שיתופיות בסכנה

טכנולוגיות מתקדמות כגון מיחשוב ענן, לצד המשבר הכלכלי העולמי בחמש השנים האחרונות, מגדילים את הלחץ על העסקים לשנות את אופי תהליכי העבודה שלהם. עסקים שואפים כיום להיות רזים יותר, משמע להתייעל, עבור המשתמשים. גם המושג "משתמש" כבר אינו כפי שהיה פעם. כך, למשל, אם בעבר לארגון היתה כמות ידועה של משתמשים, לקוחות של ה-IT, הרי שהיום אתה יכול לעמוד בראש ארגון שמתקשר עם אלפי משתמשים, שמקבלים ממך מידע ומוציאים ממך מידע.

מקורות המידע שזורמים אל השרתים כבר אינם מתוך הארגון פנימה או ממשתמשים ידועים. העולם העסקי עובד בשיטת האקו-סיסטם; הוא מפזר את שרשרת הייצור וההספקה שלו על פני מרחבים גיאוגרפים שונים, תוך כדי ניסיון להתמקד בליבת הייצור המאפיינת את הארגון.

בעולם ה-IT קיימים כלי שיתוף שמאפשרים טיפול במידע עבור קבוצות שעובדות ביחד, למרות שהן לא יושבות זה ליד זו. אחד מהם הוא ה-SharePoint של מיקרוסופט (Microsoft), שנחשב לדומיננטי בשוק מזה שנים. אבל חוויית המשתמש הלא טובה, שחוו עד היום עובדים רבים בתפעול כלי תוכנה כאלו, הביאה את המשתמשים לחזור ולהשתמש בכלים ישנים כגון דואר אלקטרוני, טבלאות אקסל (Excel) ופתרונות מאולתרים של שיתוף קבצים. גם פה הוכח שהמציאות חזקה מכל, ושום טכנולוגיה, חכמה ככל שתהיה, לא תוכל להכריע חוסר נוחות.

לכאורה, אין בכך פסול, למעט בעיה אחת – אבטחת מידע. המידע הזה זורם מאחורי הפיירוולים, והוא לא מאוחסן או מאובטח בצורה שבה מרבית המידע הפנים ארגוני שמור. לכן, הסכנות כאן הן גדולות יתר. ארגונים לא ששים להשקיע יותר מדי בשכלול כלי שיתוף כמו SharePoint, שנותנים פה ושם מענה לבעיה זו, כי לפעמים פתרון של בעיה זו משמעותה פיטורי 20 עובדים. ארגונים מחפשים בחוץ שותפים שמוכנים לבצע את התהליך הזה בצורה יעילה יותר, תוך לקיחת הסיכון שהם משתמשים בכלים פחות בטוחים.

מחקר שערכה חברה אמריקנית בשם האריס (Harris), המתמחה בייעוץ לארגוני IT, מגלה ש-46% מהחברות מרגישות שהן צריכות לחלוק מידע עסקי רגיש עם שותפים, כולל מפיצים ויועצים. עוד עולה מהמחקר, כי 68% מהחברות עדיין משתמשות במייל כדי להחליף מידע בתוך או מחוץ לחברה, ו-59% מהחברות חוו תקלות וקשיים בהעברת קבצים כבדים מחוץ לחברה עקב מגבלות נפח של שרתי הדואר. כלי השיתוף הקיימים לא נבנו כדי לתת מענה להתפוצצות המידע.

השאלה הגדולה אפוא היא מהו הפתרון לסוגיה זו שמנמ"רים רבים מתמודדים איתה? נראה שהתשובה לכך לא פשוטה. טרנד הענן הנוכחי טומן בחובו פוטנציאל לתשובה, אך יש לזכור שהפתרונות טרם קיימים. לספקים יש אתגר גדול, במסגרתו הם צריכים לייצר פלטפורמה בסביבת ענן שתאפשר שיתופיות של מידע בצורה מהירה ושוטפת. הפלטפורמה המדוברת צריכה לאפשר לטרנד המובייל, על כל בעלי ה-iPad והטאבלטים למיניהם, לגשת לכל המידע הארגוני מכל מקום בעולם.

אך, כאמור, הטכנולוגיה עדיין לא שם. ארגונים רבים עדיין תקועים בדואר האלקטרוני שלהם, כי זה הדבר הנוח ביותר שהם מכירים, שכן הוא עדיין מאפשר לקבל ולשלוח מידע בלחיצת כפתור. עם זאת, יש לזכור, כי כל עוד כלי שיתוף קיימים וחדשים לא יפנימו כי הם צריכים לרדת אל העם – ולהבין ששיתופיות פירושה גם פשטות וחווית משתמש טובה – העולם הארגוני עלול למצוא את עצמו בתוך כמה שנים בפני שוקת שבורה של פלטפורמות שלא תהיינה מסוגלות לשנע את ים המידע הזורם בתוכנו, ולא יהיה פתרון חלופי.