ניהול פרויקטים של מערכות מידע: המודל הניהולי

המטרה הקלאסית של ניהול פרויקטים במערכות מידע היא העמידה ב"שילוש הקדוש" של עמידה בלוח הזמנים, בתקציב ובסקופ. בקודקוד הפירמידה שהמשולש הוא בסיסו אנו מוסיפים את הערך של הפרויקט לעסקי החברה. הפריסה הרחבה של חברות עסקיות וספקי שירותים מגדילה את ההכרה בצורך לניהול ובקרה טובים יותר של תכניות פתוח, פרויקטים של תוכנה ויישומים החוצים ארגון.

האתגר בניהול פרויקטים של מערכות מידע בחברות, מקורו בפריסה רחבה של פרויקטים הדורשת התמודדות עם קבוצות עבודה וירטואליות, מגוון התמחויות וכישורים אישיים, שיתוף פעולה בין קבוצות עבודה שונות, הפחתת רמת הסיכונים בפרויקטים ומינוף היכולות.

השלמת תוכנית נרחבת או פורטפוליו של תוכניות במסגרות הזמן, התקציב והתכולות לפי הציפיות של הלקוח, היא אתגר משמעותי.

אין לצפות כי ניהול הגישור על פני התלויות ההדדיות בין קבוצת עבודה הנדרש במסגרת תוכנית כוללת, יתורגם לניהול של אוסף פרויקטים בדידים בלבד. המורכבות גדלה עוד יותר כאשר נקודת המבט עולה לראיה הכלל ארגונית של התוכניות – רמת האנטרפרייז – הרמה הגבוהה ביותר של ההתארגנות העסקית.

הפיתוח של יכולות לניהול תכניות גם ברמת הארגון וגם ברמת התוכנית הבודדת הוא מהותי לצורך מימוש המחויבות ללקוחות.

ההיררכיה של ניהול פרויקטים בארגון אנטרפרייז גדול ומורכב מוצגת בתרשים להלן הממחיש את הקשר הניהולי מלמעלה למטה של כלל אוסף התוכניות בארגון המורכבות מכלל הפרויקטים המתבצעים בו.

ההבדלים בין ניהול תוכניות וניהול פרויקטים

בניהול תכניות (Programme Management) ברמה הפרטנית או ברמת הארגון, הניהול מתמקד בעיקר בניהול התחום האפור הקיים בין פרויקטים משולבים וקשורים ביניהם לצורך השגת מטרה משותפת כמו; פיתוח תוכנה, יישום מערכת מידע, ייעוץ, אספקת שירותים וכד'.

הרמה הגבוהה ביותר של הניהול הפרויקטלי – רמת האנטרפרייז, מהווה "מטריה" כוללת לניהול התוכניות והפרויקטים כפי שמוצג בתרשים.

ההבדל בין ניהול פרויקטים וניהול תוכניות  מסוכם בטבלה הבאה:

השיטה

פיתוח ארכיטקטורה כוללת לניהול תוכניות ופרויקטים – Programme Management Architecture, מטמיעה שיטה ושפה אחידה לניהול תוכניות בכל תחומי הפעילות של החברה. הארכיטקטורה מתאימה הן לניהול ברמת הארגון והן ברמת התוכנית הבודדת, היא מותאמת לעבודה עם כל מתודולוגיה לניהול פרויקטים ומותאמת למתודולוגיה הסטנדרטית של PMI לניהול פרויקטים על PMBOK.

ניהול התוכניות מורכב משתי ישויות מרכזיות: תפיסות הניהול (Governance) והתפיסות המקצועיות (Disciplins) כפי שמוצג בתרשים:

תפיסות הניהול מספקות תמיכה ובקרה כוללת, מגדירות הגדרות תפקיד ואחריות מפורטים לכל המנהלים הנוטלים חלק בתוכנית, ומספקות כלים לתמיכה באמצעות משרד ניהול.

משרד הניהול, EPO (ר"ת Enterprise Programme Office) או PgO (ר"ת Programme Office) נתמכים בהגדרה של תהליכי העבודה, תבניות מסמכים וכלים ממוחשבים בתחומים המקצועיים הבאים: ניהול ביקושים, ניהול תכולות, ניהול הביצועים, ניהול הסיכונים, ניהול האיכות, ניהול המשאבים, ניהול פיננסי, ניהול הרכש ועוד.

ניהול הידע (Knowledge Management) משמש בסיס משותף לכל התחומים בניהול התוכניות ומספק דרך מובנית ליצירה, שמירה, ארגון, גישה ושימוש במידע, התמחויות ושיתוף ידע כמו "ביצוע מיטבי" (Best Practices) ולקחים מנסיון של עמיתים.

ניהול הפרויקטים (Project Management) כולל את פעילויות הבקרה, תפקידים, תוצרים, תוכניות עבודה, ציוותים ואבני דרך של פרויקט יחיד.

ניהול התוכנית משמש כריכוז אדמיניסטרטיבי של קבוצת פרויקטים אשר אמורים להשיג יעדים עסקיים משותפים במטרה למקסם את הערך והתועלת המצרפית שלהם ללקוח.