נס-גילון בפרויקט פיתוח ויישום מערכת BI לניהול חברת אפריקה ישראל מגורים

ריבוי פרויקטי הבניה והאצת קצב הבניה והמכירות בשנים האחרונות חידדו את הצורך של אפריקה ישראל מגורים במערכת בינה עסקית (BI) ככלי לקבלת החלטות עסקיות, שיאפשר להנהלת החברה שורה של יכולות:

•    בחינת תמונת המצב העדכנית והחזויה של כל פרויקט וקבלת החלטות ממוקדות.
•    קבלת נתוני רווחיות הפרויקט בכל רגע נתון.
•    הפיכת דו"חות יעדי המכירות והתקציב לכלי ניהולי, תוך זיהוי חריגים.
•    יצירת תחזית הכנסות עתידיות.
•    חשיפה של מנהלים למידע,  תוך ביסוס המערכת ככלי ניהולי.
•    שיפור דרמטי בזמינות ואמינות המידע.
•    בניית מאגר מידע אחיד.

האתגר הניהולי והטכנולוגי
הפרויקט החל בבדיקות קפדניות של ההיבטים הבאים:

•    ייעוץ לבחירת כלי BI
•    הכרת המערכות התפעוליות של החברה.
•    בחירת הגוף המיישם.
•    הגדרת המערכת באופן מדויק על מנת שתהווה אב טיפוס להטמעת פרויקטים נוספים.

לאחר תהליך הבחינה, חטיבת מערכות המידע של אפריקה ישראל בחרה בנס-גילון (זרוע ה-BI העסקית של נס טכנולוגיות) כספק הראשי לפרויקט.

בהיבט הטכנולוגי היה על מערכת ה-BI לענות על מספר דרישות מורכבות:

•    יצירת שפה עסקית אחידה בין המחלקות השונות והגדרת מדיניות המידע.
•    איסוף מנוהל ומנוטר של נתונים שונים ממקורות מידע רבים.
•    הכנסת לוגיקות עסקיות ופיננסיות למערכת ה-BI.
•    ניהול גרסאות מלא ומתן מענה לאתגרי רגולציה ותאימות להמלצות ועדת גושן.
•    ניהול עולמות תוכן רבים המספקים תמונה מקיפה על פרויקטי הבניה בחברה.
•    לספק למנהלים "ארגז הכלים" פשוט ונוח.
•    שינוי התרבות הארגונית והטמעת המערכת בשגרות הניהול השוטפות בארגון.
•    פיתוח כלים ייעודים שלא היו חלק מתוכנת ה"מדף".

הפתרון ותוצאותיו
חטיבת מערכות המידע של אפריקה ישראל בשיתוף נס-גילון ביצעו תהליך בחינה עסקית.  בסיומו נמצא שהמערכות התפעוליות בחברה נותנות מענה מלא לתהליך העסקי אך לא קיים ממשק בין המערכות ולכן קיים קושי בהצגת מידע ניהולי המתבסס על נתונים משתי מערכות מרכזיות.

לאחר קבלת ההחלטה על יישום BI ליצירת קשר בין המערכות, נבחרה מערכת QlikView כמתאימה ביותר לפרויקט. יישום הפתרון התבצע בזמן קצר תוך ניצול Best Practices של נס-גילון הן לבחינה העסקית והן לאפיון, לביצוע ולניהול הפרויקט. הפרויקט בוצע תוך עבודה משותפת של חטיבת מערכות המידע בחברה,  נס-גילון ובשיתוף ההנהלה והמשתמשים של חברת אפריקה ישראל מגורים.

אפיון המערכת החל ביולי 2009 וההטמעה בוצעה תוך עמידה בלוח הזמנים. המערכת מספקת כיום את התשתית הטכנולוגית לניהול פרוייקטי הבניה באפריקה ישראל מגורים. יישום והטמעת המערכת שינו את אופן הניהול בחברה, שהפך למבוסס על נתונים מבוקרים, עדכניים ואמינים.

זאביק הירשמן, מנמ"ר קבוצת אפריקה-ישראל, ציין: "מערכת ה-BI  יצרה סטנדרט אחר של ניהול ממוקד והצגה ויזואלית של מידע אשר שיפרה את זרימת המידע בחברה. מתן מענה לצרכים העסקיים של הארגון באמצעות כלי BI הינו פתרון ממוקד,  מהיר ויעיל אשר נותן מענה לצרכים בעלויות נמוכות,  ללא סיכונים וללא זעזוע מיותר של החברה,  בייחוד בעתות אי וודאות והתמקדות בהתייעלות ורווחיות.  אנו מאמינים שתכנון מושכל ועבודה משותפת בתחום מערכות המידע מצד הספקים וגורמים בכירים ומקצועיים באפריקה ישראל מגורים והנהלת הקבוצה מהווים תנאים הכרחיים להצלחת פרוייקטים מורכבים כגון אלו. אנו ממשיכים בשיפורים, תוספות והתאמות שכן מערכת ה-BI היא מערכת חיה ומתקדמת יחד עם הארגון".

אהרון פרנקל, סמנכ"ל הכספים ואסף סימון, מנהל בקרה של אפריקה ישראל מגורים: "מורכבות הבקרה והשליטה בחברה כמו אפריקה ישראל מגורים מציבה אתגר להנהלה. מערכת ה-BI הצליחה לגרום למערכות התפעוליות השונות בחברה 'לדבר'  ומכאן היכולת שלנו לבקרה, שליטה ושיפור ברווחיות התייעלה בצורה משמעותית.  כיום הליך קבלת ההחלטות בחברה מבוסס לא מעט על יכולת מערכת ה-BI להציג תמונת מצב מלאה ובזמן אמת.  הליך הטמעת המערכת עבר בהצלחה וכיום החברה מצויה בשלב ב' של פיתוחים נוספים להרחבת השימוש במערכת".