גם עולם ניהול הפרויקטים עובר לענן

כתב: עוזי מירון

העולם סביבנו משתנה בקצב מהיר. אם בעבר התאפיינה העבודה השוטפת במחזורי מוצר ארוכים, תכתובת מייל, סביבת עבודה משרדית וכמויות סבירות של נתונים, הרי שכיום אנו נמצאים בעידן של חדשנות בלתי פוסקת, עם מוצרים שמתחלפים בקצב מסחרר, רשתות חברתיות, עבודה מכל מקום וכמויות בלתי נתפסות של מידע.

זהו עידן שבו שם המשחק הנו חדשנות בלתי פוסקת.

Microsoft Project for Office 365  היא הגרסה העדכנית ביותר של Project Professional כמנוי, ומאפשרת לראשונה עבודה עם כלים חדשניים לניהול פרויקטים, לצד יכולת להפעיל אותם דרך כל מכשיר; טאבלט, מחשב נייד, או טלפון חכם. העבודה בסביבת הענן מאפשרת שיתופיות וגישה נוחה לפעילות הפרוייקטלית, באופן שיוצר "אמת ארגונית אחידה".

עבודה על הפרויקט מכל סביבת עבודה

מיקרוסופט (Microsoft) פיתחה את המוצר החדש כך שיתאים באופן מדויק יותר לצורות השונות של עבודת ניהול הפרויקטים. הדרך ליישם זאת עברה דרך יצירת כלים ייחודיים למנהלי פרויקטים, צוותי PMO, או מנהלים בכירים המנסים להגדיר את עתידה של החברה.

באופן דומה, הותאם המוצר החדש לעבודה עם כל סוגי המכשירים הפועלים כיום תחת ידיהם של המשתמשים, בין אם מדובר בסביבת Windows, אנדרואיד, או iOS. במקביל, התאימה מיקרוסופט את המוצר לעבודה בענן, אך לא התעלמה מהעובדה שרבים מהארגונים מעדיפים עדיין את פורמט העבודה ההיברידי, ולפיכך היא מספקת את האפשרות המלאה ליהנות משני העולמות.

שילוב כל מקורות המידע לאמת ארגונית אחת

הפעילות הנרחבת של Project בענן מספקת כר נרחב לביצוע פרויקטים בסדרי גודל שלא נראו עד כה. פרויקטים אלו מייצרים חדשנות בלתי פוסקת, שבסופו של דבר מגיעה כעשרות פיצ'רים חדשים גם לסביבת ה-On Premise.

עם זאת, החידוש הגדול ביותר שמספקת גרסת Project החדשה מצוי בשילובה עם Office 365. חבילת הפרודוקטיביות המקיפה שמציעה Office 365 משתלבת כעת באופן מושלם עם היכולות המתקדמות של Project והן הופכות את תהליכי ניהול הפרויקטים לכאלו המשלבים את כל מקורות המידע ואת כל סוגי המסמכים הרלוונטיים כיחידה כוללת אחת.

כל מי שעבד אי פעם על פרויקט, יודע כי כמות המסמכים הקשורים לניהולו הנה אדירה, והיכולת לעבוד בשיתופיות מלאה עם מגוון סוגי המסמכים ומקורות המידע הינה המפתח לניהול יעיל ואפקטיבי של הפרויקט. Office 365 מאפשר לשתף את כל מסמכי הפרויקט באמצעות OneDrive בהתאמה לכל פלטפורמת עבודה ותוך מתן הרשאות לצפייה בלבד, או עריכה מלאה.

סוף עידן בלבול הגרסאות

פעילות נוספת המאפיינת פרויקטים הנה הצורך ביכולת עריכה של מסמכי הפרויקט. העבודה עם Office 365 מאפשרת עבודה של מספר משתמשים בלתי מוגבל על מסמך אחד הנמצא בענן, כך שכל שינוי מתעדכן מיידית לעיני כולם. הבלבול שנוצר בעבר מאינסוף גרסאות של מסמכים נעלם סוף סוף.

רשתות חברתיות, ועידות וידיאו וכלי BI

Office 365 מאפשר לצוות הפרויקט להוסיף למאגר המסמכים נתונים המגיעים מהרשתות החברתיות השונות ולהפוך את השיח המתחולל בהן לחלק בלתי נפרד ממהלך ניהול הפרויקט. צוותי הפרויקטים יכולים לשדרג באופן ניכר את התקשורת השוטפת ביניהם באמצעות Skype for business ולנהל ישיבות וידיאו, תוך שיתוף תכנים ואנשים מכל רחבי העולם ללא מאמץ, בלחיצת כפתור ובאיכות מעולה.

בכך לא מסתכמים יתרונות השילוב של Project ב-Office 365. יכולות ה-BI הנרחבות הכלולות ב-Office 365, ובכללן Self-service reporting , מאפשרות להפיק מנתוני הפרויקט תובנות שבעבר לא היו זמינות בקלות ובפשטות רבה כל כך. יכולת הוויזואליזציה המרשימה הכלולה ב-Power View של Excel, מאפשרת יצירת דוחות הכוללים גרפים ותרשימים המספקים חיווי ויזואלי לקצב התקדמות רכיבי הפרויקט, או להפקת תובנות חשובות נוספות.

מענה לרגולציה ולמגזרי פרויקט ייעודיים

החיבור עם Office 365 מספק מענה מקיף גם לרגולציה הנוגעת לאבטחת מסמכי הפרויקט. למעשה כל מסמך הנשלח מתוך מערכת ה-Office 365 יכול לעבור הצפנה מיוחדת ולאפשר משלוח בטוח במייל. יתרון מהותי נוסף טמון בעובדה שחנות האפליקציות של מיקרוסופט מציעה כיום סביבות עבודה ייעודיות לניהול פרויקטים על פי תחומים ומגזרים. אפליקציות אלו מאפשרות התאמה אופטימלית לסביבת הפרויקט, חוסכות זמן רב ומאפשרות התבססות על Best Practices האופייניים לתחום.

לסיכום, ובראייה לעתיד, השילוב בין office 365 ל-Project הופך את עולם ניהול הפרויקטים לפשוט ומתאים מאי פעם לעידן החדשנות שבו אנו  חיים. העובדה שמדובר במוצר ענן המתעדכן בשקיפות מלאה, בעשרות פיצ'רים חדשים, מגבירה באופן עקבי את יכולות מנהל הפרויקט ומאפשרת לו להתמודד בהצלחה עם אתגרי עידן המידע החדש.