ניתוח מערכות מידע ממוקד ערך

הטכנולוגיה מתקדמת היום בצעדי ענק ולמעשה מכפילה את יכולותיה כל שנתיים בערך. מערכות המידע הן משאב עסקי אשר מספק יכולות לשינוי פני הארגון כפי שאנו מכירים אותו. ראו למשל מה עשתה ההתפתחות הטכנולוגיות לעולם התעשיות הוורטיקליות (בנקאות, ביטוח, בריאות, תקשורת וכו').

טכנולוגיית המידע היא קריטית לתפקוד העסקי של הארגון, וארגונים רבים מתקשים להבין במדויק את הערך האמיתי שנובע מהשקעות במערכות המידע שלהם. יתר על כן, ארגונים דורשים כי תמיכת מערכות המידע שלהם תשתפר בהדרגה ותביא לחדשנות עסקית לארגון בנוסף לניהול שוטף של תשתיות ויישומים.

בעידן הנוכחי הגופים האחראים על מערכות מידע בארגון נמדדים ומוערכים על תרומתם להצלחה העסקית של החברה. המטרה העיקרית היא להגדיל את הערך של גוף טכנולגיית המידע לארגון על ידי שיפור התמיכה ביעדים העסקיים שלו, שיפור הסינכרון בינו לבין הגופים העסקיים והתפעוליים של הארגון. כל זאת תוך שיפור התפקוד השוטף ושמירה על רמת העלויות.

הערך המיטבי שארגון מערכות המידע יכול להביא לבעלי המניות הינו: "פריצת דרך" בפעילות הארגון מול לקוחותיו, שעיקרה חדשנות במוצרים ושירותים חדשים המבוססים על טכנולוגיית המידע.

מאחר ואסטרטגיית מערכות המידע מושפעת מאוסף האסטרטגיות העסקיות של המנכ"ל ומנהלי היחידות העסקיות, על גוף מערכות המידע למסד מבנה ארגוני המסייע לו לעבור ממודל של יחסי "ספק-לקוח" ל-"שותפות אסטרטגית" המאפשרת לו לממש חדשנות עסקית באמצעות טכנולוגיה.

ממנתח מערכות קלאסי למנתח מערכות עסקי

מנתח המערכות הוא האמצעי בידי המנמ"ר להשגת הערך הנדרש, אלא שלשם כך נדרש לשנות את המיקוד ולעבור ממנתח המערכות הקלאסי למנתח מערכות עסקי שידאג להתאמה בין היחידות העסקיות לארגון מערכות המידע בשלושה רבדים:
● Application strategy – צריכה לשקף את האסטרטגיה עסקית, ולפתור פערים וקונפליקטים בין אינטרסים מתחרים של קווים עסקים שונים ו-IT.
● Demand management – כולל תהליכים של ניהול ובקרה שיאפשרו תעדוף ביקושים לדרישות עסקיות ליישומים בהתאם ליכולות היישום שאמורים, אם כי לא תמיד באופן עקבי, לשקף את האסטרטגיה העסקית.
● גיוס נציגים עסקיים – למשימות רלוונטיות בהגדרת היישומים (לדוגמה, אישור מפרטים, קביעת קריטריונים ביצועיים, אבטחת איכות) ואחריות משותפת להשגת התוצאות העסקיות המצופות.

מנתח המערכות הקלאסי משלב ידע מתחומי הטכנולוגיה והניהול בעיקר לצורך הגדרת הדרישות מהמערכת לפני פיתוחה או במהלך התחזוקה השוטפת שלה. ניתוח המערכת מאפשר התאמה של מערכת מידע לארגון או ללקוח. מנתח המערכות חוקר את מצב הארגון לו יש להתאים את המערכת, מבין את דרכי העבודה בארגון ומסייע ללקוח להגדיר את דרישותיו ואת מטרות המערכת. הניתוח כולל את הפונקציות והפעולות השונות שעל המערכת לבצע וכן את דרישות החומרה והתוכנה. ניתוח מערכות משלב ידע ונסיון בכל מחזור החיים של מערכת המידע, משלב הייזום, דרך האפיון והעיצוב.

