ניהול מידע ותוכן מתקדם בעידן הדיגיטלי

העולם הדיגיטלי החדש כולל נתונים ותוכן ונדרש ניהול מידע אינטליגנטי. בעבר פעלנו בדיכוטומיה בין ניהול נתונים וניהול תוכן, הנעשית פחות ופחות הגיונית עם הזמן. בעולם של מיקוד בלקוח, נדרשת מיומנויות וטכנולוגיות בשני העולמות לניהול הנתונים וניהול התוכן. נדרשת אסטרטגיה לניהול מידע אינטליגנטי ומשולב.

ניהול מידע מתקדם פירושו שיש רמות רבות של מורכבות בחשיבה על האתגרים הניצבים בפני ניהול התוכן בארגונים, וכתוצאה מכך, טעמים רבים של פתרונות לניהול מידע.

ארגונים צריכים לזהות:
● בדיוק מה הם מנסים להשיג – במונחים עסקיים.
● למפות את המטרות הללו אל מול היכולות הנדרשות במפת הדרכים של ניהול המידע המתקדם.
● להבין כיצד ספקי פתרונות מתמודדים עם היכולות הנדרשות. לא כולם מספקים הכל.
.
יש מגוון רחב של פתרונות בשוק המבוססים על תהליך back-end אוטומטי ואספקת פלטפורמות שיתוף עבור עובדי ידע לניהול נתונים ותוכן משולבים וחדשניים. מסע הלקוח עובר בתהליכי משנה מרובים (כמו רכישה ותשלום, למשל, או הצטרפות של לקוח חדש).

הבנת השלב ממנו הארגון מתחיל את ההערכות מסייעת לקבוע עד כמה רחוק יכול הארגון להגיע בטווח זמן נתון ובאופן מציאות.

שילוב גישות Top down ו-Bottom up בטרנספורמציה דיגיטלית

ארגונים רבים נמצאים בעיצומו של המסע כדי להפוך את העסק שלהם לדיגיטלי. המנהלים הבכירים הולכים לכנסים וחוזרים ומכריזים על צורך במהלך נועז לשינוי דיגיטלי. היוזמה, לא תמיד מבוססת על הבנת כל המשמעויות מחוסר המיומנויות הנדרשת. לעתים היא מתבססת על חוויות העבר שלהם עם ניהול תוכן  וממשל הכרוך בניהול המידע.

כדי להבין את הפוטנציאל של יוזמות שינוי דיגיטלי ולמנוע כישלון, נדרש עדכון לכישורים ולתפיסת העולם המיוחדת של עבודה עם כמות נתונים ותכנים מסדר גודל אחר. שני הכוונים הם קריטיים עבור יוזמת שינוי דיגיטלי וארגונים צריכים לעבוד במודע כדי לחבר בין פרספקטיבות אלה.

טרנספורמציה דיגיטלית לא ב-Big Bang

לא כל תהליך עסקי מטפל בכמות מידע ענקית של מיליוני מסמכים באופן ישיר דרך תהליך של ניהול תכנים (ECM) מסורתי.

תהליכי היומיום הרבה יותר צנועים למרות שגם בהם יש כמות מידע אינטנסיבית. האוטומציה של תהליכי היומיום האלה הם תנאי מקדים קריטי לשינוי הדיגיטלי.

לא "לשפוך את התינוק עם המים"

נדרשת החלטה היכן נדרשת החלפה דרסטית והיכן אפשר לוותר תוך כדי התייחסות לשאלות מפתח כמו: כיצד למנף את ההשקעות הקיימות בניהול תכנים – ECM בארגון? איך משתלבות מערכות עתירות ידע קיימות (Legacy) יחד עם ההשקעה במערכות ממוקדות לקוח חדשות?

לרוב הארגונים יש מערכות ומאגרי מידע רבים יותר ממה שהם יודעים וחושבים, לכן חשוב להבין את המטרה של כל מערכת תוכן מרכזית, מידת הרלוונטיות שלה, העלות שלה, האם יש הזדמנויות לאחד ספקים והאם יש פתרונות מודרניים וגמישים יותר זמינים.

כל העת חשוב לזכור את דרישות הליבה הפונקציונליות.

חשיבות המטא-דטה

מטא-דטה (Metadata) הוא המפתח למעבר מחשיבה הממוקדת באחסון לחשיבה הממוקדת ביישומים.

הוא גם המפתח לפעילות ישימה ושפויה סביב היכולת של עובדי הידע למצוא מידע ולהתמצא בתוך אוסף של מאגרי מידע רבים וליכולת הארגון לבנות מסגרת ניהולית לנכסי מידע. הימים שבהם אפשר היה להסתפק ב-"מילון נתונים אחד" כבר עברו מן העולם.

להשקיע בבניית מיומנויות חדשות

בעולם המתחדש, לא כולם צריכים להיות מדעני נתונים, אבל הרבה מן עובדים יצטרכו להיות יזמי מידע.

בנוסף, עולמות הנתונים והתוכן משולבים ולעתים מתנגשים, ולכן נדרש להשקיע בהקניית מיומנויות מתאימות שמבינות את ההבדלים.

מיקוד בתהליכי ניהול התוכן

הקהילה של מנהלי התוכן הארגוני, משתמשים וספקים כאחד, נוטים  לכוון  את כל הנושאים שעל הפרק בעולם הדיגיטלי באמצעות פריזמה של ניהול התוכן. אך, יש עדיין ארגונים רבים שעדיין לא הסבו את תהליכי הליבה שיהיו ממוקדים בניהול התוכן וניתוחו.

המיקוד עובר ליישומים הממנפים יכולות תוכן ספציפיות למטרות עסקיות.

המיקוד עובר לשילוב של יכולות תוכן לתוך היישומים הקיימים בארגון – כולל יישומי SaaS – תוך יישום היתרונות המבטיחים של ניהול התוכן הארגוני.

המוקד חוזר שוב לשולחן העבודה יחד עם שילוב ניהול התוכן בפלטפורמות נפוצות כמו Box ,Office 365, G-Drive ו-Dropbox.