ניהול פרויקטים של מערכות מידע: תובנות ולקחים מהצלחות וכשלונות

הפרויקט הראשון בהיסטוריה שמתועד הוא בריאת העולם: "בראשית ברא אלוהים את השמים ואת הארץ, והארץ היתה תוהו ובוהו וחושך על פני תהום ורוח אלוהים מרחפת מעל פני המים". התחלת הפרויקט הינה תוצאה או סוף של פרויקט רגיל – תוהו ובוהו, ומנהל הפרויקט מרחף?!

מה ניתן ללמוד על ניהול הפרויקט? הגישה היא Top Down – תחילה אור וחושך , שמים וארץ, ים ויבשה ואחר כך הצמחיה, הכוכבים והירח, בעלי החיים והאדם. השלבים (Milestones) מאוד ברורים – "וירא אלוקים כי טוב…ויהי ערב ויהי בוקר יום…" – עוברים לשלב הבא רק כאשר השלב הקודם הסתיים בהצלחה. אין איפיון פונקציונלי כי אין משתמשים ומסתמכים על אבולוציה. השאלה המרכזית היא האם הפרויקט הצליח?

הפרויקט שהצליח

הפרויקט הראשון המתועד שהצליח בוודאות – הקמת תיבת נח. הוא הצליח בזכות איפיון פונקציונלי מדויק וללא שינויים – "עשה לך תיבת עצי גופר…וכפרת אותה מבית ומחוץ בכופר. וזה אשר תעשה אותה שלוש מאות אמה אורך התיבה, חמישים אמה רוחבה ושלושים אמה קומתה…". ביצוע מדויק של האיפיון – "ויעש נח ככל אשר צווה אותו אלוהים כן עשה..". צוות מצומצם עם אנשים מוכשרים – פרויקט של אדם אחד. יש דרישה מפורטת של המזמין על דרך הבניה.

הפרויקט הראשון שלי – הפרויקט שהצליח – הקמת מערכת מחוללת שכר לצה"ל ב-1979 – פתרון חדשני לחישוב שכר נכון ובזמן עם יכולת חישוב רטרואקטיבי מלא ומתבסס על נתוני כוח האדם השלישותי. בבסיס המערכת – SOA כבר כאן – חוקת שכר חיצונית שהוזנה למערכת בשפה קרובה ככל האפשר לשפה הטבעית של חשב שכר ובעברית – שפת הפסקאות, לכל נתון שכר מחושב בבסיס הנתונים חייבת להיות פיסקה אחת ורק אחת, שמחשבת אותו וכוללת את כל הכללים לגבי הזכאות לתשלום, אופן החישוב, אופן התשלום ואופן התקצוב, וכן את קשריה לנתונים מושפעים ומשפיעים. מנגנון חישוב השכר קשר את כל הפסקאות בגרף חישוב מכוון שקיבל שירותים מממשקים תפעוליים. תכולת הפרויקט כללה הקמת המנגנונים, טיוב והסבת הנתונים, כתיבת החוקה והפעלת שכר הקבע. לו"ז 18 חודשים מיום השין (אפריל 1979) והשקעה של כ-60 שנות אדם – היועצים העריכו ש"צריך להיות מרוצים מאוד אם המערכת תושלם באיחור של שנה לפחות". המערכת הופעלה מבצעית באיחור של חודשיים (!!!) בלבד – ביוני 1979, זכתה לשבחים רבים ובפרס איל"א היוקרתי באותה שנה ופועלת בהצלחה עד היום.

תמצית התובנות להצלחה:
● דע עם מי אתה יוצא לקרב – מנהל פיתוח וצוות פיתוח מוכר, מנוסה ומוכשר למשימה.
● ניהול פרויקט לפי מתודולוגיה מודרניות שכללה בין היתר: תכנון ומעקב אחרי לוחות הזמנים, אבני הדרך לביצוע, ניהול שינויים, ניהול סיכונים.
● תמיכה ומחויבות של ההנהלה מראש האגף (האלוף) ודרומה להעמדת כל המשאבים לטובת המשימה:
o    משאבי מחשב לפיתוח – בממר"מ המשאבים מוגבלים, לכן צוות הפרויקט מצפין לחיפה לתקופה של יותר מחצי שנה ועובד בלילות בלבד במחשבי המנהלה של הטכניון.
o    משאבי מחשב לריצות ניסוי והפעלה – המשאבים שנדרשו השביתו את מחשבי ממר"מ מכל פעילות אחרת לילות רבים.