מנתח המערכות הקלאסי מונע יותר מהכיוון הטכנולוגי. בדרך כלל, מנתח המערכות מדבר בשפה של חבריו בארגון מערכות המידע ויכול להתייעץ עם חברים אחרים בנושאים  טכניים בשפה מוכרת.

התפקיד העיקרי החדש של מנתח המערכות הוא להבין את התהליכים העסקיים ונהלים (איך העסק עובד), כדי לזהות אזורים של שיפור (אזורים בעייתיים), ולעבוד עם בעלי העניין בעסק כדי לזהות פתרונות מתאימים. אם הפתרון כרוך בפיתוח או שינוי של מערכות מידע, מנתח המערכות אחראי גם לאסוף, לנתח ולתעד את הדרישות העסקיות שיש לממש על ידי התוכנה. מנתח המערכות מגדיר את הנתונים הנדרשים לצורך הגדרת הדו"חות  הנחוצים לעסק לצרכי עבודה, מעקב , בקרה ושליטה. הוא אחראי להפוך את המידע לידע ומסייע לארגון להשתמש בכלים מודרניים של אנאליזה  לצרכיהם.

לאפשר לתכנן ולספק את התמיכה הנדרשת

מנקודת המבט של היחידה העסקית, מנתח המערכות הוא ה"פרקליט" המייצג את האינטרסים והצרכים של היחידה העסקית מול ארגון מערכות המידע. הוא מייצג את התוכניות ואת סדרי עדיפויות של הארגון העסקי ליישומי IT, ומהווה מקור לרעיונות וגישות חדשניים. הוא מתקשר את המשימה, התוכניות העסקיות וסדרי עדיפויות של היחידה העסקית לארגון כדי לאפשר לתכנן ולספק את התמיכה הנדרשת.

מנתחי מערכות אינם מעורבים באספקה ישירה של פרויקטים או יישומים, אלא בתכנון ובקרת הביצוע של יכולות היישום הנוכחיות והעתידיות. הם מנחים, עוזרים ומלמדים את המנהלים העסקיים להגדיר את הדרישות שלהם ממערכות ה-IT בהתאם לצרכים וההצדקות העסקיות שלהם כדי לצמצם את התלות הטוטאלית באנשי IT לכל משימה. הם מזהים גישות, יוזמות ואפשרויות לפתרונות ומענה לצרכים העסקיים, ומובילים את צד הביקושים לפתרונות IT בשם העסק. אחריותו המכרעת היא להגדיר הצדקת הצרכים על ידי זיהוי יתרונות ביצועים עסקיים, אופן מדידתם, ולאחר מכן לעקוב ולדווח על מימושם.

מנקודת המבט של ארגון מערכות המידע, מנתח המערכות הוא ה"פרקליט", המשווק והמתקשר הראשי של ארגון ה-IT. הוא מנחה את היחידה העסקית להשקעה נכונה ויעילה ב-IT ועוזר לה להצדיק ולהשיג את התקציבים הנדרשים למימון הביצוע בהתאם לאסטרטגית היישום. מנתח המערכות העסקי דואג לעדכן הדדית את היחידה העסקית ואת ה-IT על תכוניותיהם, הבעיות והקשיים שלהם ואבני הדרך העתידיות שלהם. הוא מיידע ומשפיע על העסק, כך שהוא יכוון נכון את משאבי המחשוב שלו בהתאם למטרותיו על בסיס האסטרטגיה המוסכמת וארכיטקטורה ארגונית תומכת, ומעדכן על שינויים בתוכניות ה-IT המשפיעים על התוכניות והביצועים העסקיים.

להרשמה לכנס השנתי של לשכת מנתחי מערכות מידע בישראל לחצו כאן.