לקראת אירוע | יישום ERP – שלב ראשון במרתון או ריצת ספרינט?
חברות רבות אשר יישמו מערכות מידע ארגוניות, ERP, מודעות למשאבים הרבים המושקעים ביישום המערכת. ארגונים מגיעים "ליום שלאחר" העלייה לאוויר עם "הלשון בחוץ" ובהרגשת סיפוק של "עשינו את זה".
מניסיונה של חברת סקר, המציאות שונה – ארגונים אמורים להבין כי יישום מערכת ERP הנה "אבן הדרך" הראשונה בריצת מרתון ארוכה של הארגון . ארגון שיפנים זאת יהפוך את "המרתון" למנוהל וקל. ע"מ להשיג זאת, ארגונים צריכים לשאול את עצמם – מהי רמת הידע הקיימת בארגון לגבי היישום ומהי רמת המוכנות הארגון לאתגרים עתידיים שצופן לו העתיד?, כגון:
• פיתוחים עתידיים והרחבות-תוך התאמת דרישות לצרכים העסקיים
• מוכנות לביצוע Roll Outs
• מהירות ויעילות תגובה לשינויים שהשוק והרגולטורים מכתיבים
• יכולת גבוהה להתייעלות ושיפור מתמיד
התשובה לשאלות הללו הנה פשוטה להבנה, אך מעט יותר קשה ליישום וטמונה בצמד המילים "ידע תהליכי". ארגונים מגיעים ליום "שאחרי", עם בסיס ידע מועט על היישום שנמצא באוסף של מסמכים, בראש של גורמים המעורבים בארגון ולרוב רמת התלות בספק המיישם היא גדולה ממה שהארגון ציפה. הכושר לארגן את המידע, להפכו לנגיש וברור לכלל הארגון ובנוסף להיות כזה המאפשר מענה מהיר ומידי של אתגרים עסקיים ויישומיים הנו המפתח לאתגרים השונים.
חברת סקר פיתחה תפיסה של ניהול תהליכים ויצירת בסיס ידע תהליכי את שירותיה, הכוללים צוות בעל ניסיון מוכח בהטמעת התפיסה תוך שימוש בכלי המוביל בעולם (עפ"י חברות המחקר Gartner ו-Forrester) למידול והנדסת תהליכים – ARIS והינו הבסיס ליישום של BPM.
ARIS הנו מוצר מבית Software AG אשר בין יכולותיו המרכזיות:
• יכולת הצגה ויזואלית של התהליכים תוך יצירת שפה ארגונית אחידה וסטנדרטית
• אפשרות להצגה היררכית של התהליכים וקשרי הגומלין ביניהם
• ניהול כלל המידע בבסיס נתונים מרכזי כולל קשר לסוגיות אירגוניות, כספיות ורגולציה
• אפשרות לביצוע שאילתות למענה לאתגרים עסקיים ויישומיים (למשל: מהם התהליכים והמודולים המושפעים משינוי ארגוני? מהם התהליכים הקריטיים אשר מושפעים מהחלפה של מודול / שדרוג? מהם הפערים בין תהליכים דומים במחלקות שונות?)
• קישור ל-SAP באמצעות רכיב ה-Solution Manager
ARIS הנו הכלי המומלץ על ידי SAP לנושא הנדסת תהליכים והושקעו מאמצים רבים לשילוב בין המוצרים על מנת להבטיח הלימה בין התיעוד המבוצע ב-ARIS ליישום.
יש להדגיש כי יצירת בסיס ידע תהליכי משמש גורמים רבים בארגון אשר הנם בעלי עניין בו:
• הנהלת הארגון שנדרשת לשקיפות בנושאי רגולציה
• גוף האו"ש שבסיס ידע תהליכי הנו בסיס לנהלים ונושאי תקינה
• מערכות מידע שבסיס ידע תהליכי הנו בסיס לשיפורים ושדרוגים-כולל קישור ל-EA ו-DRP
• גוף הכספים
• אבטחת איכות
• הרגולציה
• ועוד
יישום של תפיסת ניהול תהליכים באמצעות מוצר מוביל דורש מיומנות גדולה וכושר להוביל את הארגון לחשיבה תהליכית וליישמה בצורה איכותית אשר תשמש את הארגון לאורך שנים ותגרום לחסכון מהותי בעלויות עתידיות. צוות סקר מונה יועצים מנוסים בעלי ידע והבנה בעולמות התוכן השונים אשר יישם את התפיסה בהצלחה בארגונים רבים. לצוות סקר הצטרף לאחרונה רפי הופמן, שהנו בעל ניסיון וידע רב בניהול יישומי SAP מורכבים בארגונים רבים כגון: רכבת ישראל, בנק ישראל ועוד.
לסיכום, ריצת מרתון שמתחילה בספרינט עלולה להסתיים הדרך בנזקים כספיים משמעותיים. כדי למנוע זאת יש להתבסס על התובנה כי יצירת בסיס ידע ארגוני תהליכי מנוהל ואחוד הנה האמצעי להבטיח הצלחה לאורך זמן.
לפרטים נוספים: רפי הופמן, 052-6926434
