ניהול השינוי במימוש הטרנספורמציה הדיגיטלית בארגון

הניסיון מוכיח כי יישום והטמעה מוצלחים של מערכות דיגיטליות רחבות בארגון, מותנים בהיערכות ארגונית מתאימה.

ליישום מערכת כזו בארגון השלכות נרחבות על כל רמות הארגון: תהליכי עבודה, הגדרות תפקידים, מבנה ארגוני, תרבות וערכים ארגוניים, עמדות והתנהגויות הפרט (עובדים ומנהלים).

היערכות מתאימה, המתבצעת במישור הארגוני במקביל להיערכות הטכנולוגית, מגדילה מאוד את סיכויי ההצלחה של הטמעת המערכת.

חיבור מוצלח בין שלושת מרכיבי הארגון – אנשים, תהליכים וטכנולוגיה, הוא תנאי הכרחי להצלחת פרויקט הטמעת מערכות דיגיטליות בארגון.

באחריות צוות ניהול השינוי לטפל במרכיב האנושי, שהוא גורם ההצלחה הקריטי להטמעה וקבלה של המערכת, תוך אבחון הפערים הארגוניים הנוצרים בארגון עקב יישום המערכת, נגיעה והבנה של התהליכים העסקיים החדשים.

הייעוד העיקרי בתהליך ניהול השינוי הוא זיהוי, טיפול  ומיזעור הסיכונים הקשורים באופן ישיר לדרך קבלת המערכת על ידי הגורם האנושי ולאופן בו יעשה בה שימוש אופטימלי, ועל ידי כך תגבר המוכנות הארגונית בכל הרמות הניהוליות והארגוניות, לקליטה והטמעה של המערכת, תפיסות העבודה ותהליכי העבודה החדשים.

ניהול השינוי בפרויקט דיגיטלי מטרתו לספק ייעוץ אסטרטגי והכוונה לתהליך ניהול השינוי הנובע כתוצאה מהטמעת מערכת  דיגיטלית בארגון.

מטרת המהלך לסייע למנהלי הפרויקט (בכל הדרגים בארגון) בקבלת מערכת הדיגיטל ובהטמעתה, תוך התמודדות עם מגוון השלכות הכנסת המערכת; לסייע לארגון בהגדרת מטרות ויעדים בכל שלבי הפרויקט; לסייע לארגון בניתוח משמעויות השינויים על תפקוד הארגון והטמעת תהליכי העבודה החדשים הנגזרים מהשינויים הללו; לסייע לארגון בהטמעת מודלים ומדדים אחידים לניהול ובקרה (ניהול הידע הארגוני וכלים לניתוחו); להוביל את ההערכות הארגונית בחברה ביישום המערכת הדיגיטלית; ולבנות מנגנון פנים ארגוני להובלת השינוי והטמעתו.

ניהול השינוי בפרויקט מחבר את ההנהלה הבכירה לפרויקט ומשתמש בכוחה וביכולת ההשפעה שלה. הניהול בונה מנגנון פנים-ארגוני להובלת השינוי והטמעתו, מעביר מידע בנוגע לתהליך ותקשורו לכל היחידות בארגון, מעצב, בונה ומבצע של פעולות הסברה ותקשור אצל כלל משתמשי הקצה להשגת מודעות (Awareness).

עוד מבצע ניהול השינוי אבחון פערים ארגוניים כתוצאה מיישום המערכת; מזהה וממפה סיכונים, איומים והתנגדויות פוטנציאליים בתהליך; מכין ומפתח תוכניות טיפול לצורך מזעור והתמודדות עם איומים והתנגדויות אלו להשגת עמדות אפקטיביות לגבי המערכת; מכין ומפתח תוכנית לגיוס המשתמשים בחברה להשגת שיתוף פעולה ומעורבות; בונה תוכנית הכשרה וליווי של צוות ההדרכה וההטמעה לבניית תוכנית הדרכה תומכת שינוי; מכשיר מדריכים, מטמיעים וצוותים מובילים לטיפול בהתנגדויות.

כל הפעילויות הנ"ל מבוצעות תוך שיתוף עם הגורמים המעורבים בארגון עצמו.

תכנית כללית לניהול השינוי בהטמעת מערכות דיגיטליות כוללת תוכנית מפורטת בחלוקה לאבני דרך על ציר זמן הפרויקט, במהלכו יושגו התוצרים הבאים:
● שיווק פנימי מתמשך של המערכת.
● שימור רמת התלהבות גבוהה בקרב צוות הפרויקט לאורך זמן.
● יצירת מחויבות בקרב כל שדרת הניהול בארגון, החל מההנהלה הבכירה.
● סיוע בהפנמת התועלות מול הקשיים הצפויים, ברמות הארגוניות השונות.
● יצירת מוקדי כוח – סוכני שינוי פנים-ארגוניים.
● התמודדות עם מוקדי התנגדות וחולשה.
● התאמת תרבות וערכים ארגוניים.
● מתן כלי שירות ושיווק לתומכים לשימוש יומיומי גם לאחר העלייה לאוויר.
● מיסוד תהליך שיטתי של מעקב ובקרה.

תהליך העבודה בפרויקט ניהול השינוי כולל מיפוי ואבחון, גיבוש והפעלת מערך שיווק פנימי, גיבוש והפעלת רשת תמיכה בשינוי, בניה וליווי תוכנית הדרכה והטמעה וליווי מנהלת הפרויקט.