ניהול פרויקטים של מערכות מידע: אתגרים ועקרונות

הקיצוצים התקציביים ושאלת הערך העסקי וה-ROI של השקעות ארגונים במחשוב מעמיד את המנמ"ר בארגון בדילמה קשה: בעוד הדרישות לפרויקטים מבוססי מחשוב עולות, הוא נדרש להראות התייעלות ושיפור מתמיד. הקשר ליחידות העסקיות, תיעדוף הפרויקטים והתאמתם לאסטרטגיה הארגונית ומיקסום הערך העסקי לארגון הם שאלות המפתח העומדות כיום בפתחו של כל מנהל מערכות מידע בארגון.

הבעיות הנפוצות בניהול פרויקטי מערכות מידע

● ניהול פרויקטים במערכות מידע נתקל בקשיים הנובעים מתאום בין מחלקות/אגפים על לוח זמנים והקצאת משאבים, תהליכי רכש ארוכים, חוסר ראיה פרויקטלית כוללת, אבטחת איכות חלקית, כתוצאה מכך נגרמים לפעמים עיכובים בלוח הזמנים של הפרויקט, התאמה חלקית לדרישות עסקיות ועלויות גבוהות.
● אין מתודולוגית ניהול פרויקטים (שיטות עבודה, כלים וניהול מסמכים) מחייבת ומכסה את כל מחזור חיי הפרויקט משלב הייזום עד סיום שלב היישום וההטמעה.
● אין גורם מרכזי האחראי על התמונה הכוללת של מצב כל הפרויקטים בארגון (תכנון, תעדוף, מעקב, בקרה ותמיכה לוגיסטית ואדמיניסטרטיבית).
● לא כל עובדי הפרויקט משויכים ארגונית בשלבים שונים של הפרויקט למנהלו, ולכן הפרויקט מפורק לחלקים המתבצעים ביחידות שונות עם קושי רב בסינכרונם.
● מנהל הפרויקט ממונה בדרך כלל מהיחידה בה נעשית רוב העבודה או מהיחידה הקרובה ביותר ללקוח. למעשה הוא מתאם בין כל היחידות המבצעות חלקים של הפרויקט.
● קיימת עמימות בגבולות האחריות בפרויקט בין הלקוחות וגוף מערכות המידע.

העקרונות לניהול פרויקטים במערכות מידע

● ניהול פרויקטים וניהול פיתוח הם שני תהליכים שונים.
● ניהול פרויקטים הוא מקצוע, ומנהל הפרויקט צריך להיות מנוסה ומוסמך ומוקצה למשימה.
● קיימת מתודולוגיה אחידה, מחייבת ומוסכמת לניהול פרויקטים למערכות מידע בארגון.
● קיימת הגדרת תפקידים ואחריות לבעלי תפקידים וליחידות ארגוניות המשתתפות בפרויקט בארגון ה-IT ואצל לקוחותיו. המתודולוגיה מובנת ללקוחות.
● פרויקטים מבוצעים תחת עקרונות משותפים, מפותחים במקסימום אפקטיביות, ביעילות וניתנים לתחזוקה והכנסת שינויים בעתיד.
● ניתן לערוך אבטחת איכות ניהולית תוך דיווח אחיד על סטטוסים ובקרה תקציבית.
● פרויקט הוא יחידה ארגונית מוגדרת בלוח הזמנים.
● כל משאבי הפרויקט מנוהלים בדרך כלל על ידי הפרויקט, אפילו אם בפועל הם שייכים ליחידה ארגונית אחרת. במקרים מסוימים ניתן להתבסס על מחויבות היחידה הארגונית לספק את התוצרים הנדרשים.
● לפני ביצוע פרויקט קיים תהליך ניהולי המגדיר:  SOW של הפרויקט המוסכם על הלקוח, היקף המשאבים בפרויקט, שלבי הפרויקט ולו"ז, אופן הקצאת המשאבים המשותפים.
● קיים מעקב אחר התקדמות ביצוע הפרויקטים ובעקבותיו: הקצאת משאבים דינאמית, עדכון לו"ז ועדכון תקציב.
● קיים תהליך הכנסת שינויים מובנה תוך עדכון SOW.
● קיים תהליך הפקת לקחים במקומות בהם הייתה חריגה משמעותית בלו"ז או בתקציב או בתכולת הפרויקט.

רמות הבגרות בניהול פרויקטי מערכות מידע (מבוסס על מודל ה-CMMI של אוניברסיטת Carnegie-Mellon)

● ראשונית – אד הוק מבוסס על נסיון אישי – תכנון פרויקטים הוא על סמך ניסיון אישי, ניהול פרויקטים מתייחס רק לתקציב ולו"ז, הבקרה מועטה, בקרת האיכות היא לרוב רק בדיקות תוכנה ואין ניתוח פרויקט לאחר גמר (ביצוע לעומת תכנון והסקת מסקנות).
● עקבית – מונחה נוהלים – מערך ניהול הפרויקטים פועל תוך תכנון ובקרה פרויקטלית, דרישות מנוהלות בתהליכים מובנים, אחידים, עם מתודולוגיה וכלים תומכים, פרויקטים מתוכננים, מבוצעת בקרת פרויקט (מדידה, ניתוח ובקרת ביצוע מול תכנון, נתיבים קריטיים), ניהול הסכמי ספקים, בקרת איכות לתהליכים ולתוצרים וניהול תצורה מיושם בכל שלבי הפיתוח.
● מוגדרת – סטנדרטים, תפקידים ואחריות – R&R תפקידים ואחריות מוטמעים, תהליכי פיתוח וניהול מערכות תוכנה מתועדים, אחידים, ומשולבים בתהליכים כלל ארגוניים, דרישות לקוח מנוהלות מייזום עד כניסה לייצור, עם יכולת עקיבה, תהליכי בקרה ואישור תאימות פרויקטים למדיניות ה-ICT וארכיטקטורה מיושמים, מיקוד על תהליכים עסקיים, הטמעה בארגון, ניהול פרויקטים אינטגרטיבי, ניהול סיכונים מבוצע עבור כל פרויקט, וקבוצות פרויקטים.
● מנוהלת – חיזוי תפוקות ובקרת תוצאות – הפרויקטים מנוהלים במתאם למדיניות ה-ICT, מוגדרים מדדים, לתפוקתם של פרויקטים, תהליכים ופעילויות, ניטור המדדים מאפשר קבלת החלטות מבוססת עובדות (מדידות), מדידה ושיפור ביצועים של תהליכים ארגוניים ובקרת אירועים וניתוח וביצוע פעולות משפרות.
● מוטמעת – שיפור מתמיד – ניתוח אירועים, וביצוע פעולות משפרות, יזום פרויקטים המממשים את האסטרטגיה העסקית, מיקוד על שיפור מתמיד, חדשנות ארגונית בכיוונים טכנולוגיים ויישומים-עסקיים.

מרבית ארגוני ה-IT אותם פגשתי במהלך השנים ממוצבים בסביבת רמה 2 העקבית, והמלצתי לכל – להתקדם בתהליך שיפור מתמיד לרמה 3 המוגדרת, ובהמשך לרמה 4 המנוהלת.

הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT.

למאמר הקודם