

כך למשל, אם הוחלט לרכוש מחשבים לבתי הספר, מנהל הרכש שולח אימייל לאחראי לכך, שמקבל אוטומטית בקשה מסודרת עם משימות מוגדרות, מעדכן את המסמך ומחזיר ליוצר המשימה – שמצידו מקבל חיווי מרגע פתיחת המייל ע"י העובד ובכל שלב עד תום המשימה. אותו כנ"ל גם לגבי ניתוב פניות ותלונות, גיוס וניהול עובדים, טיפול בבקשות לחופשה על בסיס מידע עדכני לגבי כמות ימי חופש, מועדי חופשות, וכן הלאה.

החיבור של ActionBase למגזר הממשלתי
המערכת מאפשרת ליותר מ-200 ארגונים בארץ ועשרות ארגונים בחו"ל ליזום ולנהל במקום אחד, בקלות ויעילות את מכלול הפעולות הנובעות מתהליכים דינמיים, ולייעל את שיתוף המידע בין כל הגורמים המעורבים, בתוך ומחוץ לארגון, בתחומים כמו ניהול פרויקטים, הון אנושי, שירות לקוחות, שיווק, רכש, מכירות וכדומה. עם זכייתנו במרכז סער של  החשכ"ל אנחנו נמצאים בעיצומו של תהליך התקנת המערכת בכל משרדי הממשלה. השימוש בפלטפורמה זהה גם ברשויות המקומיות יסייע לצמצם תהליכים בירוקראטיים בין הגורמים השונים, ויקדם את שיתוף הפעולה בין רשויות הממשל לרשויות המקומיות – כדי שמר וגברת ישראלי יקבלו שירות טוב יותר בכל החזיתות.

איתן טומשין הוא סמנכ"ל מכירות ופיתוח עסקי בחברת Top Solutions, המתמחה בפיתוח פתרונות תוכנה לניהול וייעול תהליכים ארגוניים ואספקתם לארגונים במגזר הממשלתי, הציבורי והמוניציפאלי, ובמגזרי ההייטק, הטלקום, הפינאנסים, התעשייה, והביטחון בישראל ובעשרות ארגונים בחו"ל.