הטעויות הקריטיות של ה-IT שעלולות לגרום לקריסת הארגון

העובדה שמחלקות ה-IT הן מהגופים העמוסים ביותר בארגון היא דבר מוסכם ונדמה שאין איש שמערער עליה. העיסוק בשוטף, בתחזוקה ובמענה לדרישות שנולדות חדשות לבקרים מותיר מעט זמן לחשוב קדימה, ומייצר לא מעט טעויות שלא מובעות מפעילות שוטפת אבל עלולות להשפיע על הארגון כולו ואולי אף לגרום לקריסתו.

הכוונה היא לטעויות שנובעות מחשיבה אסטרטגית לא מספיק יצירתית, מקיבעון מחשבתי שמשפיע על היכולת של הארגון להתמודד עם אתגרי השוק שלו לטווח ארוך.

חברת המחקר Globalspace ציינה שלוש טעויות אסטרטגיות נפוצות של מנהלי IT והנהלות ארגונים עושים, לרוב בגלל חוסר מודעות.

אחת הטעויות המחשבתיות נעשית כשארגונים מבחינים שקצב הגידול שלהם אינו כפי שמצופה מהם ואחד המחסומים הוא מערכות המידע. הסיבה לכך הוא שבאותו הארגון קיימת מדיניות החלפה ושדרוג מערכות ישנות בקצב איטי מדי ולעתים אף החלטה עקרונית לא להחליף. כמנהג האמרה: "אם זה עובד, למה לשנות?". התופעה באה לידי ביטוי במיוחד בארגונים המבוססים על מערכת Legacy, שמעצבות את קצב העברת הנתונים, והתוצאה היא צווארי בקבוק ומידע שלא מגיע לידי ניצול בהיבט העסקי-כלכלי.

כשמחשבים את המשמעות הכספית של מציאות זו, עלולים להגיע למספרים בני שש ספרות ויותר, ועוד יותר חמור, להתקרב לדרך ללא מוצא. להלן, אם כן, טעות מספר אחת: ארגונים לא מספיק ערניים ולא מחליפים או מבצעים תהליכי מודרניזציה למערכות הישנות שלהם.

סקר שנערך בקרב מקבלי החלטות בארגונים מעלה שב-57% מהארגונים משתמשים במערכות המגשרות בין המערכות הישנות לאלה החדשות. אלא שגם את המערכות האלה הם לא מחליפים. על פי הסקר, אורך החיים של מערכות גישור אלה עולה על חמישי שנים. זה, כמובן, לא תואם את קצב החידושים בעולם הדיגיטלי, שהוא הרבה יותר מהיר, מה שאומר שהפיגור תמיד יישאר באותו הארגון.

תוצאות נוספות, שמוכרות למנמ"רים רבים, הן: העדר כיסוי מלא לפונקציות שמערכות המידע צריכות לתת לארגון; פער גדול ומעיק בין ציפיות ההנהלה לביצועי מערכות המידע, בעיקר בתחום הכספי; השקעת משאבים יקרה בתחזוקה של מערכות ישנות, שאינן תורמות לליבה העסקית של הארגון ולרווחיותו; ומספר גדל והולך של אפליקציות שמגיעות לסוף הדרך כי הן לא תואמות את הסביבה הישנה. בנוסף, וכאישוש לכך, 75% מהמנמ"רים השיבו שמערכות ה-Legacy שלהם, בעיקר מיינפריים, מתות לאט מדי ובייסורים קשים מדי.

כלים שאינם מתאימים

הטעות השנייה הוא שימוש בכלים שאינם תואמים את סוג העבודה שאנשי הארגון מבצעים. לא פעם מוטמעות מערכות תוכנה וחומרה במחלקות שונות של הארגונים – והעובדים מאושרים. אבל בבדיקה לאורך זמן עולה כי התפוקה שלהם לא השתפרה, כלומר – ההשקעה באותם כלים לא החזירה את עצמה. או, במילים אחרות, ירדה לטמיון.

