מאגר הספקים – עלה תאנה או כלי עבודה מועיל?

מאגר הספקים של גורמים ציבוריים, ובפרט של ממשלתיים, הוא לכאורה פטנט ראוי וטוב, אלא שבפועל מסתבר שתרומתו לתחרותיות ולהשגת מצוינות מקצועית מוטלת בספק. אסייג ואכתוב שהדברים נוגעים לפחות לתחום עיסוקי, היינו – ייעוץ, תכנון ועיצוב חוויית משתמש הוליסטית.

הכוונה במאגר הספקים היא למאגר של נותני שירות בתחום מוגדר, שעמידתם בתנאי סף מאפשרת את הכללתם בו. משנכלל בו ספק, יכול בעל המאגר לפנות אליו בבקשה למתן הצעה ספציפית, וזאת במסגרת מעין "מכרז פנימי" בין מספר ספקים הכלולים בו.

נוהל זה חוסך את הצורך לבחון בכל פעם מחדש אם ספק עומד בתנאי הסף וכל שנותר לבחון זה את איכות ההצעה ואת עלותה. קיצורו של עניין, מדובר בחיסכון ביורוקרטי לשני הצדדים.

אלא שאליה וכמה קוצים בה – ראשית, בחלק ניכר מהמקרים, מועדי ההצטרפות למאגרי הספקים הם מועדים קשיחים המתפרסמים במסגרת חוק המכרזים, כך שאם לא הצטרפתם במועד המוגדר, לא תוכלו להצטרף ולהגיש הצעה כלשהי. כלומר, סדר פרוסי לפני הכול. מנגד, כל גורם ציבורי יכול להחליט שבנושא מסוים יבקש פטור ממכרז תוך התעלמות ממאגר הספקים (לעיתים גם התעלמות מהחוק, אבל זה נושא נפרד).

עולה התהייה: מדוע לא עוגן בחוק קיומו של מאגר ספקים ציבורי אחד בלבד, אליו ניתן להצטרף בכל שעה? דבר זה עשוי לשרת גם את הארגונים שאינם מרבים לפרסם מכרזים.

העמסת חבות מעבידים במקום קבלת ערך מוסף

חשוב יותר מההיבט הביורוקרטי הוא ההיבט הענייני. לאחר שהשקעתם והצטרפתם, דבר אינו מבטיח שמאן דהוא יפנה אליכם. משמעות הנוכחות במאגר היא "כאשר נזדקק לעבודה בתחום מומחיותכם – אולי נפנה אליכם". לגמרי אולי. אם נפנה אליכם, זה יהיה במסגרת הליך תחרותי שעיקרו "מי יותר זול" ולא, חלילה, מי יותר איכותי. הדבר בא לידי ביטוי ברור בשקלול הניקוד.

כתבתי "אליכם", אבל במקרים רבים הכוונה היא לא "אליכם" כגורם בעל מומחיות צוותית, אלא כגורם המסוגל להעמיד לטובת העניין אדם מסוים, שישתלב ככוח עבודה בצוות של מפרסם המכרז. במילים אחרות, מדובר בהוזלת עלויות והעמסת חבות מעבידים על חברה כלשהי. קיצורו של עניין, הסיכוי שמאן דהוא יפנה אליכם, כחברה בעלת מומחיות צוותית מוגדרת, רק בעקבות הצטרפות למאגר הספקים – קלוש.

להיפגש רק עם עובד אורגני

על פניו, הגברת הסיכוי שיפנו אליכם לשם מתן הצעה לביצוע פרויקט כרוכה בייזום פגישה עם גורם מקצועי רלוונטי אצל הלקוח הציבורי, בה ניתן ליצור כימיה אנושית ולהמחיש את היכולות הייחודיות שלכם שעשויות לסייע לארגון. באופן מעשי, אין די בכך שהגורם יהיה רלוונטי, הוא צריך להיות גם עובד אורגני של הארגון ובמעמד של מקבל החלטות, או כזה המסוגל להשפיע על קבלתן.

בעוונותיי, נפגשתי לא פעם עם גורמים "רלוונטיים" במשרד ממשלתי, בנסיבות שברור היה שיש לנו אפשרות לתרום תרומה ייחודית, אולם חוץ מהתלהבות רגעית דבר לא אירע בעקבות כך. התזכורות ששלחנו בעקבות אותן פגישות הניבו לכל היותר אישור קריאה…

שיחה עם ידיד המשמש בכיר באחת החברות הגדולות ש-"תורמות" כוח אדם לארגונים ממשלתיים וציבוריים שופכת אור עכור על סיבה אפשרית. "ייתכן שמנהלות הפרויקטים עמן נפגשת הן עובדות מיקור-חוץ. תבין שהן תעשינה כל שביכולתן כדי לקדם העסקה של עוד גורם מהחברה שמשלמת את משכורתן – ולא אותך", הוא אומר. למרות גילי המתקדם, נותרתי פעור פה.

פסיבי או אקטיבי

כאשר זו תמונת המצב, מתבקש לקבוע כללים ברורים שיבטיחו ניקיון כפיים ושיקולים עניינים בלבד בתהליכי קבלת החלטות. הדבר מצריך שימוש בגורמים מקבלי החלטות (או ממליצים) שהם אובייקטיביים ובעלי כושר שיפוט מקצועי. כנראה לא סתם דורגה ישראל על ידי WEF במקום ה-43 במדד השחיתות ובמקום ה-27 במדד התחרותיות.
בשעה שמאגרי הספקים של גורמים ציבוריים בישראל הם לעתים בבחינת כלי פסיבי (במימון המצטרפים), שלכל היותר מאפשר לבחון בבוא היום אם ספק עומד בדרישות הסף, כדאי לפחות לדאוג לאיחוד כל המאגרים, ושניתן יהיה להצטרף למאגר המרכזי בכל רגע נתון. על זה טרם חשבו בממשל זמין.

אם כוונת המחוקק הייתה שמאגרים אלה יהוו יותר מכלי פסיבי, מן הראוי שיבחן את מידת ודרך השימוש בהם – היינו, דרך המבטיחה שאין מדובר רק במנוף להוזלת עלויות, אלא בעיקר לקיצור הליכי מכרז, יצירת תחרותיות מקצועית ועידוד המצוינות.

אף כי תמונת המצב אינה מעודדת, אני יכול להעיד על "איים של תבונה" במגזר הציבורי. כלומר, יש מקום לאופטימיות זהירה.