חברת קומפוזדוק הטמיעה מערכת להפקה והפצת חשבוניות מס ודוחות חיוב בחברת דלק

חברת קומפוזדוק בשיתוף עם חברת סנסקריט הטמיעה את מערכת הקומפוזדוק (ComposeDoc) להפקה והפצה של מסמכים עסקיים בחברת דלק. פרויקט היישום וההטמעה נמשך כ-4 חודשים. מערכת הקומפוזדוק מחליפה מספר מערכות ישנות שעבדו בדלק ומשפרת תהליכים הקשורים בהפקת החשבוניות והדוחות של דלק, תוך קונסולידציה (מיזוג) של המערכות המוחלפות למערכת אחת של קומפוזדוק, אוטומציה של תהליכי הפקה, ומעבר להפצה בערוצים אלקטרוניים.

מערכת הקומפוזדוק עובדת בשילוב עם כמה מערכות מידע ותפעול מרכזיות בדלק. למערכת מוגדרים תהליכי הפקה והפצה כולל תבניות מעוצבות. ברגע שהמערכת מקבלת מידע היא מזהה בצורה אוטומטית את תהליכי ההפקה שהוגדרו עבורה מראש ומפיקה מהמידע שזורם אליה את כל חשבוניות המס ודוחות פירוט מסוגים שונים (חיוב, זיכוי, ניפוק) של דלק. מערכת הקומפוזדוק גם מפיצה באופן אוטומטי את כל המסמכים המופקים בו זמנית בדואר אלקטרוני (אימייל) ובדואר רגיל (מודפס) לכל הלקוחות של דלק בישראל.

במסגרת תהליכי התייעלות של דלק ושיפור השירות ללקוחות, ההפצה של רב החשבוניות והדוחות מתבצעת בערוץ אימייל ישירות ללקוח ובאופן מיידי. בערוץ אימייל החשבונית עוברת כקובץ דיגיטלי מסוג PDF אשר מוסיפים עליו חתימה דיגיטלית מאושרת ובאנרים המזהים את המסמך העסקי עם חברת דלק. מערכת הקומפוזדוק קיצרה את זמן ההפקה של כמות המסמכים הגדולה בדלק ממספר ימים בתהליך קודם לזמן קצר של שעתיים. כל תהליכי ההפקה וההפצה, מקצה-לקצה מתבצעים באוטומציה ושליטה מלאה של מערכת הקומפוזדוק וללא מגע יד אדם.

מור אשר, מנהל תשתיות המיחשוב של דלק, אמר ש-"אחד הדברים הבולטים במעבר למערכת של קומפוזדוק היה קיצור דרסטי של זמני ההפקה וצמצום משמעותי של משאבי מחשוב לטובת התהליך החודשי. ממספר שרתים לא מבוטל שהוקצו לטובת סבבי ההפקה כיום מערכת קומפוזדוק רצה על שרת בודד המאפשר ביצועים גבוהים במיוחד ואינה מצריכה התערבות של מערכות מידע בשוטף".

מור הוסיף ש-"קל ופשוט לתפעל את מערכת הקומפוזדוק. המערכת של קומפוזדוק צמצמה מספר שרתים ורישוי שעלותו הייתה גבוהה לכן בהיבטי ROI התוצאה הסופית היא חיסכון בעלויות השקעה נכונה".

בשורה תחתונה, הטמעת מערכת הקומפוזדוק בדלק תרמה להתייעלות משמעותית בתהליכים עסקיים שקשורים בהפקת החשבוניות והדוחות, לשיפור השירות לאלפי הלקוחות, לחיסכון בעלויות ההפצה, ולחיסכון בעלויות תפעול ותחזוקה של מערכת ההפקה המרכזית של מסמכים עסקיים.

דלק – חברת הדלק הישראלית – הוקמה בשנת 1951 על ידי ממשלת ישראל, ולפני מספר שנים הפכה להיות חלק מקבוצת דלק שבבעלות איש העסקים יצחק תשובה, כשבבעלותה מגוון חברות-בנות בתחומי האנרגיה והלוגיסטיקה, מאות תחנות דלק הפרושות ברחבי הארץ, חנויות נוחות ומתחמים קמעונאיים. בין יתר הלקוחות של דלק שנהנים מהשירות החדש המתאפשר בעזרת מערכת הקומפוזדוק ניתן למצוא לקוחות מתחומי הבנקאות, התחבורה, הייטק ומונציפאלי.

קובי ביטר, סמנכ"ל מערכות המידע של דלק, אמר ש-"מערכת הקומפוזדוק מקצרת באופן משמעותי את זמן ההפקה של החשבוניות ללקוחות ומאפשרת לדלק להמשיך בתהליך שיפור השירות ללקוח ובמקביל ליעל תהליכים עסקיים הקשורים בהפקת מסמכים אלקטרוניים ולחסכון בכסף". קובי הוסיף ש-"אנחנו מעריכים שהפעלת מערכת הקומפוזדוק בדלק תגרום לחיסכון ניכר בעלויות משלוח החשבוניות ושל שעות אדם רבות בעבודה ידנית".