כשהאינטגרציה פוגשת את האוטומציה

כתב: בעז שלו, מנהל חטיבת השכר ומשאבי האנוש באוטומציה החדשה

בעז שלו, מנהל חטיבת השכר ומשאבי האנוש באוטומציה החדשה

בשנים האחרונות אנו עדים להתפתחות מתמדת בתחום ניהול המידע בארגונים. מרבית הפעילות הופכת להיות מקוונת ופעילות שהייתה בעבר מנוהלת באופן ידני הופכת להיות תהליכית וממוחשבת.
התפתחות מבורכת זו לא פסחה גם על תחומי משאבי האנוש, השכר והנוכחות, וככל שחולף הזמן אנו עדים לכך שהתפיסה הארגונית הופכת להיות תהליכית ובמקרים רבים ייחודית. אם בעבר, אופי הפעילות היה כמעט זהה ומרבית הארגונים התאימו את עצמם לתהליכים המובנים במערכת, כיום הצרכים העסקיים בין ארגונים משתנים והדרישה היא שבאמצעות הטכנולוגיה תתבצע התאמה של מערכות המידע לסוגי הפעילות ולצרכים של הארגון.

לאור צרכים אלה פיתחה אוטומציה החדשה מערכת גמישה אשר מאפשרת לכל ארגון להתאים את תהליכי העבודה באופן עצמאי. יישום הפתרון מבוסס על שלושה רבדים:
הגדרת תהליך העבודה – ברובד הראשון קובעים את רצף השלבים והפעולות הנדרשות, לדוגמה: ארגון מסוים מתחיל את תהליך קליטת העובד משלב מהנפקת כרטיס העובד ואילו ארגון אחר יחליט שהוא יהווה המשך ישיר של תהליך הגיוס, או לחילופין יהווה המשך לתהליך סיום העסקה ופינוי תקן רלוונטי. כאמור, האפשרויות הן רבות ולכל ארגון יש את הגמישות לקבוע את שלבי התהליך בהתאם לצרכיו.

הגדרת המשתתפים – ברובד השני קובעים מי יהיו משתמשי המערכת שישתתפו בתהליך. פעילות זו מתבססת על אירועי העובד הקיימים במערכת וכאשר מתחיל התהליך, כל משתתף מבצע בתורו את הפעילות בתחום אחריותו ובמסגרת הרשאותיו. בסיום הפעילות מתקדמים לשלב הבא בתהליך. לדוגמה: עובד מתחום משאבי האנוש יזניק את תהליך קליטת העובד כאשר התפנה תקן בארגון ואותר מועמד מתאים, עובד מתחום השכר יזין את נתוני ההעסקה של המועמד ואילו בשלב האחרון, עובד מתחום הנוכחות ינפיק את כרטיס העובד.

בקרה והתראות אוטומטיות – על מנת לנצח על התהליך פיתחה אוטומציה החדשה מנגנון התראות ואישורים שתפקידו ללוות ולנתר את הפעילות, לוודא ביצוע ולהתריע בפני משתמשי המערכת מתי הם נדרשים לבצע את חלקם. במהלך העבודה השוטפת רואה כל משתמש את רשימת המשימות המשויכות אליו או אל עובדיו, עם חיווי וסטטוס של כל אחת מהן. במסגרת תפקידו ובהתאם לרמתו הניהולית נדרש המשתמש לבצע את הפעולות עליהן הוא אחראי, במקרים מסוימים הוא יהווה גורם מדווח ובמקרים מסוימים הוא ישמש רק כגורם מאשר.

פתרון זה מבוסס על תפיסה חדשנית ומתקדמת המבוססת על אוטומציה טכנולוגית, שמטרתה לייעל ולקצר את תהליכי העבודה וקבלת ההחלטות בארגון. המנגנון מייושם בהתאם לתהליכי ה- Workflow האינטגרטיבים של הארגון ומתבסס על המידע המאוחסן בבסיסי הנתונים, בכך מתאפשר לגורמים התפעוליים לקבל תמונת מצב עדכנית בזמן אמת.

באמצעות יישום והטמעת הפתרון מתאפשר גם לעובדי הארגון להזניק תהליכים ארגוניים ולקבל אינדיקציה בזמן אמת, כאשר מידע הרלוונטי עבורם מתעדכן. האינטרקציה עם העובדים מתאפשרת באמצעות מערכת "תיק עובד באינטרנט" אשר פותחת בפניהם פלטפורמה של "שרות עצמי" (Self Service) ומאפשרת להם לבצע מגוון פעולות כגון : הגשת בקשה ליציאה להשתלמות , בקשה לחופשה, עדכון מידע אישי כגון : כתובת , מצב משפחתי, ילדים והשכלה, פתיחת קריאות שרות ובקשות לקבלת מידע במגוון תחומים. כל פנייה כזו יוצרת שרשרת פעילויות אינטגרטיבית מול המערכות התתפעוליות, שבסיומן מקבל העובד אינדיקציה על התוצאה. בנוסף, יכול העובד לצפות בתלושי השכר ההיסטוריים שלו, בטופסי ה-106, ההפרשות לגמל והשתלמות, היעדרויות, ועוד.

הפתרון הינו חלק מתפיסה רחבה שמנחילה בימים אלו אוטומציה החדשה, ותוצג בכנס  "Smart City 360" שתקיים החברה ב-19 במאי במרכז הכנסים "אבניו" איירפורט סיטי: שילוב בין המודולים השונים אשר נמצאים בשימוש חשבי השכר, מנהלי משאבי האנוש והנוכחות, יובילו לשיפור משמעותי של השירותים שמציע הארגון, לחיזוק הקשר עם העובדים ולחיסכון בזמן ובכסף.

לפרטים נוספים ולהרשמה לכנס – לחצו כאן