ניהול מוכנות ארגונית – האתגרים

למנהלים היום יותר נקודות התייחסות ואתגרים מאי פעם בעבר. אתגרי הניהול הם בנושאי משמעת ומחויבות העובדים, נושאים סביבתיים, תחרות בעולם גלובלי, חקיקה ורגולציה, מסוגלות טכנולוגית, ועוד.

ליבו של הפתרון המאפשר לארגון לשגשג ולהצטיין בסביבה עסקית תחרותית הוא ביכולת המסגרת הטכנולוגית הארגונית להתמודד עם דרישות השוק ועם הכנת הארגון להתמודדות עם אתגרי צמיחה ושינוי עתידיים.

למרות שכל אלה נשמעים נדושים ומובנים מאליהם, יותר ויותר מנהלים מפקפקים ביכולת הארגון שלהם להתכונן ביעילות לשינויים העתידים לבוא, ולהיהפך לארגון מיטבי הממנף כראוי את ההשקעות הטכנולוגיות בו.

במאמר נעסוק באתגר המוכנות הארגונית איתו מתמודדים הארגונים. עלינו לענות לשאלות הבאות:

● מהם האתגרים הפוטנציאלים בניהול השינוי עמם יתמודד הארגון בהכנסת טכנולוגיות חדשות לשיפור התהליכים הארגוניים?
● כיצד נעריך את המוכנות הארגונית לשינוי?
● כיצד נבטיח שארגון יתאים את עצמו ביעילות לשינוי, ויהפוך בסופו של דבר לארגון מיטבי ומצטיין?

אלה הן שלוש הפעולות היסודיות שעל מנהלים לבצע במטרה להבטיח שהארגון שלהם מוכן לשינוי יעיל:

● הבנת האתגרים – הכניסה לדרך לא נודעת עלולה לגרום לחשש, פחד, חוסר וודאות וספקות בכל ארגון. כדי להכין את הארגון לשינוי, חשוב להבין היטב את האתגר ואת המחסומים הפוטנציאלים בהשגת מטרות המוכנות הארגונית. רוב הארגונים לא מודעים למגבלת הידע שלהם באתגר הספציפי של מוכנות ארגונית וניהול השינוי.
● הערכת רמת המוכנות הנוכחית לשינוי – בטרם יכול הארגון להתחיל את מסעו לעבר השינוי העתידי, יש להעריך תחילה את מקומו הנוכחי. חשוב להעריך איפה נמצא הארגון על ציר המוכנות הארגונית.
● יישום אסטרטגיה יעילה לניהול השינוי – תוצאות שינוי ארגוני מוצלח באות מתוכנית אסטרטגית בנויה היטב. מסלול מוצלח לשינוי הארגוני תפור במיוחד לארגון. בארגון בו השינוי תוכנן והוטמע כראוי, הוא יכול לעמוד במבחן הזמן.

השינוי הוא חוויה חזקה מאוד ומציפה. הארגון הוא היחיד בעולם המסוגל לענות על ציפיות הלקוחות שלו. לא משנה סיבת ההתנגדות לשינוי, ההיסטוריה מוכיחה כי כל יתרון תחרותי יכול להיעלם במהירות ולהשאיר את הארגון בסימן שאלה בנוגע לעתידו. מה שהיה יעיל בעבר, יכול שלא להצליח בעתיד בעולם גלובלי בו התחרות מתגברת, דפוסי התנהגות הצרכנים והצרכים שלהם משתנים במהירות, ולחץ העלויות מחריף.

שינויים ארגוניים אינם דבר שניתן להתעלם מהם, לחשוב עליהם רק כאופציה אפשרית, או להשאיר אותם לתכנון של הרגע האחרון. המציאות מוכיחה שהשינויים מתחוללים אם נתכונן אליהם ואם לא. במציאות בת ימינו ארגון חייב להיות מוכן להמציא את עצמו מחדש, או שייאלץ להתמודד עם ההשלכות. הדרך הטובה ביותר לנהל זאת היא להחליט על שינויים יזומים ולהיות פרואקטיבים.

מוכנות ארגונית מגיעה עד אחרון העובדים בארגון, וארגון שיוזם שינויים טכנולוגיים ימצא את עצמו מתמודד עם אתגרים הקשורים לעובדיו. אתגרים אלה ניתנים לחלוקה לארבע קטגוריות:

● שינויים במבנה הארגוני – שינויים טכנולוגיים בארגון יכולים לגרום לשינויים במבנה הארגוני. חייבים לקחת בחשבון את ההשפעות של דרכי חלוקת האחריות החדשות, משרות ותפקידים, וחידושים במבנה הדיווחים על אוכלוסיית העובדים.
● שינויים תרבותיים – התרבות הארגונית שבעבר הגדירה את הארגון עשויה להשתנות עם המעבר למסלול החדש להצטיינות. כתוצאה מכך, גם עובדים נאמנים לארגון החווים חוסר אונים עלולים לחסום את ההצלחה הארגונית העתידית. על מנת לאפשר לארגון להצליח על העובדים לתמוך ולאמץ בשינויים ההכרחיים בתרבות הארגונית.
●  שינויים בתהליכים הארגוניים – במטרה להפוך לארגון מצוין, הכרחי שכל עובד יאמץ כל אחד מהשינויים בתהליכים הארגוניים. אולם, לרוב קיים רצון של העובדים להמשיך ולעבוד בדרכים הישנות, המוכרות, והאהובות. עובד שהוכרז כמצטיין בביצועיו בעבר, צריך לאמץ היום מיומנויות חדשות. הדרכה, ומתן אחריות ברורה לעובד, מסייעים לו לקחת חלק ולתרום תרומה פעילה למודל העסקי החדש והשונה.
● התנגדות כללית לפרויקט –  שינויים ארגוניים דורשים מאמץ ניכר ושינויים מחשבתיים מהעובדים, הם חייבים להיות מסוגלים וחייבים לרצות לאמץ פרויקטים שכאלה.

במאמר הבא נתאר איך ליצור מסגרת שתביא להצלחה, איך להתמודד עם התנגדויות באופן כללי וכיצד ליצור סביבה פתוחה לשינויים ומוכנה להתמודד עם האתגרים שהם מציבים ולשמור על יציבות.

הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT.