דרוש מיקור-חוץ ברמה אחרת

40 שנים של התפתחות בתעשיית המחשבים הביאו תעשיה זו למצב שבו מערכות המידע הן מערך מורכב, קשיח לשינויים ובעל עלויות אחזקה גבוהות. הסביבה העסקית של הארגון משתנה. על מנת להצליח, הארגון צריך לשנות את דרך ההתנהלות העסקית שלו ולהיות יותר אג'ייל – גמיש וזריז מבחינה עסקית: להתאים  עצמו לשינויים המתרחשים בשוק, להאיץ זמן התגובה לאירועים , להגיב מהר יותר מאשר המתחרים, לצפות  מראש מה השינויים אשר עומדים לקרות.

כחלק מתהליך שינוי זה משתנה גם ההתייחסות למערכות מידע, חשיבות מערכות המידע לארגון ולסביבה העסקית שלו הולכת  וגוברת, הדרישות ממערכות מידע הולכות ומתגברות וגם הן נדרשות להיות יותר גמישות, מהירות תגובה ואיכותיות. עליהן לפתח פתרונות בראיה רחבה של  כלל צורכי הארגון, על מערכות המידע לספק כלים  אשר יקנו לארגון  יתרון תחרותי .

על מנת שמערכות המידע בארגון יהפכו להיות יעילות לתפעול ובעלות מהירות תגובה לשינויים עסקיים, צריכות מערכות אלו לענות על חמשת הקריטריונים הבאים:

● Visibility – ראיה ארגונית משלבת של כל שרשרת האספקה בארגון.
● Velocity – ניצול הזדמנויות עסקיות מהר יותר מאשר המתחרים.
● Flexibility – ארגון אשר בו התהליכים ותשתיות מחשוב בנויים להתאמה ושינוי.
● Quality – ביצוע תהליכים באופן שיבטיח אספקת מוצרים ושירות באיכות גבוהה.
● Efficiency – אספקת מוצרים ושירותים בהתאם לדרישות הלקוחות, במחיר תחרותי.

הנחות יסוד

חמש הנחות היסוד לגבי העתיד בהיבטים של תעשיית טכנולוגית המידע:

● תהליך הגלובליזציה העולמי ימשך ויואץ.
● קצב הכנסת השינויים הטכנולוגים דוגמת קישוריות, וניידות יגבר.
● האופן שבו תתבצע עבודת משתמשי מערכות המידע כמו גם על ידי מי, היכן ומתי – כל אלו ישתנו.
● מערכות המידע הקיימות, ברובן המכריע לא יוכלו לתמוך בתהליכים ובדרישות העסקיות החדשות.

התכנון

הכנת תוכנית העבודה של מערכות מידע מחייבת אף היא התייחסות ברמה אחרת, הנושאים העיקרים בהקשר זה המחייבים שינוי, נובעים מההיבטים הבאים:

● מורכבות – הפתרונות אותם נדרשים ליישם מורכבים יותר.
● אופק הזמן – משך הזמן הנדרש ליישום, משך חיי הפתרון ומסגרת הזמן של תוכנית העבודה אשר צריכה להיות רב-שנתית (שלוש עד חמש שנים).
● עלויות – העלויות למימוש הפתרונות גבוהות יותר ואילוצי התקציב חמורים (נמוכים) יותר.

מנהל מערכות מידע נדרש "להחליף נעליים תוך כדי ריצה", אף אחד לא מאפשר לו לקחת פסק זמן מהתחזוקה וההפעלה של המערכות הישנות בזמן שהוא מתארגן להחלפתן.

האסטרטגיה למיקור-חוץ

האסטרטגיה לבניית פתרון כולל במיקור-חוץ, פתרון אשר יאפשר ללקוחות החברה להיות Agile Enterprise, היא לבנות פתרון זה תוך אבחנה בשלושה מרכיבים:

● תשתיות מחשוב ותקשורת מאבטחות בעלות יכולות תפעול גלובליות, אפשרות גידול ועלויות תחזוקה נמוכות. פתרונות לסביבת העבודה של המשתמש, תקשורת, אחסון וגיבוי ושירותי אירוח וענן.
● מתן מענה מקיף להשבחת יישומים, הגברת גמישות היישומים לדרישות חדשות ושינויים עסקיים, בארבעה רבדים: פתרונות מדף, גישור ואינטגרציה, הבינה העסקית של הארגון ורובד הגישור למשתמש.
● שירותי ערך מוסף למיקור-חוץ של תהליכים תוך מתן מענה לטיוב תהליכים, התמקצעות, קדמה טכנולוגית, יתרון לגדל ושימוש חוזר באותם פתרונות. כולם בתחומי פעילות אשר על בסיסם ניתן להגיע לחסכון של עשרות אחוזים בהוצאות הארגון: התייעלות וחיסכון בכוח עבודה, אופטימיזציה של תהליכים, לדוגמה: משאבי אנוש, עיבודים פיננסים, מוקד שירות ועוד.

המענה הכולל לשלושת המרכיבים האלו יבוצע  בדרך כלל בשיתוף פעולה עם שותפים עסקיים נוספים בתעשייה.

אספקת שירותים (Service Delivery)

בתהליכים הפנימיים לאספקת השירותים וניהולם, יש לתת דגש על תהליכים יותר סטנדרטיים, יציבים ומוכחים כ-"Best Practice" בעולם. לדוגמה, ITIL. אימוץ תהליכי ניהול השירות של ITIL כחלק מתוכנית אספקת השירותים, מוכיחים לאורך הזמן את השפעתם על שיפורים מהותיים ברמת השירות ובשביעות הרצון של הלקוחות.

פונקציות ניהול שירותי ה-IT מתחלקות לשלוש קטגוריות:

● פיתוח – כתיבה והתאמה של תוכנה לצרכים יישומיים.
● תפעול – הפעילות המתבצעת להבטחת פעילות רציפה של תשתיות IT.
● בקרה – היכולת לתכנן, למדוד ולבקר את ביצועי ה-IT.

בנוסף ל-ITIL – קיימים מודלים נוספים לאיכות בשלבים השונים, ביניהם CMMI ,COBIT ,ISO ואחרים.

מדידה ובקרה

ההכרה כי פעילות ספק מיקור-חוץ צריכה להיות ברת מדידה ומבוקרת – מקובלת היום כבר על כל המעורבים. האתגר הוא בהטמעת כלים אשר יאפשרו כי פעילות זו של מדידה ובקרה תהיה גם:
● שקופה  ללקוח.
● יעילה ומקיפה.
● מבוצעת בזמן אמיתי.

אוירה של אמינות בין שני הצדדים של הסכם מיקור-החוץ והטמעה בקרב העובדים של ספק מיקור-החוץ, וההכרה כי הם נותני שירות וכי שביעות רצון הלקוח היא המדד החשוב ביותר לפעילותם יחד עם כלי בקרה ומדידה ממוחשב בו נמדדים בין היתר שביעות רצון הלקוח ועמידה במדדי השירות.

סיכום

הסביבה העסקית בה פועלים הארגונים והחברות – משתנה. הכוחות העיקרים המניעים השתנות זו, הם:

● גלובליזציה.
● התקדמות טכנולוגית.
● שינוי סביבת העבודה של המשתמשים.

מערכות המידע של הארגון נדרשות לספק מענה לתהליכי השתנות אלו. אחת הדרכים להתגבר על הפער ההולך וגדל בין הדרישות מאגף מערכות מידע בארגון לבין התקציבים המוקצים לו, היא הוצאת פעילות מערכות המידע למיקור-חוץ. בהנחה שספק מיקור-החוץ חייב גם להרוויח מפעילותו, הרי שהאתגר העומד בפני ספקי מיקור-החוץ – גדול.

על מנת לספק מענה מתאים ללקוח, להוריד את עלויות המחשוב שלו, לשמור על שביעות רצונו וגם להרוויח, הרי שהוא נדרש לספק מיקור-חוץ ברמה אחרת.