שאלתם את עצמכם פעם – איך מסמך נולד?

כתבה: מירב קנוסן, מנהלת מכירות FormIT בקבוצת אמן.

ארגונים מוציאים מאות או אלפי מסמכים ללקוחותיהם – חשבוניות, סטייטמנטים, דו"חות, טפסים, מכתבים שונים, סיכומי עסקה וכן הלאה. הלקוחות מעדיפים לקבל אותם כמסמך פרסונלי, שידבר בשפתם, ברור וקצר, בזמן שנוח להם ובערוץ המועדף אליהם.

אז איך בעצם מסמך כזה נולד…?

חמישה שלבים בלידת מסמך:

● גישה לנתונים וגזירתם – כדי להפיק מסמך יש להתממשק למערכות תפעוליות שונות (כמו ה-CRM , ERP, Billing) ולקבצים בפורמטים שונים ולגזור מהם את הנתונים הרלוונטיים (להפקת סטייטמנט לדוגמא ניגשים לפרטי הלקוחות מה-CRM, לנתוני החבילות של הלקוחות והשירותים מה-ERP וכן הלאה).

● הפקה – הנתונים מגיעים בפורמטים שונים, "לא לעוסים", ובעצם " As is". צריך לעבד אותם, להפעיל עליהם את החוקים העסקיים הנדרשים למסמך, לבצע לוגיקות כאלה ואחרות, ולהפיק אותם בשפה הנדרשת ( לדוגמא "השפה" שיוצאת מה-Billing שונה לגמרי מה"תרגום" שלה בחשבונית עצמה).

● עיצוב – אז יש נתונים מעובדים. עכשיו יש לעצב את המסמך בהתאם לתבנית המתאימה, לוגו, צבעים, מיקום נכון של נתוני המסמך, עימוד מדויק, כותרות, טבלאות ולדאוג שייראה בדיוק כמו שהשיווק רצו.

● שמירה – יש לנו מסמך. הצעד הבא הוא לשמור אותו בארכיון כלשהו וחשוב לשמור בצורה חסכונית, יעילה וקלה לשליפה.

● הפצה – השלב המתבקש הבא הוא להפיץ את אותו מסמך ללקוחות בזמן שנח להם (או על לפי לו"ז רגולטורי) ובערוץ המועדף להם. יש להתממשק לבית הדפוס אם זה יוצא בדואר ולעבוד עם שרת המייל, ה-SMS והפקס. לעיתים להעלות את המסמך לאתר לאזור האישי של הלקוח על פי דרישה. ההפצה דורשת מעקב, ניטור ובקרה וקביעת מדיניות וחוקים לכל שליחה ולכל סוג מסמך (מה נשלח מתי, איך, למי, באיזה אופן , מה קורה אם המסמך לא הגיע, לא נפתח, כמה פעמים לנסות בערוץ כלשהו וכו').

ה-FormIT יודע לנהל ולתפעל את כל השלבים בצורה חכמה ומתקדמת. מוזמנים להירשם לכנס השנתי וללמוד עוד על פורמיט!

להרשמה לאירוע לחצו כאן.