בעקבות אירוע | כנס Software AG – יישום מערכות מידע ארגוניות – שלב ראשון במרתון או ריצת ספרינט?
חברות רבות אשר יישמו מערכות מידע ארגוניות, כדוגמת ERP או CRM, מודעות למשאבים הרבים המושקעים ביישום המערכת. ארגונים מגיעים "ליום שלאחר" העלייה לאוויר עם "הלשון בחוץ" ובהרגשת סיפוק של "עשינו את זה".
מניסיונה של חברת סקר, המציאות שונה – ארגונים אמורים להבין כי יישום מערכת מידע ארגונית הנה "אבן הדרך" הראשונה בריצת מרתון ארוכה של הארגון. ארגון שיפנים זאת יהפוך את "המרתון" למנוהל וקל. ע"מ להשיג מטרה זו, ארגונים צריכים לשאול את עצמם – מהי רמת הידע הקיימת בארגון לגבי היישום ומהי רמת המוכנות הארגונית לאתגרים העתידיים? כגון:
• פיתוחים עתידיים והרחבות-תוך התאמת הדרישות לצרכים העסקיים
• מוכנות לביצוע Roll Outs
• מהירות ויעילות תגובה לשינויים המוכתבים על ידי השוק והרגולטורים
• יכולת גבוהה להתייעלות ולשיפור מתמידים
התשובה לשאלות הללו הנה פשוטה להבנה, אך מעט יותר קשה ליישום וטמונה בצמד המילים "ידע תהליכי". ארגונים מגיעים ליום "שאחרי", עם בסיס ידע מועט על היישום שנמצא באוסף של מסמכים, בראשם של הגורמים המעורבים בארגון ולרוב רמת התלות בספק המיישם היא גדולה ממה שהארגון ציפה. הכושר לארגן את המידע, להפכו לנגיש וברור לכלל הארגון ובנוסף להיות כזה המאפשר מענה מהיר ומידי של אתגרים עסקיים ויישומיים הנו המפתח לאתגרים השונים.
חברת סקר תומכת בארגונים ביישום תפיסת ניהול תהליכים ויצירת בסיס ידע תהליכי ומספקת ללקוחותיה צוות בעל ניסיון מוכח בהטמעת התפיסה תוך שימוש בכלי המוביל בעולם – ARIS – למידול, הנדסת תהליכים ויישום ארכיטקטורה ארגונית (לפי חברות המחקר גרטנר [Gartner] ופורסטר [Forrester]).
על יכולותיה המרכזיות של פלטפורמת ARIS מבית Software AG נמנות:
• יכולת הצגה ויזואלית של התהליכים תוך יצירת שפה ארגונית אחידה וסטנדרטית
• אפשרות ניהול כלל המידע בבסיס נתונים מרכזי כולל קשר לסוגיות אירגוניות, כספיות ורגולציה
• אפשרות ליצירת ארכיטקטורת תהליכים תוך ניהול הקשר למפת הסיכונים, מפת מערכות, מבנה ארגוני, מילון מונחים ועוד
• אפשרות לביצוע שאילתות למענה לאתגרים עסקיים ויישומיים (למשל: מהם התהליכים והמודולים המושפעים משינוי ארגוני? מהם התהליכים הקריטיים אשר מושפעים מהחלפה של מודול / שדרוג? מהם הפערים בין תהליכים דומים במחלקות שונות? )
ראוי לציין כי חברות תוכנה רבות אימצו את פלטפורמת ARIS ובחרו בה ככלי המומלץ על ידן לטובת ניהול הידע התהליכי. בין החברות ניתן למצוא את סאפ (SAP) אשר יצרה אינטגרציה לרכיב Solution Manager ובכך מבטיחה הלימה בין התיעוד המבוצע ב-ARIS ליישום, אמדוקס ועוד.
יש להדגיש כי יצירת בסיס ידע תהליכי משמש גורמים רבים בארגון אשר הנם בעלי עניין בו:
• הנהלת הארגון שנדרשת לשקיפות בנושאי רגולציה
• גוף האו"ש (ארגון ושיטות) אשר בסיס ידע תהליכי משמש עבורו בסיס לנהלים ונושאי תקינה
• גוף מערכות המידע שבסיס ידע תהליכי משמש עבורו לשיפורים ושדרוגים-כולל בסיס ליישום EA ו-DRP
• גוף הכספים
• אבטחת איכות
• רגולציה
יישום של תפיסת ניהול תהליכים באמצעות מוצר מוביל דורש מיומנות גדולה וכושר להוביל את הארגון לחשיבה תהליכית תוך יישומה בצורה איכותית, אשר תשמש את הארגון לאורך שנים ותגרום לחסכון מהותי בעלויות עתידיות. צוות סקר מונה יועצים מנוסים בעלי ידע והבנה בעולמות התוכן השונים ויישם את התפיסה בהצלחה בארגונים רבים.
לסיכום, ריצת מרתון שמתחילה בספרינט עלולה להסתיים בסוף הדרך בנזקים כספיים משמעותיים. כדי למנוע זאת יש להתבסס על התובנה כי יצירת בסיס ידע ארגוני תהליכי מנוהל ואחוד הנה האמצעי להבטיח הצלחה לאורך זמן.
לפרטים נוספים ניתן לפנות לגלעד רוטשילד, מנהל תחום ARIS בחברת סקר בטלפון : 052-6922410 או במייל [email protected]
