המסר עבור יעבור

הטרנספורמציה לעידן הארגון הדיגיטלי עוברת בין השאר בהגדרת חוויית הלקוח. באופן טבעי אנו מגדירים את הלקוח כלקוח הסופי של הארגון, אך מעתה יש להתייחס ל"משתמש" הפנימי בארגון – כלקוח. זו לא מכבסת מילים, אלא תפיסה חדשה עבור ה-IT והארגון. אתייחס להיבט של ניהול המסרים העסקיים המאובטחים בעידן חוויית הלקוח.

זנחנו זה מכבר את אפיקי השיחות הקוליות והדוא"ל לטובת תקשורת אישית ותקשורת עסקית באמצעות פתרונות לניהול מסרים. חוויית השימוש בווטסאפ (WhatsApp) ופתרונות דומים מאפשרת לנו שיתוף מידע, תמונות וקישורים בצורה פשוטה, קלה, מהירה, "רזה" יותר מדוא"ל ונוחה לשימוש תוך קבלת חיווי על צפייה במסר מצד המקבל. נוחות השימוש הביאה עובדים רבים וצוותי עבודה בארגונים עסקיים לעשות שימוש עסקי בפתרונות אלו לטובת ייעול התקשורת. מערכות אלו מטבען אינן ערוכות ומתאימות למימוש דרישות ארגוניות בתחום אבטחת המידע וניהול הסיכונים, ומהוות סיכון עסקי משמעותי.

הגדלת שביעות רצון העובד

יישומי מסרים עסקיים מאובטחים מתמקדים בהגדלת הפרודוקטיביות ושיפור התקשורת הפנים-ארגונית. כבר עתה מסתמן שאימוץ פתרונות אלו על ידי ארגונים הופך לאחת מהמגמות המובילות בעולם העסקים בשנים הקרובות.

הדבר נובע ממספר סיבות:
● מערכות המסרים הקיימות אינן מתאימות לצרכי הארגונים. הן אינן מציעות הגנה על נתונים, אבטחת מידע מספקת, כלי ניהול וניהול משתמשים, יכולות אכיפת מדיניות ארגונית (Compliance) ואינן אינטגרטיביות למערכות EMM (ר"ת Enterprise Mobility Management ומערכות SIEM (ר"ת Security information and Event Managment).
● מערכות התקשורת האחודות (Unified Communication Solutions) אינן נותנות מענה מספק לצורך בניהול מסרים ארגוניים. שיתוף התוכן דיגיטלי, תמונות, קטעי וידיאו, הודעות קוליות, מיקומים, תאריכי לוח שנה, קישורים עם תצוגות מקדימות מוגבלים בחלק מהיישומים לצד חוויית לקוח טובה פחות.
● מערכת מסרים עסקית מאובטחת מציעה יתרונות רבים ומהירים בהפחתת עלויות תפעול ובהגדלת הפרודוקטיביות, בתהליכים מהירים יותר, בקבלת החלטות ומידע אמין בזמן אמת, הפחתת עומס עבודה, צמצום זמן אבוד, ישיבות מיותרות ונסיעות לצד הגדלת שביעות רצון העובד.
● הצרכים העסקיים והארגוניים מחייבים גישה שונה לפתרונות המסרים. הפתרונות נדרשים לאפשר חיווי של אישורי קריאה עבור כל בני שיחה קבוצתית, רשימות מוגדרות מראש של צוותי עבודה, מחייבים גישה מאובטחת לספריות קבצים ומסמכים כולל למערכות שיתוף קבצים של הארגון ואפשרות חיפוש של הודעות ותכנים.
● אבטחת המידע מתקדמת על הנתונים העסקיים. פתרון מסרים עסקי מאובטח חייב להבטיח כי המידע מוגן באמצעות הצפנה חזקה מאוד במהלך שליחת המסר ובמצב מנוחה (Rest). יכולות הגנה חזקה על המשתמש, הנתונים הארגוניים ובשירות הענן (SaaS). הפתרון חייב לתמוך באפשרות התקנה מקומית (On-Premise) ולאפשר שליטה ובקרה של הארגון על פעילות וניהול המשתמשים.

ניהול הפלטפורמות הניידות מציב אתגר בין השאר בגמישות התמיכה בתהליכים עסקיים, ביכולות ניהול המשתמשים ואבטחת המידע העסקי. מערכות לניהול מסרים עסקיים מאובטחים מאפשרים לארגון ועובדיו ליהנות משני העולמות, העברת מסרים מאובטחת לצד חוויית לקוח מוכרת ועשירה. המעבר של העובדים לשימוש במערכות אלו אינו פשוט ומחייב את הארגון ללוות את התהליך תוך כדי הדרכה ותהליך "חינוך" (Educate) שיוביל בסופו לכך שמידע עסקי יועבר רק במערכות מאובטחות.

להתייעל לצד הבנת המשמעות

תהליך ה"חינוך" מחייב חשיבה שונה בקרב אנשי אבטחת המידע. על הארגון לבצע תהליכים של:
● הדרכת משתמשים הכוללות הנחיות העבודה במערכות.
● פרסום המדיניות הנהוגה בארגון ביחס למידע העובר במסרים.
● אבטחה לצד חינוך המשתמשים באמצעות אימוץ מדיניות של הוצאת התראות "חיוביות". רצוי שההודעה ל"משתמש" במקרה חריגה מהמדיניות תצא בנוסח "מחנך" האומר כי הארגון בחר לעבוד באמצעות פתרון מסרים מאובטח ומציעים למשתמש לעשות בו שימוש.

הדרישות שארגון חייב לדרוש מפתרון המסרים העסקיים המאובטח הינם:
● תצורת עבודה הקרובה מבחינת חוויית המשתמש לתוכנות המסרים הפופולריות.
● גישה מאובטחת ומוצפנת למשאבי המידע הארגוניים ולשירותי שיתוף מידע בענן שארגון עושה בהם שימוש.
● יכולת ניהול מלאה של המשתמשים והקבוצות.
● הגדרת מדיניות ארגונית ואכיפתה.
● תמיכה בכל הפלטפורמות – מובייל ו-PC.
● התקנה מהירה ופשוטה מצד המשתמש.
● אינטגרציה מלאה לפתרון ה-EMM הארגוני לתמיכה באבטחת מידע, הפצה וניהול היישום בהתקנים הניידים.
● יצירת לוגים (Activety Log) והעברתם למערכות ה-SIEM.
● גמישות ארגונית – שימוש בפתרון כשירות ענן (SaaS) או בהתקנה מקומית (On-Premise).

ארגונים הרוצים להתייעל לצד הבנת המשמעות של הטרנפורמציה הדיגיטלית בפעילות השוטפת של הארגון, צריכים לבחון את הצטיידותם בפתרון מסרים עסקי מאובטח ומנוהל. התהליך של הטמעת מערכות אלו הינו משולב, טכנולוגי לצד שינוי תרבות התקשורת הארגונית. האתגר הוא גדול אך הרווח הארגוני מאימוצם הוא רחב ובעל יתרונות רבים.