לקראת כנס KMDM| אסטרטגיה לשילוב עולמות ניהול המסמכים והידע בארגון
הוועידה השנתית מבית אנשים ומחשבים לאסטרטגיית ניהול ידע וניהול מסמכים תתקיים בתאריך 27 באוקטובר 2014 במרכז האירועים אווניו שבקריית שדה התעופה ● בהנחיית אשר גליקמן, מנכ"ל MPL מערכות לניהול ואחזור מסמכים, וד"ר מוריה לוי, מנכ"לית Rom Knowledgeware, יידונו בוועידה נושאים רלוונטיים רבים, בהם האתגרים העיקריים בניהול הידע הארגוני, הפתרונות והמתודולוגיות ושילוב מוצרים לניהול ידע ומיזוגם במערכות המידע הקיימות בארגון● בוועידה יוצגו פתרונות וחידושים הקשורים ניהול הידע וניהול המסמכים מפי יותר מ-15 מרצים - טובי המומחים ונצגי החברות המשווקות
אשר גליקמן – מנכ"ל חברת אמ.פי.אל ומנחה כנס KMDM
אחד מהמיתוסים המקובלים בעולמות ניהול הידע הוא ש"ידע הוא כוח". ארגונים מאפשרים (מעודדים) לעובדים לצבור ידע ותורמים לכך על-ידי מתן אפשרויות בלתי מוגבלות לעשות כן. אם בעבר 90% מהמידע הארגוני (הזיכרון הארגוני) נשמר על נייר, בעולם דיגיטאלי, המידע לא רק שאינו נשמר בין קירות הארגון, אלא הוא מטייל אל עולמות חיצוניים ווירטואליים של תיבות דואר פנימיות וחיצוניות, מכשירי סלולר, מחשבים ניידים, רשתות חברתיות וכד'. בחברה המסורתית עובדים היו נאמנים, תרתי משמע, למקום עבודתם לאורך כל מעגל חיי העבודה. עובדי דור ה Y מחליפי מקום עבודה כל 3.5 שנים, הידע והמידע הרבים שהם צברו בתקופה קצרה זו הולכים יחד איתם, לעתים למקומות שלא היינו רוצים שיגיעו.
מיתוס נוסף הוא שהחזון של "משרד ללא נייר" (Paper Less Office) לא התממש ואף ההיפך, בעת המודרנית מיוצר יותר נייר. ספק רב אם זה נכון בעידן שרוב המידע אינו מיוצר מראש על נייר אלא עובר בתשדורות ומסרים דיגיטאליים – רישומי הדואר, הטלטקסט, המברקים וכד' הוחלפו לא רק במיילים אלא נמצאים היום במסרונים, הודעות וואטסאפ ( WhatsApp )וברשתות החברתיות השונות.
הסיבות שמערכות לניהול ידע ומסמכים לא הפכו הכרח בארגונים (Must to Have) הן בדיוק אותם מיתוסים שהפכו חלק מהתרבות הארגונית ניהולית שלנו. הסיבה העיקרית שארגון רוכש מערכות כאלה היא אי היכולת שלו להתמודד עם כמויות המידע העצומות שהוא אוגר ביום-יום (Over Load). הוא מחפש "בסך הכל" דרך למצוא את המידע מהר יותר. ונכון, זו סיבה מספיק חשובה לאמץ מערכות כאלה אך האתגרים האמיתיים בהטמעת מערכות אלה הם בשילובם בתוך התהליכים העסקיים של הארגוניים – כך ארגון ייהנה מאגירת הידע הארגוני, איסוף כל פרטי המידע החשובים, מניעת איבודם ועל הדרך גם ממשרד ללא (יש לומר "פחות") נייר ויתרון עסקי תחרותי.
כנס ניהול הידע והמסמכים לשנת 2014 של אנשים ומחשבים בשיתוף חברת אמ.פי.אל, שייערך באווניו קריית שדה התעופה ב 27/10/2014, הולך לעסוק בדיוק בנושא הזה – בבניית אסטרטגיה ארגונית לשילוב עולמות ניהול המסמכים והידע בתוך התהליכים העסקיים של הארגונים בהם אנחנו עובדים ושילובם בתוך המערכות הקיימות בארגון. לדוגמה:
CRM – מערכת קלאסית לניהול מידע על לקוחות ותהליכי מכירה ושירות. הצורך של אנשי המכירות והשירות לשמור על הידע אצלם ברור, כי הרי ידע הוא כוח, לא? האם כל המידע הרלוונטי ללקוח (ההתכתבות שלנו איתו בדואר האלקטרוני, סקרי שביעות הרצון, הצעת המחיר בגרסה המעודכנת שקיבל, תלונת הלקוח ועוד) מתויקים בתיק הלקוח? האם הפתרון שמצא התומך הטכני לבעיה אצל הלקוח שפתרונה ארך מס' שעות יקרות תועד, נשמר והופץ לתומכים האחרים? אם נענה לאתגר למצוא דרך לאגור, לתעד וללמוד מעובדי החברה הנוגעים לכל התהליכים הללו, הרי שנוכל לשפר את השירות ללקוח, לקצר את התהליכים העסקיים, להגיע לתובנות עסקיות חדשות (בהשקה קצת לתחום ה BI) ומכאן להגדיל רווחים.
ERP – אחד מהקשיים הנפוצים בארגונים הוא לאתר מידע על אבן הדרך בתהליך אישור חשבוניות ותשלומם. מערכות ERP מציעות ניהול תהליכים אך במקביל תהליך אישור החשבוניות מתקבל, מנוהל ונחתם ידנית. מדוע לא לשלב את הכל יחד? האתגר הוא להתחיל את התהליך במערכת ה ERP, לשמור את כל פרטי המידע במערכת ניהול המסמכים כולל סריקת המסמכים הרלוונטיים (כך נוכל לאחזר את המידע גם ממערכת אחרת ובהקשרים עסקיים אחרים), לחתום דיגיטאלית את החשבוניות ללא נייר (על-פי חוק כמובן) ולסיים את התהליך במערכת ה ERP.
אלו רק דוגמאות לפתרונות ומוצרים רבים שיוצגו בכנס, שיביאו את המשתתפים להבנה שבידם כלים קריטיים אך לא מנוצלים דיים לניהול המידע הארגוני, שימורו ושילובו בתוך התהליכים העסקיים.