אף אחד לא יכול לסתור את הטענה של אנשי המחלקה שהם עובדים קשה כדי להשתמש טוב יותר בכלים שקיבלו. השאלה היא אם הם עובדים חכם. יכול להיות שהעובדים במחלקה, שמשקיעים שעות ארוכות בקריאת תפריטי הדרכה והסברים איך ליישם את הצרכים שלהם, משתמשים בכלים שאינם מתאימים להם. זאת ועוד, מחקרים ארוכי טווח מלמדים שחשיפת מצב שבו מחלקה חשובה בארגון הטמיעה מערכות שאינן תואמות את הצרכים שלה פוגעת קשה בתדמית של אגפי מערכות המידע, בתדמית של חשיבות ה-IT ובצוותים שלו, לעתים שלא בצדק.

הפתרון לבעיה זו אינו פשוט. צריך תמיד לזכור את הנוסחה המקובלת כיום שבכל 18 חודש כמות המידע בעולם מוכפלת. אבל האם כל ארגון יכול להרשות לעצמו להחליף בכל 18 חודש את משאבי המידע שלו ואת המערכות כדי לעמוד בקצב? התשובה היא, כמובן, שלילית. הדרך הנכונה היא תמיד באמצע: ביצוע ניתוח נכון של הצרכים, בדיקה מעמיקה של מה שקיים והתאמה מרבית לצרכים אמיתיים ועתידיים, עד כמה שניתן לצפות קדימה.

מזלזלים בתאימות לכל דבר

הטעות השלישית הנפוצה היא הזנחה של נושא התאימות לרגולציה, חוקים, תקנות וסביבות שונות בארגון ומחוצה לו. הקריטיות של זה קיימת במגזרים כמו בריאות, תחבורה ופיננסים. מחקרים לא מעטים שנעשו בעולם, לאו דווקא בהקשר הטכנולוגי, מראים במפורש שהעלות לארגון של העדר תאימות לרגולציה ולתקנים יקרה פי שניים ויותר מאשר השקעה באותה תאימות. יצוין כי ההשקעה באותה תאימות היא אף פעם לא זולה ותמיד מצויה מחוץ לליבה העסקית של הארגון. אלא שבסופו של יום, אי התאימות פוגעת בליבה עצמה. המשמעות הכספית יכולה להגיע לעלויות של עד 10 מיליון דולר לארגון, מבלי לחשב את היקף הנזק של איבוד נכסים בבורסה, תביעות מצד בעלי מניות ועוד.

בקיצור, לא כדאי לזלזל בנושא התאימות. צריך לבדוק איך לעשות את ההשקעה בה טובה יותר. הסיכון בנושא זה חמור מאוד, כי מחקרים מראים ש-95% מהעובדים בארגון, כולל המנהלים, לא ממש מודעים לעלויות היקרות של חוסר תאימות. לכן, אין מי שבודק או לוחץ והתוצאות, כאמור, עלולות להיות עגומות ביותר – לא רק בהיבט החוקי, אלא גם בהיבט של איבוד נתחי שוק בזמן קצר.

השורה התחתונה: השגיאות האסטרטגיות שמנהלי מערכות המידע עושים לפעמים נחשפות מהר מאוד, כאשר מתחרשת ההתנגשות בין הצרכים הדחופים של הארגון וההתמודדות בזירה שבה הוא חי לבין היכולות המוגבלות של הכלים ומערכות המידע שקיימים בארגון. לפעמים, המסקנה שיש להחליפם מגיעה מאוחר מדי, ולכן העצה שניתנת בדרך כלל היא לשמור על ערנות, לבדוק שוב ושוב את מה שקיים, לעולם לא לקדש אותו ותמיד לחשוב מחוץ לקופסה, רגע לפני שהקופסה הזו תרסק את הארגון כולו. חומר למחשבה.