אתגר האמידה של העלות והמשאבים לביצוע פרויקטים במערכות מידע

אמידה כרוכה בהערכה טובה של המשאבים והעלויות הדרושים להשלמת כל אחת מהפעילויות המתוכננות בפרויקט מערכות מידע.

יש לא מעט שיטות לאמידה, ואף אחת מהן לא נחשבת לאוניברסלית יותר מהאחרת. ההחלטה באיזו שיטה או שילוב של שיטות להשתמש, תלויה בסוג המאמץ הנאמד, בכמות המידע הזמין ובאנשים המעורבים בהפקת האומדנים.

כדאי לבצע הערכה מתמשכת לאורך כל מחזור חיי פיתוח התוכנה, כדי לאפשר תיקון ועידון, ניטור ובקרה אפקטיביים לעלויות הפיתוח נחוצים כדי לאמת ולשפר את דיוק האומדנים. ההצלחה של שיטת אמידה לעלות פרויקט אינה נמדדת על פי הדיוק של האומדנים הראשוניים, אלא על פי השיעור שבו האומדנים מתכנסים לעלות בפועל.

בהערכת מאמצי העבודה קיימת נטייה להתעלם מעלויות ישירות מסוימות שאינן מעורבות במפורש בתהליך הפיתוח, כגון: עלות הניהול – העלות של מנהל הפרויקט וצוות משרד הפרויקט, ראשי צוותים, צוותים מנהליים ועוד, עלויות אבטחה ובקרת האיכות, הפגישות (עם הלקוח), מחזור אישורי הלקוח, עדכוני תיעוד, בדיקות, נסיעות והספקות אחרות.

להקצות כוח אדם אמין ומנוסה לעבודה

הקלט העיקרי לתהליך האמידה הוא בקשת ההצעה (RFP) של הלקוח, או כל מסמך אפיון דומה שהוכן על ידי הלקוח, אשר מפרט את מטרות הפרויקט. קלט נוסף יכול לכלול: ניירות עבודה שנוצרו על ידי צוות ההצעה, כגון פתרון מוצע וניתוח סיכונים, רשומות ביצועים מפרויקטים דומים, ידע אישי של צוות הצעה.

התפוקה של תהליך האמידה כוללת: אומדני עלות לפעילות – הערכה כמותית של העלות הצפויה של המשאבים הדרושים להשלמת הפעילות המתוזמנת. אלה מתפצלים לעבודה, חומרים, ציוד, שירותים, מתקנים, וכו'. תמונה ברורה, מקצועית ומלאה של האופן שבו נגזרה כל הערכה. כולל: תיאור פעילות תיעוד הבסיס לאומדן (כיצד נקבע), הנחות, אילוצים, רמת הביטחון והסיכונים.

כדי להעלות את רמת הדיוק של האומדנים, כדאי להקצות כוח אדם אמין ומנוסה לעבודה עליהם. עבור פרויקטים בסיכון גבוה, כדאי להקצות אפילו שתי קבוצות עצמאיות שתגבשנה הערכות עבור אותה פעילות שיאתגרו האחת את השנייה.

ישנו מספר לא מבוטל של מתודולוגיות לאמידה; לכל אחת מהן היתרונות והחסרונות שלה וכל אחת דורשת רמה מסוימת של מומחיות. על השיטה האופטימלית או שילוב של יותר משיטה אחת יש להחליט בהתאם לפרויקט והניסיון של צוות ההצעה.

להלן מספר שיטות אמידה מומלצות ונפוצות:

● הערכת מומחה
שיטה זו משתמשת בידע ובניסיון של המומחה לנושא ומספקת אומדנים המבוססים על כל הפרויקטים שבהם השתתף. לדוגמה, דלפי – המשתתפים מעורבים בשני סבבי הערכה (או יותר). לאחר כל סיבוב, אם התוצאות שונות באופן משמעותי, מעודדים את המשתתפים לשנות את ההערכות שלהם.

יתרונות הערכה שהיא שימושית בהיעדר נתונים אמפיריים כמותיים, יכולה לגרום להבדלים בין חוויות הפרויקט בעבר לבין הדרישות של הפרויקט המוצע ויכולה להיות מושפעת מטכנולוגיות חדשות, יישומים ושפות. וחסרונותיה בכך שהאומדן הוא רק טוב כמו חוות דעת המומחה וקשה לתעד את התהליך שהמומחה השתמש בו כדי ליצור את האומדן.

● Bottom Up
שיטה זו כוללת פירוק של הפרויקט למרכיבים הקטנים ביותר שלו ולאחר מכן הערכה של כל פעילות מהרמה הנמוכה ביותר וסיכומם לרמות גבוהות יותר. רמת הדיוק עולה עם הפירוט של הפירוק. ההתפלגות יכולה לשמש מאוחר יותר כבסיס להתפלגות העבודה (WBS) בפרויקט ולתוכנית העבודה שלו.

יתרונות השיטה שהיא יציבה יותר, מפורט יותר ומאפשרת לכל קבוצת פיתוח להעריך בנפרד. וחסרונותיה שהיא מתעלמת מעלויות ברמת המערכת ואורכת זמן רב יותר.

● הערכה אנלוגית  ("עשינו משהו דומה בעבר")
אומדן אנלוגי כרוך בשימוש בנתונים בפועל מפרויקטים דומים שהושלמו כבסיס לאמידת הפרויקט הנוכחי. סוג זה של אמידה ניתן גם להחיל על חלק של פרויקט אם ידוע שהוא דומה לזה שהושלם בעבר. הדיוק שלה עולה ככל שהדמיון בין הישות הישנה והחדשה רב.

יתרונות השיטה שהיא ממבוססת על נתוני פרויקט בפועל וחסרונותיה שהיא לא אפשרית, אלא אם כן היה פרויקט דומה בעבר ולא ברור עד כמה דומה הפרויקט הנוכחי לפרויקט הקודם.

שיטות יותר מורכבות הדורשות מעריכים מנוסים ולכן נמצאות פחות בשימוש.

● Top Down
במודל זה, האומדנים נגזרים מהתכונות הגלובליות הכלליות של הפרויקט ולאחר מכן מחולקים לחלקים שונים ברמה נמוכה. יתרונות השיטה שהיא דורשת פירוט על כללי של הפרויקט, בדרך כלל מהירה יותר וקל יותר ליישמה ומתמקדת בפעילויות ברמת המערכת. וחסרונותיה שהיא נוטה להתעלם ממרכיבים ברמה נמוכה ואין בסיס מפורט.

● Function Points
שיטה זו משתמשת בפונקציונליות של מערכת התוכנה המשוערת ולא בגישה המסורתית של תיאור מעמיק של המודל. קטגוריות של פונקציות נספרות על בסיס מסמך דרישות הפרויקט ולכן מסמך דרישות טוב הוא תנאי מוקדם.

מקובל לקטלג את הפונקציות לקלט חיצוני, פלט חיצוני, פניות חיצוניות, ממשקים חיצוניים וקבצים פנימיים. כל מורכבות של Function Point מדורגת כגבוהה או ממוצעת או נמוכה, ומספר המורכבות של כל פונקציה משמשת להערכת המאמץ הכרוך בפיתוחה.

יתרונות השיטה שנתוני ההערכה זמינים בשלב מוקדם של מחזור החיים של פיתוח התוכנה, אין תלות במשתני שפה ומשתני ביצוע אחרים וגם חבר צוות ללא רקע טכני יכול ליצור אומדן. וחסרונותיה שקשה לאסוף נתונים באופן אוטומטי וקיימת מידה של גישה סוביקטיבית.

● אומדן פרמטרי
שיטה המניחה קיומו של קשר פונקציונלי בין שעות העבודה הנדרשות לבין משתנים אחרים שלגביהם קיים אומדן מדויק יותר. מערכת יחסים פונקציונלית זו מעודנת עוד יותר על ידי פרמטרים נוספים הידועים כגורמי עלות המשפיעים על הפעילויות המעורבות. הדיוק של אומדן זה תלוי ברמת הדיוק של המשתנה הבלתי תלוי. מבחינה היסטורית, גודל הקוד המשוער (בשורות קוד) שימש כמשתנה הבלתי תלוי.

יתרונות השיטה שהיא יוצרת הערכות החוזרות על עצמן, קל לשנות נתוני קלט, קל לחדד ולהתאים נוסחאות וקיים סיכוי לאובייקטיבית. וחסרונותיה שאינה מאפשרת לטפל בתנאים יוצאי דופן, יש גורמים מסוימים שלא ניתנים לכימות וחלק מהאלגוריתמים עשויים להיות קנייניים.

אמידה עוסקת בהערכה מדויקת של המשאבים והעלויות הדרושים להשלמת פעילות הפרויקט. מאחר שהאומדנים הראשוניים (אלה המתבצעים במהלך הכנת ההצעה) מבוססים לעתים קרובות על מידע חלקי, חשוב לבחון מחדש או לבדוק את האומדן הסופי כדי לוודא כי אכן מדובר בקירוב קרוב של העלות העתידית של הפּרויקט. ההנהלה צריכה להתעקש על בדיקת שפיות על מנת להעלות את רמת האמון.