התובנה:
אין גבול ליכולות הטכנולוגיות, אך פרויקט יישום של מערכות מידע הוא לא רק פיתוח טכנולוגיה, נדרש ממשל ניהולי (Governance) הכולל מחויבות הנהלה, מוכנות הארגון ומעורבות הלקוח וניהול פרויקט שיטתי לעמידה במשימה.

הפרויקט שנכשל

הפרויקט הראשון המתועד שנכשל – מגדל בבל: "הבה נלבנה לבנים ונשרפה לשריפה ותהי לנו הלבנה לאבן והחימר היה להם לחומר; ויאמרו הבה נבנה לנו עיר ומגדל וראשו בשמים ונעשה לנו שם פן נפוץ על פני כל הארץ". הדרישה בסיסית ופשוטה: "…פן נפוץ…" אך הפתרון לא ניתן למימוש: "נבנה לנו עיר ומגדל וראשו בשמים". הפתרון נבחר כי הטכנולוגיה כבר הייתה שם – לבנים. והסיבה לכישלון לפי התורה הינה: "…אשר לא ישמעו איש שפת רעהו".

הפרויקט שנכשל החל בחודש אפריל 1999 והופסק בדצמבר 2006 לאחר השקעה כוללת המוערכת של כ-30 מיליון שקלים (כ-100 שנות אדם). הפרויקט היה חידוש של מערכת Legacy וותיקה בחברה.

"לנוכח פרק הזמן הארוך של פיתוח הפרויקט, המשאבים שהושקעו בו וחוסר האפשרות להעבירו ליצור שוטף, מנחה המנכ"ל לבצע בחינה של התהליכים וקבלת ההחלטות בפרויקט, מתוך מטרה ללמוד מהנעשה בפרויקט על מנת להפיק לקחים ולקבוע סטנדרטים ונהלים  עתידיים לנושא פתוח תוכנה בחברה".

מהניתוח שהתבצע ניתן ללמוד ששלבי פיתוח המערכת התמקדו והתבצעו לפי מחזור חיים מקובל של עיצוב, פיתוח, הסבה ובדיקות. שלבי העיצוב והפיתוח הם שלבים מאוד טכנולוגיים מקצועיים, בהם באה לידי ביטוי המקצועיות והניסיון רב השנים של אנשי מערכות המידע של החברה. בשלבים אלה ניתן למצוא: תיעוד מספק של תיקי עיצוב ותכנות, תיעוד של תהליכי קבלת החלטות על סביבת העבודה (Web) שנבחרה, תיעוד  של קבלת החלטות על פיתוח מערכת הנעת עבודה (Workflow), פיתוח ממשקים עם מערכות חברה אחרות ועם מערכות תשתיתיות שפותחו במקביל, התמודדות מקצועית עם סביבות עבודה שונות בחברה, התמודדות עם אלמנטים טכנולוגיים חדשים לחלוטין – בסך הכל מתקבל הרושם שיש תשתית מערכת עובדת המבצעת פונקציונאליות מוגדרת כתוצר של הפרויקט.

אך למרות כל זאת  לא היה ברור מי מנהל הפרויקט? האם  מנהל הפיתוח = מנהל הפרויקט, או ראש האגף = מנהל הפרויקט. לא הייתה התייחסות מספקת לשלבים הנוספים למחזור הפיתוח בפרויקט חידוש מערכות כמו: ההסבה וטיוב הנתונים, ההרצה במקביל,  העלייה לאוויר,  ולתחומים נוספים בניהול הפרויקט כמו: ניהול האיכות, ניהול הסיכונים והמוכנות הארגונית – ארגון ושיטות וניהול השינוי.

הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT.