מדידת ביצועי פרויקטים של מערכות מידע

לפני שבועיים דנו באתגר האמידה של העלות והמשאבים לביצוע פרויקט מערכות מידע. כדי לשפר את ההערכה באופן מתמיד ולבססה על ניסיון מעשי מצטבר בפועל, נדרש להיערך לעבודה על פי מדדים המחייבת שינוי באופי וכלי הניהול המקצועיים של ארגון מערכות המידע. נדרשת התבססות על חיזוי התפוקות ובקרת התוצאות, הגדרת מדדים לתפוקות של תהליכים ופעילויות, ניטור המדדים המאפשר קבלת החלטות המבוססות על עובדות מדידות.

עבודה לפי מדדים מנחה לתהליך שיפור מתמיד והדרגתי של תהליכים, המונע על ידי יעדים מדידים, מתבסס על סטנדרטים, דרישות לקוח מנוהלות מייזום עד כניסה לייצור, עם יכולת מעקב, תהליכי פיתוח וניהול מערכות תוכנה מתועדים, אחידים ומשולבים בתהליכים בכלל הארגון.

עבודה לפי מדדים מתבססת על הגדרת תפקידים ואחריות (R&R) ברורים.

תפקיד המדידה לספק מידע שיכול לשפר את קבלת ההחלטות בזמן כדי להשפיע על התוצאה העסקית או המשימה. את מדדי הביצוע של פרויקטים במערכות מידע ניתן לחלק לקבוצות בסיסיות עם המאפיינים הבאים:

התקדמות הפרויקט – מדדים המתייחסים לתכנון מול הביצוע של הפרויקט במונחי כסף (תקציב), עמידה בלוח הזמנים ובאבני הדרך. מדדים אלה מתייחסים הן לכל מה שכבר בוצע במסגרת הפרויקט, אך לא פחות מכך גם למה שעדיין נותר לבצע בהשוואה לתכנון המקורי.

היקף ויציבות הפרויקט – מדדים המדגישים את גודל הפרויקט ויציבותו במונחים של כמות דרישות ושינויים, CR (ר"ת Change Request).

היקף הפרויקט נמדד על בסיס השיטות ששימשו לאמידת העלויות בשלב התכנון כמו: Function Points, מספר שורות קוד, גודל הדוקומנטציה, מספר Classes, מספר אובייקטים וכדומה.

צוות הפרויקט – מדדים המדגישים את מאפייני התפתחות גודל צוות הפרויקט בשלבים השונים, כולל מדד לשיא מצבת כוח אדם – תכנון מול ביצוע ומדידת המאמץ המושקע בו והתפוקה שלו.

מדידת המאמץ המושקע בפרויקט לא מסתכמת באיסוף התשומות – השקעת השעות לחיוב ושאינן לחיוב אותן דיווח צוות הפרויקט, אלא במדידה מושכלת של התפוקה – Throughput של הפרויקט.

תפוקת הפרויקט – מדידת התפוקה יכולה להתבסס על מדד של "CRs אקוויוולנטיים", כלומר, יחידת המידה הקטנה ביותר הינה CR, ועבור כל יחידת תפוקה אחרת נקבעים משקלות לשקלול התפוקה. התפוקה נמדדת עם עלייה לאוויר של פרויקט וגודלו של הפרויקט ומשקלו מתבסס על הערכת עלותו ביום ההתנעה על פי התקצוב המקורי. לדוגמא:

לעתים קיימים הבדלים בתמהיל מרכיבי עלות הפרויקטים בין פרויקטים טכנולוגיים ופרויקטים עסקיים, בפרט באחוז מרכיב הרכש מתוך עלות הפרויקט. לאור זאת יש למדוד את תפוקת הפרויקטים העסקיים ואת תפוקת הפרויקטים הטכנולוגיים בנפרד. עם זאת, עדיין יש ערך בראייה כוללת של ביצוע הפרויקטים בארגון ולכן כדאי למדוד בנוסף את סך התפוקה של הארגון.

מדידת תפוקה לאורך זמן על פי התקצוב המקורי של כל פרויקט אינה לוקחת בחשבון את התשומות בפועל של הפרויקטים, לכן יש לנרמל את סך התפוקה בסך ההשקעות בפועל לצורך בקרה. כך נוכל לוודא שגידול בתפוקה אינו נובע מגידול בתקציב ההשקעות, או לחילופין ששינוי בתקציב ההשקעות משפיע על השינוי בתפוקה. כך יש לקחת את סך התפוקה השנתית ולחלקה בסך תקציב ההשקעות שנצרך בפועל באותה השנה. פרמטר זה ניתן להשוואה בין שנים.

איכות הפרויקט – מדדי איכות לתוצרי הפרויקט: מוצרים, שירותים ותהליכים כוללת התייחסות לכמות הבאגים והתקלות לפני ואחרי מסירה, הצורך בעבודה חוזרת (Rework) ושביעות רצון הלקוחות והמשתמשים.

איכות הפרויקט כוללת גם מדד של "בריאות הפרויקט" (Health Check) הכולל, בין היתר, את רמת יישום התהליכים המוגדרים בנהלים.

מעקבים – כוללים מדדים נוספים הדורשים מעקב לאורך מחזור חיי הפרויקט כמו: סיכונים, נושאים בטיפול, בעיות מרכזיות, נושאים בבדיקה וכד‘.

מטרת המדידה היא הגדלת תפוקה ושיפור ביצועים של פיתוח פרויקטים בארגון מערכות המידע.

מומלץ להיערך ליישום מדדים בשלבים כשבשלב הראשון מומלץ שהמדדים יהיו תפעוליים ובסיסיים בלבד ולאחר שנה של מדידה ייווצר Base Line אמין.