לקראת אירוע | גבי ברויטמן: איך מנהלים 100 פרויקטים במקביל באמצעות אפליקציות של Salesforce.com?

לפני ארבע שנים, כשרמת הפעילות של בלאט-לפידות יישומים ארגוניים הייתה עדיין נמוכה וניהלנו בין עשרה לעשרים פרויקטים סך הכל, מכרנו ונשמנו Salesforce.com, קמנו והלכנו לישון עם Salesforce.com – אך לא השתמשנו במערכת לניהול פרויקטים אלא לטובת צוות המכירות. רשמנו את הפעילויות הבסיסיות של כל פרויקט על אקסל ששמרנו ברשת והצלחנו איכשהוא להישאר עם הראש מעל המים.

במהלך שנת 2008, עם המשבר הפיננסי, רמת הפעילות שלנו הלכה וגברה (בניגוד לשאר החברות מסביבנו). Salesforce.com החלה לצבור תאוצה בזכות היתרונות הגדולים של הענן שהחלו להיתפס כטרנד המרכזי. הענן נגיש וקל לשימוש, נותן תמונה היקפית על פעילויות החברה והעיקר (באותה תקופת משבר), הענן חוסך עלויות.

אנחנו, בתור נציגי Salesforce.com בישראל, כמעט הכפלנו את הפעילות שלנו באותה השנה – ומצאתי את עצמי מתמודד עם ארבעים פרויקטים במקום עם עשרים. זו כבר היתה מסה עצומה ולכן, האפשרות שנמשיך לנהל את הפרויקטים עם אקסל לא באה בחשבון יותר.
היה צורך בבקרת תקציב טובה יותר, ניהול משאבים ומשימות מדויק ונכון יותר, חיבור טוב מהיר ויעיל יותר עם צוות המכירות שיתריע אוטומאטית מתי פרויקט חדש נפתח ומסתיים ובעיקר, התעורר הצורך אצלי בתור מנהל לראות את התמונה הגדולה בכל רגע נתון.
המשך השימוש באקסל היה משול לנסיון להסתכל על העולם דרך חור המנעול. תמיד רואים רק חלק מהתמונה הגדולה.

סנוניות ראשונות של דרישות לפיתוחי Force.com כבר הופיעו אצל הלקוחות הגדולים שלנו באותה התקופה ועלתה האפשרות לפתח אוביקט של ניהול פרויקטים בעצמנו או לקחת תוכנת ניהול פרויקטים קיימת שתעבוד במקביל ובעתיד נחבר אותה לSalesforce.com. זאת היתה גם הזדמנות בשבילנו כחברה צעירה להתנסות על עצמנו בפיתוח של אובייקט מורכב על המערכת.

כיום, כאשר אנחנו מנהלים כמאה פרויקטים במקביל, אני יכול רק להודות על הרגע שבו החלטנו לזנוח את האקסל. המערכת היום עובדת באופן שמקיף את התהליך ב- 360 מעלות. איש המכירות מנהל את תהליך המכירה בצד שלו שכולל את ניפוי וניהול הלידים, פתיחת הזדמנות המכירה ומו"מ עם הלקוח עד לסגירת העסקה. עם סגירת העסקה נפתח פרויקט חדש באופן אוטומאטי, וצוות ה-Professional Services מטפל בכל פרויקט במהירות וביעילות בהתאם לסטנדרטים שקבענו בחברה.

הפרויקט במערכת עוזר לנו לנהל את כל העובדים שמוקצים לפרויקט, המשימות שלהם ובקרת ההתקדמות של כל משימה והתשלומים הנלווים לה ע"י ניהול פרטני של תקציב הפרויקט הכולל חיבור ישיר למחלקת כספים. מסמכי הפרויקט וההיסטוריה שלו נשמרים לשימוש עתידי ובעזרת שימוש נכון ברשת החברתית הארגונית, הצ'אטר, אנחנו יכולים גם לשתף אותם בתוך החברה ולהתייעץ לגבי אתגרים וסיכונים שעשויים להתעורר בפרויקט הספציפי הזה או בפרויקטים בעלי אופי דומה שנפתחו במערכת. עם סיום הפרויקט נוצר תהליך אוטומאטי של סיכום והעברת כל המידע בחזרה לאנשי המכירות כדי לסגור את מעגל המכירה ולהכין את איש המכירות לשלב המכירה הבא מול אותו הלקוח.

בתור מנהל התפעול, אני מקבל כלי ניתוח המבוססים על נתונים מדויקים ועדכניים. מערכת ה-Dashboards של Salesforce.com מאפשרת לי לבקר את הפעילות בכל הרמות ולאתר כשלים תקציביים, משאביים ופרויקטאלים בשלבים מוקדמים עוד לפני שהם הופכים לבעיה בלתי הפיכה.

ארבע שנים עברו מאז הפרויקט הראשון שנוהל בתוך ה-Salesforce.com שלנו והרבה השתנה ב-Eco System של Salesforce.com. החברה הקימה חנות לאפליקציות שפותחו כתוספים כפתרונות משלימים וכבר יש לה מעל מיליון ורבע התקנות ויותר מאלף חמש מאות אפליקציות המספקות פתרונות למגוון תחומים של הפעילות העסקית הארגונית. היום ההתלבטות שלי הייתה יכולה להיות אחרת: האם לפתח לבד או לרכוש אפליקציה קיימת מתוך חנות האפליקציות. האפשרויות הן רבות ואיכות הפתרונות משתנה, השורה התחתונה היא שהשוק מאפשר לי כיום בחירה רבה יותר ועל כן בהכרח אמצא פתרון טוב יותר שתפור לצרכי הפעילות והתקציב שלי.

ראיית התמונה הכוללת משלב המכירה דרך שלב ביצוע הפרויקט ועד לביצוע מכירה חוזרת, היא קריטית בהבנת הארגון, מייעלת את העבודה, מביאה באופן ישיר להכנסות נוספות ומאפשרת זיהוי וניהול כשלים וסיכונים עוד לפני שהם קורים. החיבור החזק בין המכירות לצוות הפרוייקטים והראייה המקיפה, בתוספת שימוש נכון בצ'אטר, נותנת ערך מוסף גדול לחברה מבחינה כלכלית, וללקוח מבחינה שירותית – מהות הקיום של כל חברה עסקית.