חמש שגיאות נפוצות של מנהל הפרויקט
פרויקטים מצליחים, פרויקטים נכשלים ובכל תקופה יוצאים מחקרים המנתחים את הסיבות לחוסר ההצלחה. בין אלה נמצאים: תמיכת הנהלה לא מספקת, אי מעורבות בעלי עניין, מטרות עסקיות מעורפלות, מנהל פרויקט לא מנוסה ועוד.
רגע, מנהל פרויקט לא מנוסה? בזמן איתור הסיבות הכלליות, יש מקום לבדוק מה גורם למנהל הפרויקט להיכשל. איתור התנהגות שלילית נפוצה, שעלולה לגרום לכישלונות המנהל, תהווה צעד ראשון לשיפור המצב. להלן רשימת השגיאות שעל מנהל הפרויקטים לנסות ולהימנע מהם:
המידע לגבי הפרויקט אינו שלם או אינו אמין
האם תכולת העבודה הוגדרה? האם הגאנט שלכם מעודכן? עד כמה אמינים דוחות הבקרה המופקים? פחות משמעותית המתודולוגיה (PMBOK/AGILE) בה עובדים, קיים מידע בסיסי של נתונים שצריכים להיות מוגדרים ואחר כך מתוחזקים כדי להקל על מעקב הפרויקט. לא ניתן לבצע דיון סטטוס על פרויקט לא מעודכן. נקודה למחשבה – מה יותר גרוע, לוח זמנים לא מעודכן או חוסר בלוחות הזמנים בכלל?
לטמון את הראש בחול
מעטות הבעיות שמסתדרות מעצמן ופרויקט הוא כמו צלחת פטרי להתפתחות קונפליקטים. קונפליקטים בין צוות הפרויקט ללקוח, בין מנהל הפרויקט לצוות ובתוך הצוות עצמו. מנהל הפרויקט אינו רגיל לטפל בבעיות בינאישיות ("מה, אני גננת?") ואף ייטה להתעלם מהן בתקווה שהבעיה תיפטר מעצמה. לבשו על עצמכם את חליפת הגננת ואמצו לעצמכם גישה של Problem Solving – לא משאירים בעיות פתוחות.
התעלמות מניהול סיכונים
אין אחד שלא מכיר את המונח "ניהול סיכונים", אבל מי משתמש בשיטה לניהול סיכונים בפרויקטים שלו? קשה למכור את הנחיצות לניהול סיכונים – למנכ"ל, ללקוח וגם לצוות הפרויקט, שרואה בזה עול לא מועיל. יתכן שמנהל הפרויקט לא מאמין בניהול סיכונים בעצמו ומבצע זאת רק לצורך ריצוי ההנהלה? תחת הלחץ לספק את תוצרי הפרויקט, אם אתה מדלג מעל ניהול הסיכונים, סביר להניח שלפחות תהיה לך האפשרות לשפר את יכולות כיבוי האש שלך.
מתרכזים רק במשולש הזהב
שאלו כל מנהל פרויקט מהו משולש הזהב בפרויקט ותקבלו תשובה נכונה – "זמן, כסף, תכולת עבודה". יכול להיות שמנהל הפרויקט נמצא במרדף אחרי הנ"ל (ביצע תכולת העבודה תוך עמידה ביעדי זמן וכסף) ושוכח נקודה קריטית – האם הפרויקט בעל ערך? פרויקט יכול להיות מוצלח ביותר (הניתוח הצליח) אבל במונחי ערך עסקי להיות כישלון (החולה מת). עצרו מידי פעם כדי לשאול את עצמכם: "האם תוצר זה הכרחי לתוצאה הסופית?" "האם הפרויקט עדיין בעל ערך לארגון?"
חוסר תקשורת
תקשורת היא צרכן הזמן העיקרי של מנהל הפרויקט. לכן, קיימת ההנחה הבסיסית שכל מנהל יהיה בעל כשירות זו. בפועל, ייתכן שמנהל הפרויקט מתייחס למידע ולידע כמו אל כוח – חולק בהם עם מי שהוא חפץ ביקרם ומשאיר את כל השאר בחושך, או אולי פשוט אינו מודע לכך שזרימת המידע בפרויקט אינה טובה. המצב הרצוי הוא שקיפות, ערוץ תקשורת פתוח ואי אפליה תקשורתית.
הכותב הינו יניב לוי צדק, PMP, מנהל פרויקטים ו- PMO בחברת P.M. TEAM
חברת P.M. Team Ltd היא חברת יעוץ וניהול פרויקטים, בעלת ניסיון בבנייה ובקרת לוחות זמנים לפרויקטים מורכבים. החברה מקימה ומנהלת משרדי PMO ומשלבת כלי תוכנה, לתכנון ובקרת פרויקטים, בהתאם לצרכי הלקוח.
מעוניינים לרכוש כלים נוספים לניהול פרויקטים? למידע על קורס ניהול פרויקטים מתקדם והכנה מבחן הסמכת ה-®PMP, שאנו מציעים לחצו כאן.
לפרטים: שרית 054-4551568, [email protected]
