לקראת אירוע ניהול ידע ומסמכים | דן בלוך, דיגי-דוק: "תהליכי ניהול תוכן ארגוני תורמים להתייעלות והגדלת תפוקות העובדים"
"התאמה נכונה לארגון של אסטרטגיה ותהליכים לניהול תוכן ארגוני, במיוחד בארגונים מוטי מסמכים, תורמת לשיפור רמת השירות שלהם, משפרת את איכות קבלת ההחלטות בהם, מקטינה את הפוטנציאל לטעויות אנוש ומקצרת זמני התגובה של הארגון. בדרך זו, יישום של תהליכי ניהול תוכן ארגוני תורם להתייעלות הארגון ולהגדלת תפוקות העובדים", כך אמר דן בלוך, מנכ"ל דיגי-דוק (Digi-Doc), ספקית שירותי ייעוץ, תכנון, ביצוע והטמעה של פרויקטים בתחום ניהול מידע ותוכן (ECM).
הראיון עם בלוך התקיים לקראת אירוע KMDM 2014, שייערך ב-27 באוקטובר במרכז הכנסים אווניו בקריית שדה התעופה. בלוך סוקר בו את האתגרים המרכזיים בתחום ה-Enterprise Content Management, כמו גם את הטרנדים והפתרונות המרכזיים בתחום.
מהן המגמות המרכזיות והאתגרים הקיימים כיום בתחום ה-ECM?
"בראש ובראשונה, קיימות הפנמה והבנה, הן בקרב מקבלי ההחלטות העסקיים והן בקרב הרגולטור, שארגונים חייבים לנסח ולממש בארגון מדיניות מסודרת לניהול המידע שלו. הדבר נכון במיוחד בארגונים בהם מתקיימים תהליכים עסקיים מורכבים מוטי מסמכים. בארגונים אלה יש דרישה לקחת תהליכים מסורבלים, שהיו מבוססים על קבלה ואחסון של מסמכים פיזיים, ולהפוך אותם לתהליכים מוטי דיגיטל, שמאפשרים לאחסן, לשמור, לאתר ולהפיץ מסמכים ותכנים בקלות רבה וביעילות. המטרה כאן היא להפוך מארגון המאחסן מסמכים בקלסרים וארגזים לארגון ללא נייר, שמאפשר זמינות והנגשה של המסמכים הדיגיטליים לאותם משתמשים הזקוקים להם לעבודתם.
אתגר נוסף עימו מתמודדים ארגונים בתחום ה-ECM הוא כיצד לקבל תמונה אחודה של המידע, הן ברמת התיק הבודד והן ברמת מכלול התיקים בארגון. הדבר חשוב כדי שניתן יהיה לקבל תמונה מלאה של התיק הבודד, לצורך קבלת החלטה וטיפול במהירות וביעילות, אך גם כדי שניתן יהיה לבצע חיתוכים והשוואות בין התיקים השונים לצרכי ניהול והפקת תובנות מהמידע האגור בהם".
אילו ארגונים נדרשים כיום למערכות ECM?
"קיים מגוון רחב מאוד של ארגונים כאלה והמכנה המשותף בין כולם הוא תהליכים עסקיים מוטי מסמכים. זו יכולה להיות חברת ביטוח, בה לכל אורך חייה של פוליסה נדרש הארגון לאחסן ולהשתמש במגוון רחב של מסמכים; זה יכול להיות בנק או חברת פיננסים, שכל פעולה בו מחייבת שימוש במסמכים; אך זו יכולה להיות גם חברת בנייה, בה לכל דירה שנמסרת ללקוח קיים תיק, אותו נדרשת החברה לאחסן ולשמור לאורך זמן. גם ההפרדה בין אנטרפרייז ל-SMB לא קיימת בתחום ה-ECM, מכיוון שיכולים להיות ארגונים קטנים עם מספר קטן יחסית של עובדים, אך פעילותם תלויה בריבוי של מסמכים. למשל, פירמת עורכי דין או רואי חשבון, ששימוש במערכות ECM יאפשר לה לשפר בצורה דרמטית את תפוקות עובדיה. כמובן, נדרש לבצע התאמה של הפתרון בהתאם לדרישות, לצרכים ולגודל של הארגון".
מה הייחוד של דיגי-דוק?
"מאז הקמת החברה בשנת 2002, ההתמחות היחידה שלנו היא בעולמות ה-ECM, כיועצים למנמ"ר במיפוי צרכי הארגון בתחום, בסיוע בבחירת הפתרון המתאים לאופיו של הארגון ובניהול הפרויקט מטעמו. אנחנו מעסיקים עשרות עובדים המתמחים בעולמות ה-ECM ובפירוש רואים בעצמנו סיירת לתחום עולמות התוכן של ה-ECM.
שירותי דיגי-דוק כוללים: תכנון ויישום של מערכות ניהול מידע ומסמכים; תכנון והטמעה של תהליכי עבודה; שינוי תהליכי עבודה תפעוליים; הקמה, ניהול ותפעול של חדרי סריקה; והסבת ארכיונים פיסיים לארכיונים דיגיטליים. על לקוחות החברה נמנים עשרות ארגונים, בהם חברות ביטוח, פיננסים, בנקאות, רפואה, משרדי ממשלה, גופים ציבוריים, בנייה ועוד".
לפרטים נוספים לחצו כאן.
