לקראת כנס ניהול ידע ומסמכים | חברת ERA מציגה מערכת מהפכנית להנהלת חשבונות אוטומטית
אלי אביבי, מנכ"ל ומייסד חברת ERA, שוקד כבר שנים על מערכת פורצת דרך שתגאל את החברות מעולה הכבד והיקר של הניירת והטיפול בה.
"במקום שאנחנו נעבוד בלהבין, למיין, למפתח, לקטלג ולתייק מסמכים – שהמסמכים ימפתחו ויתייקו את עצמם", הוא אומר. "הרי לשם כך נועדו המחשבים, ולא על מנת שאנחנו נעבוד בפרך כדי להקליד ולהזין אותם בנתונים".
אביבי, בעל תואר שני במדעי המחשב, אל"מ במיל' ומייסד מרכז המחשבים הגדול בחיל המודיעין, בעל ניסיון רב במערכות ענק לאיסוף וניהול אוטומטי של ידע – רואה את חזונו מתגשם בימים אלה.
אחרי שנים של פיתוח ו-"הרצה" אצל מספר לקוחות גדולים, חברת ERA מכריזה על פריצת דרך עולמית בהנהלת חשבונות אוטומטית.
קיימות הרי מערכות אחרות לסריקת חשבונית. מה ה-"מהפכה" הגדולה?
"מערכות שסורקות חשבוניות ספק מתבססות על הפיכת תמונת החשבונית לטקסט (OCR) וניסיון להבין מה כתוב בחשבונית. אולם, בתוכנות OCR קיים ספק מובנה בזיהוי חלק גדול מהנתונים. בעיה זו מחייבת בדיקה ותיקון אנושי מייגע של נתונים בכמעט כל החשבוניות.
אלי אביבי, מנכ"ל ומייסד ERA
מערכת WiseInvoice משתמשת גם היא בתוכנת OCR, אולם כשלב בסיסי בלבד בתהליך הבנת נתוני החשבונית. פריצת הדרך היא באלגוריתמים מורכבים ייחודיים לאיתור ולתיקון אוטומטי של כל הנתונים המזוהים בחשבונית, כך שלהגהה אנושית מגיעות רק חשבוניות חריגות מאוד, וגם בהן מוצגים בדרך כלל לבדיקה אנושית רק נתון או שניים ולא כל הנתונים שבחשבונית".
מהו, בעצם, התהליך המבוצע ?
"נדרש רק לשים את כל החשבוניות הנכנסות על הסורק, והתוכנה תסרוק ותבין לבדה את כל הנתונים שבכל חשבונית, תאשרר כל נתון רלוונטי בוודאות של 100%, תשלים מידע מתוך נתונים שקיימים במערכת ה-ERP הארגונית ותשווה בין הפריטים בחשבונית מול הפריטים בהזמנה.
WiseInvoice מייצרת בנוסף ארכיון דיגיטלי כחוק ומעבירה את כל הנתונים למערכת ה-ERP הארגונית, להפקת פקודת יומן אוטומטית, תוך חיסכון עצום בעבודת אנוש".
אז מה בעצם נותר למנהל החשבונות לעשות?
"במקום עבודה סיזיפית על כל חשבונית יוצגו לו להגהה רק נתונים חריגים, שמערכת WiseInvoice לא אשררה בוודאות מוחלטת, וכן יוצגו לו החשבוניות לבקרה סופית בלבד, לפני העברתם ל-ERP".
מה עם סבב האישורים הארגוני, שמקובל כיום לגבי כל חשבונית?
"מערכת WiseInvoice מאתרת הרי אוטומטית מהי ההזמנה שבגינה הוצאה החשבונית וכן מיהו יוזם ההזמנה, ולכן שולחת לו אוטומטית את החשבונית הדיגיטלית לאישור. אם נדרשים אישורים נוספים, על פי ההנחיות בארגון הספציפי, התוכנה פועלת לפי כללים שהוגדרו לה מראש. לדוגמה: כל החשבוניות שסכומן מעל 10,000 שקלים יועברו אוטומטית לבדיקת משה, כשאלה שמעל 30,000 שקלים יועברו גם לאישור לאה".
האם יש יתרון למערכת WiseInvoice גם כשהחשבוניות מתקבלות בצורה דיגיטלית?
"בחשבונית דיגיטליות אין אמנם צורך בהפיכת תמונת החשבונית לטקסט, אך המידע רשום כטקסט חופשי, ללא מבנה אחיד מחייב, כך שנדרש לחלץ מתוכו את הנתונים הרלוונטיים.
מערכת WiseInvoice מפעילה אלגוריתמי בינה מלאכותית המזהים, למשל, איזה מתוך עשרות המספרים בחשבונית הוא הסכום הפטור ממע"מ, מהן הכמויות שסופקו מכל פריט ומה המחיר שנדרש. הנתונים מיוצאים אוטומטית, במבנה טבלאי מוסכם, למערכת ה-ERP, ללא עבודת אנוש."
בארגונים שבהם מתקבלות החשבוניות ממערכות B2B – האם יש יתרון ב-WiseInvoice?
"ודאי, מפני שמערכות B2B מחייבות את הספקים להקליד את כל המידע הרלוונטי שבחשבוניות המוגשות על ידם, אולם הנתונים עדיין מחייבים בדיקה והשוואה אנושית של מנהל החשבונות מול החשבונית המקורית. עבודה זו נחסכת לחלוטין כשמשתמשים במערכת WiseInvoice".
